【１】書式概要
この規程は、企業の健全な経営を守るために欠かせない、社員の不正を未然に防ぐための仕組みをまとめたものです。近年、どの業界でも内部不正による企業の信頼失墜や損害が問題になっていますが、そうした事態を防ぐには日頃からきちんとしたルール作りが大切になります。
具体的には、物品の購入や経費の使用、取引先との契約など、日常業務で発生するさまざまな場面において「誰が」「いくらまで」「どのような手続きで」承認するのかを明確に定めています。金額に応じて部長、役員、社長と承認者を段階的に設定することで、一人の判断だけで大きな支出や取引が進んでしまうリスクを減らせます。また、会社の印鑑を誰がどう管理するか、使用する際の記録をどう残すかといった実務的な内容も盛り込んでいます。
さらに、同じ部署に長くいると業務が属人化して不正の温床になりやすいため、定期的な人事異動や一時的に業務から離れる制度についても規定しています。万が一規程に違反した場合の処分についても定めており、社員への抑止効果も期待できます。
この文書はWord形式で提供されるため、自社の組織体制や業務内容に合わせて金額基準や承認者を自由に編集できます。社内規程を一から作るのは時間も労力もかかりますが、このテンプレートを使えば必要な項目が網羅されているので、すぐに運用を始められます。新しく会社を立ち上げた方、これまで口頭でのルールしかなかった企業、取引先や金融機関から内部管理体制の整備を求められている事業者の方々に特に役立つ書式です。
【２】条文タイトル
- 第1条（目的）
- 第2条（社員の義務）
- 第3条（役職者の監督責任）
- 第4条（禁止事項）
- 第5条（所属部長の承認）
- 第6条（担当役員の承認）
- 第7条（社長の承認）
- 第8条（印章の使用）
- 第9条（印章の管理責任者）
- 第10条（押印）
- 第11条（印章管理簿）
- 第12条（人事異動）
- 第13条（業務の離脱命令）
- 第14条（懲戒処分）
【３】逐条解説
第1条（目的）
この規程全体が何のために作られたのかを示す部分です。会社にとって不正行為は経営を揺るがす深刻な問題ですから、それを防ぐために明確なルールを設けることの意義を宣言しています。社員に対して「会社は不正を許さない」という姿勢を最初に示すことで、規程全体の重要性を理解してもらう狙いがあります。
第2条（社員の義務）
社員が守るべき基本的な心構えを定めています。会社のルールをきちんと守ること、そして会社のために真面目に仕事をすることは当たり前のようですが、これを明文化しておくことで後々のトラブルを防げます。例えば、自分の判断で勝手に業務の進め方を変えたり、会社の利益より個人の都合を優先したりすることは、この条文に反する行為になります。
第3条（役職者の監督責任）
管理職には部下をしっかり見守る責任があることを示しています。現場で不正が起きるのは、部下が勝手にやったからという理由だけでは済まされません。上司として日頃から部下の仕事ぶりをチェックし、おかしな動きがないか気を配る義務があります。たとえば経費精算が異常に多い社員がいたら、その内容を確認するといった日常的な管理が求められます。
第4条（禁止事項）
絶対にやってはいけないことを5つ列挙しています。法律違反はもちろんですが、社内ルールに反する行為、自分の立場を利用して得をすること、会社に損をさせること、そして社会常識から外れた行動も禁止です。例えば、取引先から個人的にキックバックをもらう、会社の備品を持ち帰る、取引先に横柄な態度を取るといった行為が該当します。
第5条（所属部長の承認）
日常的な業務で発生する支出や取引について、まず直属の部長の許可を得る必要があることを定めています。物を買う、経費を使う、接待をする、商品を売る、契約を結ぶといった場面では、必ず部長に報告して承認を受けるというプロセスを踏むことで、現場レベルでの不正や判断ミスを防ぎます。
第6条（担当役員の承認）
金額が大きくなったり重要度が増したりする案件については、部長だけでなく担当役員の承認が必要になります。具体的な金額基準は各社で設定できますが、一定額以上の支出や取引、さらには寄付金や会社の資産を処分する場合も含まれます。組織の上層部が関与することで、より慎重な判断が行われる仕組みです。
第7条（社長の承認）
さらに金額が大きい案件や会社経営に直結する重要事項については、最終的に社長の承認が必要です。高額な取引だけでなく、余ったお金をどう運用するか、銀行からお金を借りるかといった資金面の判断も社長の権限としています。会社のトップが最終決定に関わることで、経営リスクを最小限に抑えられます。
第8条（印章の使用）
会社の印鑑を使うときのルールです。代表印や銀行印などは会社にとって非常に重要なものなので、勝手に使われないよう、使用の都度きちんと管理者の許可を得る必要があります。例えば契約書に社印を押したいときは、その都度責任者に申請して承認をもらうという手続きを踏みます。
