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【１】書式概要
この雇用情報管理取扱要綱は、企業が従業員の個人情報を安全かつ適切に管理するための実務的なガイドラインです。近年、働く人々のプライバシー意識の高まりとともに、企業には従業員の個人情報をしっかりと守ることが強く求められるようになりました。
この書式は、人事部や総務部の担当者が日々の業務で従業員の情報を取り扱う際に、どのような点に注意すべきか、どんな手順で進めればよいかを具体的に示したマニュアルとして活用できます。新入社員の履歴書管理から健康診断結果の保管、退職時の情報処理まで、雇用に関わるあらゆる情報の管理場面で威力を発揮します。
特に中小企業では、専門的な知識を持つ担当者が少ない中で適切な情報管理を行う必要があり、このような明文化されたルールが重要な役割を果たします。従業員から「私の情報はどう使われているの？」「健康診断の結果を見せてもらえる？」といった質問や要求があった場合の対応方法も詳しく規定しており、トラブルを未然に防ぐことができます。
Word形式で提供するため、会社の規模や業種に応じて内容を自由に編集・カスタマイズすることが可能です。難しい専門用語は使わず、実務担当者が理解しやすい表現で作成されているため、特別な知識がなくても安心してご利用いただけます。従業員との信頼関係を築きながら、安心できる職場環境の実現に向けた第一歩として、ぜひお役立てください。
【２】条文タイトル
第1条（目的）
第2条（定義）
第3条（雇用情報の取得）
第4条（雇用情報の管理）
第5条（健康情報について）
第6条（委託）
第7条（第三者提供の制限）
第8条（自己情報の開示の請求）
第9条（自己情報の訂正・追加・削除の請求）
第10条（自己情報の利用停止・第三者提供停止の請求）
第11条（問合せ及び苦情の窓口）
第12条（保有する個人データの利用目的）
第13条（緊急時の対応）
第14条（重要事項の改訂）
第15条（安全管理のための措置）
【３】逐条解説
第1条（目的）
この条項は、なぜこの要綱を作る必要があるのかを明確にした基本方針です。一般的な個人情報保護とは別に、従業員の雇用に関する情報については特別な配慮が必要だからです。例えば、お客様の住所と従業員の給与情報では、管理の仕方が全く違いますよね。従業員の情報は日常的に扱う機会が多く、より慎重な取り扱いが求められるため、専用のルールが必要になります。
第2条（定義）
ここでは重要な用語の意味をはっきりさせています。雇用情報と健康情報を明確に分けることで、それぞれに適した管理方法を決めることができます。例えば、新入社員の履歴書は雇用情報ですが、健康診断の結果は健康情報として、より厳重な管理が必要になります。この区別により、担当者も迷うことなく適切な対応ができるようになります。
第3条（雇用情報の取得）
従業員から情報を集める時のルールを定めています。何に使うのかを必ず説明することで、透明性を保ちます。面接で「この情報は採用判断にのみ使います」と説明したり、アンケートで「配置の参考にします」と明記するなど、目的を明確にします。また、長期保管する情報は台帳で管理し、使用目的が変わる時は改めて同意を得るという、きちんとした手順を踏みます。
第4条（雇用情報の管理）
情報の安全な管理体制について規定しています。総務部長に責任を集約することで、組織全体での一貫した管理が可能になります。例えば、人事ファイルの鍵管理やパソコンのパスワード設定、誰がどの情報にアクセスできるかなどを、統一的なルールで決めることができます。これにより、担当者が変わっても同じレベルの管理を維持できます。
第5条（健康情報について）
特にデリケートな健康に関する情報の取り扱いを詳しく規定しています。産業医や看護師など専門知識を持つ人が主に扱い、人事担当者が関わる場合は必要最小限の情報のみとします。例えば、具体的な病名ではなく「要配慮」や「業務制限あり」といった形で共有するなど、プライバシーに配慮した運用が可能になります。
第6条（委託）
給与計算や健康診断を外部の会社に頼む時の注意点を定めています。委託先の情報管理体制や従業員教育の状況、セキュリティ対策などを事前にしっかりチェックして、信頼できる業者を選ぶための基準を明確にしています。安心して外部サービスを利用するための重要なポイントです。
第7条（第三者提供の制限）
従業員の情報を他の会社や機関に提供する際のルールです。本人の同意があっても、提供先でもきちんと管理されるかを確認することを求めています。転職の推薦状や関連会社への出向時の情報共有など、実際によくある場面での適切な対応方法を示しています。
第8条（自己情報の開示の請求）
従業員が「自分の情報を見せて」と言ってきた時の対応方法です。原則として無料で見せることにしていますが、人事評価など会社の業務に影響する情報については例外的に制限できるとしています。webサイトや書類のコピーなど、見やすい形で提供する方法も含めて、実務的な対応手順を決めています。
