【１】書式概要
この書式は、企業が従業員に対して雇用契約を終了する際に用いる「解雇通知書」のひな型をまとめたものです。勤務成績の不良や能力不足、健康上の理由、重大な規律違反、試用期間中の不適格、事業縮小に伴う整理解雇など、実務で想定される多様なケースを網羅しています。各パターンに応じて文言が整えられており、企業の人事部や総務担当者が実際の場面で迅速に対応できるよう設計されています。
実際の利用場面としては、従業員の勤務態度や能力の問題が改善されず退職を求めざるを得ない場合や、経営上の理由で人員削減を行う必要がある場合などが想定されます。各書式はWord形式で編集可能であり、社名・日付・具体的な事実関係などを差し替えることで、すぐに自社向けの正式文書として完成させることができます。法律知識が十分でない担当者であっても、既存の文面を活用することで、実務に耐えうる通知書を作成しやすくなるのが大きな利点です。
【２】条文タイトル（通知書の種類）
1（普通解雇〔勤務成績不良〕）
2（普通解雇〔能力不足〕）
3（普通解雇〔病気・健康上の理由〕）
4（懲戒解雇〔重大な規律違反〕）
5（試用期間中の解雇）
6（整理解雇〔事業縮小〕）
【３】逐条解説
第1条（普通解雇〔勤務成績不良〕）
勤務成績や態度に問題がある従業員に対する通知書です。遅刻や早退の頻発、業務の遅延、協調性の欠如など具体的事実を明示し、改善のために行った注意や支援策も併記している点が特徴です。実務では「改善指導をしたにもかかわらず改善が見られない」という経緯を明示することで、解雇の合理性を示すことが重要となります。
第2条（普通解雇〔能力不足〕）
専門知識やスキル不足により、業務遂行が著しく困難な場合を想定しています。個別指導や研修など、会社側が改善の機会を与えたことを記載することで、手続きの公正さを担保できます。例えば、研修を受講しても業務改善が見られないケースや、同職種の平均的な水準を大きく下回る場合に活用されます。
第3条（普通解雇〔病気・健康上の理由〕）
長期療養により職場復帰が困難な場合を前提とした書式です。病気休職期間の付与、延長、時短勤務検討など、会社が配慮を尽くしたことを示すことがポイントです。現実の実務では、社員本人の健康と職場への影響を両面から説明する必要があり、文面にそれが反映されています。
第4条（懲戒解雇〔重大な規律違反〕）
横領、機密情報漏洩、暴力行為といった重大な違反行為を想定しています。調査経過や懲戒委員会での審議内容を盛り込み、客観的証拠をもとに処分を決定したことを記載することで、公平性と正当性を強調しています。これは懲戒解雇特有の厳格な要件を意識した作りになっています。
第5条（試用期間中の解雇）
入社間もない従業員の職務適性や勤務態度に問題がある場合に使用します。試用期間中であっても解雇には理由が必要であり、評価結果や指導の実施状況を明記することが実務上有効です。具体的には「習熟度が著しく低い」「顧客対応に不適切があった」などの事例を想定しています。
第6条（整理解雇〔事業縮小〕）
経営環境の悪化に伴う人員整理を行う場合に用いる書式です。経営状況の説明、解雇回避努力（希望退職募集や役員報酬削減など）、労働組合との協議、対象者選定基準、再就職支援措置といったプロセスが詳細に盛り込まれています。裁判例でも重視される「整理解雇の4要件」に沿った構成となっており、実務に即した内容になっています。
【４】活用アドバイス
この文書セットを活用する際は、自社の就業規則や過去の指導記録と整合性をとることが大切です。単に日付や氏名を差し替えるだけでなく、実際に行った改善指導や健康配慮などの履歴を反映させることで、説得力のある通知書になります。
加えて、整理解雇の場面では労働組合や従業員代表との協議記録を併せて残すことが望ましいです。実際の業務では、作成後に弁護士や社労士に確認してもらうと、さらに安心して活用できます。
【５】この文書を利用するメリット
・複数の解雇理由に対応できるため、場面ごとに最適な書式を選べる
・Word形式で編集できるため、実務に即した調整がしやすい
・改善指導や協議の履歴を盛り込める構造になっており、手続きの適正を示しやすい
・人事労務の専門知識がなくても、一定の水準の通知書を作成できる
・裁判や労働局への対応が必要になった場合にも、合理的な書面として役立つ
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