第9条（印章の管理責任者）
それぞれの印鑑を誰が管理するかを明確にしています。代表印と社印は総務部長、銀行印は経理部長といったように、印鑑の種類によって管理する人を分けることで、一人に権限が集中するのを防ぎます。各部門の印鑑はその部門の責任者が管理するという分散管理の考え方です。
第10条（押印）
実際に印鑑を押す作業は誰が行うかを定めています。管理責任者本人が押すのが原則ですが、不在のときは代わりの人があらかじめ決められているので、業務が滞らないようになっています。重要な印鑑を誰が押したのか明確にすることで、後から問題が起きたときの責任の所在もはっきりします。
第11条（印章管理簿）
印鑑を使ったら必ず記録を残すというルールです。いつ、どの印鑑を、何の書類に、誰の申請で押したのかといった情報を管理簿に書き込みます。この記録があることで、後から「この契約書の印鑑は本当に正式に押されたものか」といった確認ができますし、不正使用の抑止効果もあります。
第12条（人事異動）
社員を定期的に異動させることを定めています。同じ部署に長くいると、その人しか知らない業務が増えて不正が起きやすくなったり、発覚しにくくなったりします。原則として5年を超えて同じ仕事を続けないというルールにすることで、業務の透明性を保ち、複数の目でチェックできる環境を作ります。
第13条（業務の離脱命令）
会社の判断で、社員を一時的に担当業務から外すことができるという規定です。例えば、ある社員が休んでいる間に別の人がその業務を引き継ぐことで、隠れていた不正や問題が明るみに出ることがあります。この期間は給与が支払われる有給扱いなので、社員にとって不利益はありませんが、業務の健全性を保つための仕組みです。
第14条（懲戒処分）
この規程に違反した場合の罰則について定めています。違反の程度に応じて、注意にとどまる訓戒から、給料を減らす減給、一定期間出勤を禁止する出勤停止、最も重い懲戒解雇まで、段階的な処分が用意されています。社員に対して「ルールを破れば相応の処分を受ける」という明確なメッセージになります。
【４】活用アドバイス
この規程を導入する際は、まず自社の組織規模や業務内容に合わせて金額基準を設定することから始めましょう。テンプレートでは「●万円」となっている部分を、実際の承認フローに合わせて具体的な数字に変更してください。例えば、物品購入なら「3万円以上は部長承認、30万円以上は役員承認、100万円以上は社長承認」といった具合です。
次に、印章管理については実際に誰が管理するのが適切かを社内で話し合って決めます。総務部や経理部がない小規模な会社であれば、信頼できる幹部社員に任せるなど、実態に合わせた運用を考えましょう。
規程を作っただけでは意味がないので、全社員に内容を周知することも大切です。朝礼や社内会議で説明したり、社内掲示板に掲載したりして、誰もがこのルールの存在を知っている状態を作ります。特に新入社員には入社時にしっかり説明しておくと効果的です。
運用を始めたら、定期的に見直すことも忘れずに。事業が拡大したり、新しい取引形態が生まれたりすれば、規程も更新する必要があります。年に一度は内容をチェックして、実情に合わなくなった部分がないか確認しましょう。
【５】この文書を利用するメリット
この規程を導入する最大のメリットは、社内の不正リスクを大幅に減らせることです。承認のルールや印鑑管理の手続きが明確になることで、一人の社員が勝手に会社のお金を使ったり、重要な契約を結んだりすることを防げます。「誰かが見ている」という意識が社員の間に生まれ、不正への心理的なハードルが高くなります。
また、取引先や金融機関からの信頼も高まります。きちんとした内部管理体制があることを示せれば、融資の審査で有利になったり、大きな取引先との契約がスムーズに進んだりすることもあります。上場を目指す企業やコンプライアンスを重視する業界では、こうした規程の整備は必須とも言えます。
社内の業務効率化にもつながります。誰が何を承認するのか明確なので、社員は迷わずに手続きを進められますし、管理職も判断基準がはっきりしているため決裁がスムーズです。口頭でのやり取りだけだと後から「言った言わない」のトラブルになりがちですが、文書化されたルールがあれば無用な争いを避けられます。
万が一不正が発生した場合でも、この規程があれば迅速かつ適切に対応できます。どの段階でチェックが漏れたのか、誰の責任なのかが明確になるので、再発防止策も立てやすくなります。懲戒処分の基準も定められているため、処分の公平性を保つことができ、他の社員への教育効果も期待できます。
何より、経営者自身の安心感につながります。自分が知らないところで会社に損害が発生するリスクを抑えられるので、本来の経営判断に集中できるようになります。
|
