【１】書式概要

病気やメンタルの不調で休職・退職を考えている方、あるいは部下や社員からそうした相談を受けた人事・総務のご担当者に向けて作成した、実務ですぐに使える書類の9点セットです。

体調を崩して「もう働けないかもしれない」と感じたとき、まず何から手を付ければいいのか分からず途方に暮れる方は少なくありません。診断書はどうやってもらうのか、休職届には何を書けばいいのか、休んでいる間の会社とのやり取りはどうするのか――ひとつひとつ調べながら書類を揃えるのは、心身が弱っているときにはとても大きな負担です。本セットでは、診断書を取得する段階の手順メモから始まり、休職申請書、休職中の連絡ルールを定める覚書、復職が難しいときの申出書、傷病を理由とする退職届、傷病手当金の申請書を正しく書くための記載要領、退職後の健康保険を任意継続する場合の解説書、ハローワークで有利な条件を得るための特定理由離職者の認定申告書、そして退職後も傷病手当金を受け取り続けるための申立書まで、一連の流れに沿って必要な書類をすべて揃えています。

すべてWord形式のファイルですので、会社名・氏名・日付などをご自身の状況に合わせて自由に編集してお使いいただけます。休職を経て退職するケースでも、休職せずそのまま退職するケースでも、必要な書類を選んで組み合わせることができます。人事や総務のご担当者が社内の書式として整備する用途にも適しています。

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【２】条文タイトル

※ 本セットのうち条文形式を採用しているのは「03_休職中連絡ルール覚書」（全8条）です。他の8点は申請書・届出書・解説書の形式であり、条文構成ではありません。

「休職中の連絡ルールに関する覚書」条文タイトル一覧

第１条（目的）

第２条（休職期間）

第３条（甲からの連絡）

第４条（乙からの連絡）

第５条（療養への配慮）

第６条（診断書の提出）

第７条（秘密保持）

第８条（有効期間）

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【３】逐条解説

※「休職中の連絡ルールに関する覚書」（全8条）の逐条解説

第１条（目的）

この条文は、覚書全体の趣旨を明確にするための規定です。休職中に会社と従業員が連絡を取り合う際、その方法や頻度が曖昧なままだと、双方にとってストレスの原因になりかねません。たとえば、上司が心配のあまり毎日のように電話をかけてしまい、療養中の従業員がかえって追い詰められるといったケースは実際に起こり得ます。逆に、まったく連絡がない状態が続くと、復職のタイミングを逃したり、必要な手続きの案内が届かなかったりすることもあります。この条文で「療養への配慮」と「情報共有の円滑化」という二つの目的を冒頭に掲げることで、以降の各条文を解釈する際の判断基準を示しています。

第２条（休職期間）

休職の開始日と終了日を特定する条文です。ここで期間を明記しておく意味は、覚書の効力がいつからいつまで続くのかをはっきりさせることにあります。実務上は、最初に設定した休職期間では回復が追いつかず延長になるケースが珍しくありません。そのため「就業規則の定めに基づき延長または短縮されることがある」という但し書きを入れています。たとえばうつ病で3か月の休職を開始したものの、主治医の判断でさらに3か月の延長が必要になった場合、この但し書きがあることで覚書を最初から作り直す手間を省くことができます。

第３条（甲からの連絡）

会社側から従業員への連絡のルールを定めた条文です。連絡手段、頻度、担当者、連絡事項の4つの要素を具体的に記載する構成になっています。ここで特に大切なのは「連絡担当者」を一人に固定する点です。複数の人から代わる代わる連絡が来ると、休職中の従業員は「あの人にはこう言ったのに」と混乱しやすくなります。たとえば、人事部の特定の担当者を窓口として指名し、所属長や同僚からの個別連絡は控えるといった運用をすると、従業員の心理的負担を大幅に軽減できます。月1回程度という頻度の目安も、多すぎず少なすぎない現実的なラインとして設定しています。