第9条（自己情報の訂正・追加・削除の請求）
住所が変わったり学歴に間違いがあったりした時の修正手順を定めています。事実に誤りがある場合は、決められた用紙を使って適切な手続きで修正します。単純なようですが、きちんとした手順を踏むことで、後々のトラブルを防ぐことができます。
第10条（自己情報の利用停止・第三者提供停止の請求）
情報が間違った目的で使われた場合の対応策です。従業員から「この使い方はおかしい」と言われた時は、原則として要求に応じます。ただし、税務署への書類提出など義務的な業務については例外として継続できるという、実務的なバランスを取った内容になっています。
第11条（問合せ及び苦情の窓口）
従業員が相談や苦情を言いたい時の受付体制です。人事課を統一窓口として、必要に応じて関係部門と連携する仕組みを作ります。従業員が安心して相談できる環境を整えることで、小さな問題のうちに解決できるようになります。
第12条（保有する個人データの利用目的）
どんな目的で情報を使うのかを具体的に別表で示すことを定めています。採用管理、給与計算、健康管理など、業務ごとに利用目的を明文化することで、従業員にとって分かりやすく、透明性の高い運用が可能になります。
第13条（緊急時の対応）
情報漏洩や紛失などの事故が起きた時の対応手順です。迅速な報告体制を整えることで、問題の拡大を防ぎ、適切な対処ができるようになります。万一の時に慌てることなく、冷静に対応するための重要な規定です。
第14条（重要事項の改訂）
制度を変更する時の手続きを定めています。労働組合との協議を通じて、従業員の理解と協力を得ながら改善していく仕組みです。一方的な変更ではなく、みんなで話し合って決めることで、実効性の高い制度運用が可能になります。
第15条（安全管理のための措置）
具体的なセキュリティ対策を規定しています。入社時と退職時の誓約書提出や就業規則での明文化など、実際に効果のある安全管理策を講じます。形だけでなく、実際に情報を守るための実効性のある対策が盛り込まれています。
【４】活用アドバイス
この要綱を効果的に活用するには、まず現在の情報管理状況を整理することから始めましょう。人事ファイルがどこにしまってあるか、健康診断の結果はどう保管しているか、誰がどの情報にアクセスできるかなど、現状をきちんと把握してください。
次に、要綱の内容を自社の実情に合わせてカスタマイズします。営業中心の会社なら外回りでの情報管理に配慮した条項を追加したり、工場がある会社なら作業環境に応じた健康管理体制を強化するなど、業務の特性を反映させることが大切です。
導入は段階的に進めることをお勧めします。いきなり全部を変えると現場が混乱してしまうので、まず管理台帳を整備し、従業員への説明を行い、新しい手続きを試験的に運用してから本格実施に移る、というステップを踏むと良いでしょう。
定期的な見直しも忘れずに行ってください。年に一度は実際の運用状況をチェックし、問題があれば要綱を改訂します。従業員からの意見も積極的に聞いて、現場の実態に合った内容に改善し続けることで、形骸化を防げます。
研修や説明会も効果的です。要綱を作っただけでは意味がないので、実際に情報を扱う担当者にしっかりと内容を理解してもらうことが重要です。具体的な事例を交えながら説明すると、より理解が深まります。
【５】この文書を利用するメリット
業務の標準化と効率向上
個人情報の取り扱い方法が明確になることで、担当者が迷うことなく業務を進められます。「この情報は誰まで共有していいの？」「退職者の情報はいつまで取っておくの？」といった日常的な疑問が解消され、スムーズな業務運営が実現できます。
リスク管理の強化
情報漏洩や不適切な利用によるトラブルを未然に防ぐことができます。近年、従業員の個人情報に関する問題が企業の評判に大きく影響するケースが増えており、予防的な対策は企業価値の保護に直結します。
従業員との信頼関係構築
透明性の高い情報管理により、従業員の安心感が向上します。自分の情報がどのように使われているかがはっきりしていることで、会社への信頼度も高まり、結果として離職率の低下や従業員満足度の向上につながります。
組織体制の整備
責任者の明確化と手続きの標準化により、属人的な管理から組織的な管理への転換が図れます。担当者が変わっても一貫した品質で業務を継続できる体制が構築され、安定した運営が可能になります。
コンプライアンス体制の確立
個人情報保護に関する社会的な要請に応えることで、企業としての社会的責任を果たすことができます。取引先や顧客からの信頼獲得にもつながり、ビジネス機会の拡大にも貢献します。
将来変化への対応力
個人情報保護に関する制度や社会的要請は今後も変化していきます。この要綱をベースにしておくことで、新たな要請にも柔軟に対応できる基盤が整い、継続的な改善が可能になります。
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