【３】逐条解説

第1条(目的)

この規程を設ける理由と狙いを説明している条文です。会社には法律で「保管しなければならない」と決められている書類がいろいろあります。議事録、経理の帳簿、従業員の記録、取引先との契約書などですね。これらをまとめて「対象文書」と呼び、きちんと保管・管理するための基準を決めて、効率よく正確に書類を扱えるようにするのがこの規程の目的です。

第2条(適用範囲)

誰がこのルールを守らなければいけないかを明確にしています。答えはシンプルで、会社のすべての部署と全社員が対象です。営業部も経理部も人事部も、正社員もパートタイマーも、みんながこの規程に従って書類を扱う必要があります。

第3条(定義)

規程の中で使われる言葉の意味をはっきりさせています。「文書」というのは紙だけじゃなく、パソコンに保存されたデータも含みます。「保管」は書類を決まった場所にしまっておいて必要なときに取り出せるようにすること、「保存」は法律で決められた年数の間は捨てずに持っておくことです。似た言葉ですが、使い分けているんですね。

第4条(文書管理責任者)

会社全体の書類管理の責任者を決める条文です。通常は総務部長がこの役割を担います。責任者の仕事は、規程そのものを作ったり改定したり、書類の分け方や保管方法のルールを決めたり、社員に教育したりすることです。いわば書類管理の総司令官のような存在ですね。

第5条(部門文書管理者)

各部署にも書類管理の担当者を置きましょうという内容です。基本的には部署の責任者、つまり部長や課長がこの役割を果たします。自分の部署にある書類がちゃんと管理されているか見張って、必要に応じて全社の責任者に報告する役目です。たとえば営業部長なら営業部の契約書類を、人事部長なら従業員の人事記録を管理します。

第6条(対象文書の分類)

どんな種類の書類をこの規程で管理するのか、カテゴリー分けしています。議事録、経理の書類、人事の書類、契約書、訴訟関係の書類、特許などの知的財産関係、それ以外で法律上保管が必要なものなど、7つに分類しています。こうして分けておくと、どの書類がどのルールで何年保存すべきかが分かりやすくなります。

第7条(文書の作成・取得)

書類を作るとき、または外部からもらったときのルールです。作成者は正確で読みやすい書類を作る責任があります。また、取引先から契約書をもらったり、役所から通知を受け取ったりしたときは、すぐに適切な分類をして管理の仕組みに組み込む必要があります。放置せず、速やかに整理しましょうということですね。

第8条(文書の登録)

書類を作ったりもらったりしたら、必ず台帳に記録しなさいという条文です。書類の名前、番号、誰が作ったか、いつ作ったか、何年保管するか、どこに保管してあるか、いつ廃棄予定かなど、7つの情報を書き込みます。この台帳があれば「あの契約書どこいった?」となったときも、すぐに探せます。

第9条(保管期間)

それぞれの書類をどのくらいの期間保存するかを決めています。基本的には法律で決まっている期間に従います。法律で決まっていないものは、この規程の別表に年数が書いてあります。たとえば株主総会の議事録は永久保存、税務書類は7年間といった具合です。必要に応じて、責任者の判断で保管期間を延ばすこともできます。

第10条(保管方法)

実際にどうやって書類を保管するかの方法です。各部署で保管するのが原則で、原本は鍵のかかるキャビネットに入れて、盗難や紛失、破損を防ぎます。電子データの場合は、誰でも見られないようにアクセス制限をかけて、定期的にバックアップを取って、ウイルス対策ソフトも入れておく必要があります。

第11条(保管場所の環境管理)

書類の保管場所の環境にも気を配りましょうという内容です。温度や湿度、明るさなどを適切に保つことで、紙が劣化したり変色したりするのを防ぎます。また火事や水害、地震といった災害への対策も必要です。たとえば重要書類は高い場所や耐火金庫に保管するなどの工夫が考えられます。

第12条(文書の利用)

保管している書類を見たりコピーしたりするときのルールです。勝手に見てはいけません。責任者の許可を得てから閲覧や複写をします。また、書類の中身が機密情報なら、取り扱いには特に注意が必要です。たとえば顧客リストや財務データなどは、見た人が外部に漏らさないよう気をつけなければなりません。

第13条(文書の貸出)

原則として、会社の重要書類を社外に持ち出すのは禁止です。ただし仕事上どうしても必要な場合、たとえば監査法人に資料を提出するときなどは、責任者の承認を得れば貸し出せます。その際は貸出台帳に記録して、必ず返却してもらうよう管理します。