第４条（乙からの連絡）

今度は従業員側から会社へ連絡すべき場面を列挙した条文です。住所変更、症状の著しい変化、復職可能の診断、休職延長の希望、退職の希望という5つの場面が挙げられています。ポイントは「著しい変化」という表現です。日々の体調の波まで逐一報告する義務を課してしまうと、療養に集中できなくなります。あくまで主治医の診断内容が変わるレベルの大きな変化があった場合に限定しているわけです。また、退職を希望する場合も連絡事項に含めることで、突然の退職届提出ではなく事前の意思疎通が図れるようにしています。

第５条（療養への配慮）

第1条で掲げた「療養への配慮」をより具体的に規定する条文です。会社は連絡の頻度や内容で従業員に過度な負担をかけないよう配慮する義務を負います。さらに、従業員本人が電話やメールに応じられないほど状態が悪い場合には、家族を通じた連絡も認めています。たとえば入院中で本人との直接のやり取りが難しいケースや、精神的に連絡そのものがつらい時期に、ご家族に「次の診断書の提出期限は○月○日です」とお伝えするような運用が想定されます。ただし、家族への連絡はあくまで本人の同意のもとで行うべきものですから、事前に本人の意向を確認しておくことが望ましいでしょう。

第６条（診断書の提出）

休職中に会社が診断書を求められる場面と、その費用負担を定めた条文です。会社としては、休職の正当性を確認するために定期的に診断書の提出を求めたい場面がありますし、休職期間の延長には最新の医師の判断が欠かせません。費用は従業員負担としていますが、会社によっては福利厚生の一環として会社負担としているところもあります。診断書の発行には医療機関によって3,000円から10,000円程度かかりますので、頻繁に求めすぎると従業員の経済的負担が大きくなる点にも配慮が必要です。

第７条（秘密保持）

従業員の傷病に関する情報のプライバシー保護を定めた条文です。精神疾患での休職の場合、社内で傷病名が広まることを非常に気にする方は多いものです。この条文では、傷病に関する情報を共有できる範囲を「業務上必要な関係者」に限定しています。具体的には、人事部門の担当者、直属の上司、産業医といった範囲が想定されます。同じ部署の同僚に対しては「体調不良により休職中」とだけ伝え、具体的な傷病名は開示しないのが一般的な運用です。個人情報保護の観点からも、この条文の実効性を確保することは会社にとって重要です。

第８条（有効期間）

覚書の効力がいつまで続くかを明確にする条文です。復職した場合はその復職日、退職に至った場合はその退職日をもって覚書は終了します。いずれか早い方の日を基準とすることで、復職にせよ退職にせよ、結論が出た時点で自動的に覚書の役割が終わる仕組みになっています。期限を区切っておかないと、たとえば復職後も「休職中のルール」が残り続けてしまうといった不自然な状態になりかねません。なお、覚書は甲乙で2通作成して各自が保管する旨が末尾に記載されており、双方が同じ内容の書面を手元に持つことで、後日の認識のずれを防ぐ構造にしています。

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【４】FAQ

Q1. このセットは9点すべてを使わなければなりませんか？

A1. いいえ、ご自身の状況に応じて必要な書類だけを選んでお使いいただけます。たとえば、休職を経ずに直接退職する場合は、休職申請書や連絡ルール覚書、復職困難申出書は不要ですので、退職届や傷病手当金関連の書類だけをお使いください。

Q2. 傷病手当金の申請書そのものは入っていますか？

A2. 傷病手当金支給申請書の用紙自体は、加入している健康保険の保険者（協会けんぽや各健康保険組合）の公式サイトからダウンロードする必要があります。本セットに含まれているのは、その申請書を正しく記入するための「記載要領」です。

Q3. メンタル不調以外の傷病（骨折、がん治療など）でも使えますか？

A3. はい、使えます。本セットは特定の傷病に限定していません。傷病名の欄にご自身の傷病名を記入すれば、身体的な傷病による休職・退職にもそのまま対応できます。

Q4. 特定理由離職者に認定されると何が変わりますか？

A4. 通常の自己都合退職では雇用保険の基本手当（失業給付）に2か月の給付制限期間がありますが、特定理由離職者に認定されるとこの制限がなくなり、7日間の待期期間の後すぐに受給を開始できます。また、被保険者期間の算定要件も緩和されます。

