【参考和訳付】雇用通知書（英語版）Notice of Employment

【２】解説

英文雇用通知書の重要性

外国人従業員にとって、母国語での労働条件説明は安心感と理解度を大幅に向上させます。英文での「Notice of Employment」は国際的な標準形式であり、日本語が不得意な従業員でも詳細な労働条件を正確に把握できます。参考和訳が併記されているため、日本人の人事担当者も英文の内容を確認しながら説明できます。

雇用期間の設定（Term of Employment）

英文では「With indefinite term」（無期雇用）と「With definite term」（有期雇用）を明確に区別し、有期雇用の場合は「automatically renewed」「possibly renewed」「not renewed」など契約更新の可能性を具体的に表現できます。例えば外国人ITエンジニアの採用で「3年契約、業績と会社状況により更新可能性あり」といった条件を英語で正確に伝えられます。

勤務時間制度（Start Time, Finish Time, Break）

「Flextime system」「Irregular labor system」「Discretionary Labor System」など、日本独特の労働時間制度を英語で適切に説明できます。外資系企業でよく採用されるフレックス制なら「Workers determine start time and finish time with core time from 10:00 until 15:00」といった具体的な運用方法を英文で明記できます。

給与体系（Wages）

「Base Pay」「Monthly wage」「Hourly wage」など基本的な給与形態から、「Various allowances」（各種手当）の詳細まで英語で説明できます。例えば「Housing allowance: 30,000 yen per month」「Transportation allowance: Actual expenses up to 50,000 yen per month」といった具体的な手当内容を英文で明記し、日本語版と照らし合わせて確認できます。

社会保険制度（Social Insurance）

日本独特の「Employees' pension insurance」「Health insurance」「Employment insurance」といった社会保険制度を英語で正確に説明でき、外国人従業員が自分の社会保障について理解を深められます。

【３】活用アドバイス

この英文雇用通知書を効果的に活用するためには、まず英文版と日本語版の内容が完全に一致していることを確認してください。翻訳のズレが生じると後々のトラブルの原因となるため、重要な数値や条件は両言語で必ず照合することが重要です。

外国人従業員への交付の際は、英文版を主として使用し、必要に応じて日本語版も併せて提供することをお勧めします。面談時には英語での説明と同時に、日本語版を見ながら重要なポイントを確認することで、相互理解を深められます。

英語に不安がある人事担当者は、まず日本語版で内容を十分理解してから英文版を活用してください。特に給与計算方法や社会保険制度については、日本語版で詳細を把握した上で英語での説明を行うと、より正確で説得力のある説明ができます。

文化的な違いも考慮し、日本の雇用慣行について英語で補足説明を加えることも効果的です。例えば年次有給休暇の取得方法や残業の考え方など、母国と異なる部分については丁寧に説明時間を設けてください。

【４】この文書を利用するメリット

この英文・日本語対応雇用通知書を使用することで、多様な国籍の従業員に対して統一された高品質な労働条件通知が可能になり、グローバル企業としての信頼性を大幅に向上させることができます。

外国人従業員にとって母国語での詳細な労働条件説明は、日本での就労に対する不安を軽減し、長期的な定着率向上に直結します。言語の壁による誤解を防ぐことで、入社後の「聞いていた話と違う」といったトラブルを根本的に回避できます。

英文版と日本語版がセットになっているため、国際的な人材採用において他社との差別化を図ることができ、優秀な外国人人材の獲得競争で有利なポジションを確保できます。特に英語圏出身の高度人材は、企業の国際対応レベルを重視する傾向があるため、採用力強化に大きく貢献します。

Word形式で両言語対応のテンプレートが用意されているため、今後の国際採用業務の効率化と標準化を実現でき、人事部門の生産性向上にも寄与します。一度カスタマイズすれば、日本人・外国人問わずすべての採用で活用できる汎用性の高さも大きな魅力です。