第14条(文書の廃棄)

保管期間が終わった書類をどう処分するかの手順です。勝手に捨ててはいけなくて、責任者の承認が必要です。紙の書類はシュレッダーにかけるか、専門業者に溶解処分してもらいます。電子データは復元できないように完全消去します。廃棄したら、いつ何を捨てたか記録を残しておきます。

第15条(廃棄の中止)

保管期間が過ぎても、場合によっては捨ててはいけないケースがあります。たとえば裁判になったときや、行政機関から調査を受けているときなどです。そういう特別な事情があれば、責任者が関係部署に連絡して、該当する書類の廃棄をストップします。

第16条(機密保持)

社員全員に守秘義務があることを確認する条文です。仕事で知った情報は外部に漏らしてはいけません。特に機密性の高い書類については、責任者が別途さらに厳しい管理方法を決めることもあります。

第17条(セキュリティ事故への対応)

書類を紛失したり、情報が漏れたり、不正にアクセスされたりする事故が起きたときの対処法です。気づいた人はすぐに責任者に報告します。責任者は何が起きたのか調査して、再発防止の対策を立てます。迅速な対応が被害を最小限に抑える鍵になります。

第18条(教育・訓練)

規程があっても、社員が理解していなければ意味がありません。そこで責任者は定期的に社員向けの研修を実施します。規程の内容、書類管理の大切さ、情報セキュリティの基本、法令を守ることの重要性などを教えます。

第19条(内部監査)

ちゃんと規程が守られているかチェックするため、年に1回以上、責任者が社内監査を行います。もし問題が見つかったら、すぐに改善策を実施します。PDCAサイクルを回して、書類管理の質を高めていくわけです。

第20条(規程の改廃)

この規程を変更したり廃止したりするときは、取締役会で決議する必要があります。つまり会社の重要な決定事項として扱われるということです。

第21条(細則)

規程に書いていない細かいことは、責任者が別途ルールを作れるという条文です。たとえば具体的な書類の分類方法や台帳のフォーマットなど、実務レベルの詳細を柔軟に決められます。

【４】活用アドバイス

まず自社の状況に合わせてカスタマイズすることが大切です。部署名や役職名を実際の組織に合わせて書き換えてください。別表の保管期間も、業種によって必要な書類が違うので、自社に関係のある書類を追加しましょう。

導入時には、いきなり全部門で始めるより、総務部や経理部など重要書類を多く扱う部署でパイロット運用するのがおすすめです。実際に使ってみて問題点を洗い出してから、全社展開するとスムーズです。

文書管理台帳はExcelなどで作成すると検索や集計が簡単です。書類番号の採番ルールも最初に決めておくと、後々管理しやすくなります。たとえば「部門コード-年度-連番」といった形式ですね。

電子データの管理については、クラウドストレージを活用するのも一つの方法です。アクセス権限を設定しやすいですし、バックアップも自動化できます。ただしセキュリティ面では信頼できるサービスを選ぶことが重要です。

定期的な見直しも忘れずに。法律が改正されて保管期間が変わることもありますし、新しい書類が増えることもあります。年に一度は規程を見直して、実態に合わせて更新しましょう。

【５】この文書を利用するメリット

第一に、法令違反のリスクを減らせます。保管義務のある書類を誤って捨ててしまったり、必要なときに見つからなかったりすると、税務調査や監査で指摘を受ける可能性があります。この規程があれば、何をいつまで保管すべきか明確になり、そうしたトラブルを防げます。

第二に、業務効率が上がります。書類の場所が分からなくて探し回る時間、本当にもったいないですよね。台帳で管理していれば、すぐに必要な書類を取り出せます。また、保管期間が過ぎた書類を計画的に廃棄することで、保管スペースも有効活用できます。

第三に、情報セキュリティが強化されます。機密情報や個人情報を含む書類の取り扱いルールが明確になるため、情報漏洩のリスクが下がります。万が一事故が起きても、対応手順が決まっているので迅速に対処できます。

第四に、組織としての信頼性が高まります。きちんとした書類管理体制は、取引先や金融機関、投資家からの評価にもつながります。特に上場準備をしている企業や、大手企業との取引を目指している会社にとっては、内部統制の一環として重要です。

第五に、属人化を防げます。「あの書類は○○さんしか知らない」という状態を避けられます。担当者が異動や退職をしても、規程と台帳があれば後任者がスムーズに業務を引き継げます。

最後に、社員の意識向上にもつながります。規程があることで、書類管理の重要性を全社員が認識し、日々の業務で注意を払うようになります。