Q5. 退職後の傷病手当金の継続受給にはどんな条件がありますか？

A5. 主な条件は、退職日までに継続して1年以上の被保険者期間があること、退職時に傷病手当金を受給しているか受給できる状態にあること、そして退職日に出勤していないことです。退職日に出勤してしまうと継続受給ができなくなる場合があるため、特に注意が必要です。

Q6. 任意継続と国民健康保険のどちらを選ぶべきですか？

A6. どちらが有利かは退職時の標準報酬月額やお住まいの市区町村の国民健康保険料率によって異なります。本セットの解説書に比較のポイントをまとめていますので、参考にしたうえで市区町村の窓口で国保料の試算を依頼し、任意継続の保険料と比べてみてください。なお、傷病手当金の継続受給はどちらに加入しても影響ありません。

Q7. 会社の人事担当者が社内用の書式として使うことはできますか？

A7. はい、社内の休職・退職手続用の書式としてご活用いただけます。Word形式ですので、会社名や社内の手続フローに合わせて自由に編集してお使いください。

Q8. 診断書はどこで取得すればいいですか？

A8. セットに含まれている「診断書取得手順メモ」に、受診先の選び方、受診時に準備しておくべき情報、医師への依頼方法、費用の目安などをまとめています。まずはかかりつけ医に相談するのが基本ですが、精神科・心療内科の初診の場合は紹介状の要否も含めて事前に確認されることをお勧めします。

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【５】活用アドバイス

① 書類の使用順序を意識する

本セットの書類は、休職から退職に至るまでの典型的な流れに沿って番号を付けています。まず手順メモを参考に診断書を取得し、次に休職申請書を提出、連絡ルール覚書を取り交わす、という順番で進めると手続き全体を見失わずに済みます。ただし、休職せずに退職する場合は01→05→06→07→08→09の順で必要なものだけ使ってください。

② 退職日の設定に注意する

退職後の傷病手当金を継続して受け取るためには、退職日当日に出勤していないことが条件のひとつです。退職日を決める際は、必ず主治医に労務不能の状態を確認してもらい、退職日には絶対に出勤しないようにしてください。「最終日くらいは挨拶に」と思って出勤してしまうと、継続受給の権利を失うリスクがあります。

③ 傷病手当金の申請は毎月こまめに行う

傷病手当金は、まとめて数か月分を申請することも制度上は可能ですが、収入が途絶えている時期に入金が遅れるのは生活に直結します。1か月ごとに申請書を提出して、毎月の生活費に充てるペースで進めるのが実務的には安心です。記載要領を手元に置きながら記入すると書き間違いを減らせます。

④ 任意継続の20日ルールを厳守する

健康保険の任意継続を選ぶ場合、退職日の翌日から20日以内に手続きをしなければなりません。この期限は厳格に運用されており、1日でも過ぎると原則として加入できなくなります。退職が決まったら、退職日を待たずに必要書類を準備しておくことを強くお勧めします。

⑤ 特定理由離職者の認定は早めにハローワークで相談する

傷病を理由に退職した場合、ハローワークで特定理由離職者として認定されると、失業給付の給付制限が免除されるなどの優遇を受けられます。離職票が届いたら早めにハローワークへ行き、本セットの申告書と医師の診断書を持参して相談してください。すぐに働ける状態でない場合は、受給期間の延長手続きも忘れずに行いましょう。

⑥ 覚書は休職開始前に取り交わす

休職中の連絡ルール覚書は、休職に入ってから慌てて作るよりも、休職申請書と同時に取り交わしておくのがベストです。療養が始まってしまうと書類のやり取り自体が負担になりますし、ルールが決まっていないと会社側も対応に迷います。休職申請の面談時に一緒に署名してしまうのがスムーズです。