【１】書式概要　

この海外出張旅費規程は、会社の役員や社員が海外出張を行う際の旅費支給基準を明確に定めた社内規程のテンプレートです。グローバル化が進む現代のビジネス環境において、海外出張の機会が増える中で、適切な出張費用の管理は企業経営の重要な課題となっています。

本規程では、役職に応じた航空機の利用クラス、日当の支給額、海外旅行傷害保険の保険金額などを体系的に整理し、公平で透明性の高い出張費用の支給体系を構築できます。特に、会長・社長からその他の社員まで4段階の役職区分を設け、それぞれに適した支給基準を設定している点が実用的です。

この文書は、海外展開を進める企業や国際取引を行う会社において、出張費用の支給基準が曖昧で社内トラブルの原因となっているケースや、経費精算の際に判断に迷うことが多い場面で威力を発揮します。また、監査対応や内部統制の強化を求められる企業にとっても、明文化された規程があることで説明責任を果たしやすくなります。

Word形式で提供されるため、自社の実情に合わせて条文の内容や支給額の調整が容易に行えます。人事部や総務部の担当者が実際の運用を想定しながら作成されており、すぐに社内で活用できる実践的な内容となっています。海外出張が発生する可能性のある全ての企業において、この規程は経営管理の質を向上させる有効なツールとして機能するでしょう。

【２】逐条解説

第1条（目的）

この条文は規程全体の適用範囲と趣旨を明確にするものです。海外出張に関する旅費の取り扱いを統一することで、社内の公平性を保ち、経費管理の透明性を確保することが主な目的となります。例えば、同じ部長職でも部署によって出張費用の扱いが異なるような事態を防ぐ効果があります。

第2条（旅費の種類）

海外出張で会社が負担する費用の範囲を6つのカテゴリーに分類して定義しています。これにより、どの費用が会社負担でどの費用が個人負担なのかが明確になります。たとえば、空港での食事代は日当に含まれるため別途支給されませんが、業務上必要な資料購入費は雑費として実費支給の対象となります。

第3条（交通費）

役職に応じた交通機関の利用基準を定めています。会長・社長はファーストクラス、役員クラスはビジネスクラス、一般社員はエコノミークラスという具合に階層化されており、これにより適切なコスト管理と役職に応じた待遇の差別化を図っています。地方の小さな航空会社でクラス分けがない場合は実費支給とする柔軟性も備えています。

第4条（宿泊費）

宿泊費については実費支給としつつ、一般的なビジネスホテルの利用を基準とすることで、過度に高額な宿泊施設の利用を抑制しています。これにより、出張者の利便性を確保しながらも会社の経費負担を適正な範囲に収める仕組みとなっています。

第5条（日当）

役職別に日当の支給額を明確に定めています。会長・社長70ドルから一般社員50ドルまで段階的に設定されており、現地での食事代や雑費をカバーする目的があります。この金額設定により、出張者は現地での基本的な生活費について安心して業務に専念できます。

第6条（団体参加のときの取り扱い）

展示会や研修などの団体参加時の特別な取り扱いを定めています。パッケージ料金に宿泊費等が含まれている場合は、重複支給を避けるため交通費と宿泊費は支給せず、日当も60%に減額することで適正な費用管理を行います。

第7条（海外旅行傷害保険）

海外出張時のリスク管理として傷害保険加入を義務付けています。役職に応じて死亡保険金を2,000万円から3,500万円まで設定し、治療費用も200万円から500万円まで段階的に設定することで、適切な保障を提供しながら保険料負担を管理しています。

第8条（渡航手続費）

パスポート取得費用、ビザ申請費用、予防接種代など、海外渡航に必要な手続き費用を実費で支給することを明確にしています。これらの費用は出張の必要経費として会社が負担することで、出張者の経済的負担を軽減し、スムーズな海外出張を支援します。

第9条（雑費）

業務上必要な通信費、接待費、資料購入費等の実費支給について定めています。ただし、領収証と説明書の添付を義務付けることで、適正な支出であることを担保し、経費の透明性を確保しています。この仕組みにより、業務遂行に必要な経費は適切に支援しつつ、不適切な支出を防止できます。

第10条（出国前・帰国後の旅費）

海外出張に伴う国内移動については、既存の国内出張旅費規程を適用することを明確にしています。これにより、自宅や会社から空港までの交通費、帰国後の移動費用についても適切な基準で支給が行われ、出張者の負担軽減が図られます。

第11条（仮払い）

出張前の仮払い制度について定めています。海外出張では多額の現金が必要となることが多いため、予算範囲内での仮払いを認めることで、出張者の資金繰りの負担を軽減し、安心して海外業務に従事できる環境を整備しています。

第12条（精算）

帰国後2週間以内の精算義務を定めています。これにより、出張費用の適正な管理と会計処理の迅速性を確保し、経理業務の効率化を図っています。期限を明確にすることで、出張者と経理担当者双方にとって管理しやすい仕組みとなっています。