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【１】書式概要
毎月いくら残業しても給料に反映されない、タイムカードの時間と給与明細の数字が合わない、「固定残業代込みだから」と言われてそれ以上もらえない――そんな状況に置かれている方のための書式セットです。
残業代の未払いは、会社の規模や業種に関係なく起きています。飲食・小売・IT・介護・運送など、長時間労働が当たり前になっている職場ほど多く見られます。「証拠がないと無理」「泣き寝入りするしかない」と思っている方も多いですが、実際には手元の給与明細と雇用契約書だけでも請求の出発点になります。
このセットには4点の書式が含まれています。まず「残業時間・賃金計算シート」で自分がいくら請求できるかを整理し、「証拠保全チェックリスト」で手元の証拠を確認します。そのうえで「未払残業代請求書」を会社に送付し、それでも動きがない場合は「最終催告書」で労働基準監督署への申告・労働審判・訴訟を予告するという段階的な流れで使えます。
計算シートには割増率の早見表（法定時間外・深夜・休日・月60時間超それぞれの割増率）と月次集計表がセットになっており、専門知識がなくても金額の目安を出せるように設計されています。また付加金（未払額と同額を会社に請求できる制度）や退職後の遅延損害金（年14.6%）といった、知らないと損をする制度についても請求書に明記しています。
すべてWord形式で、空欄を埋めるだけで使い始められます。弁護士や社労士に相談する前の初動対応として、また相談窓口に持参する資料の整理にも役立てていただける内容です。
【２】条文タイトル
01｜未払残業代請求書（通知書）
第１条（当事者）
第２条（所定労働条件）
第３条（未払残業代の請求内容）
第４条（法的根拠）
第５条（要求事項及び期限）
第６条（振込先）
02｜残業時間・賃金計算シート
※条文形式ではなく計算フォームのため、区分を記載します。
区分１（基本情報）
区分２（割増率の早見表）
区分３（月次労働時間集計表）
区分４（未払残業代算定表）
区分５（遅延損害金・付加金の試算）
03｜証拠保全チェックリスト
※条文形式ではなくチェック形式のため、区分を記載します。
区分１（基本情報）
区分２（労働時間の証明）
区分３（賃金・契約条件の証明）
区分４（その他の補助証拠）
区分５（証拠取得が困難な場合の対応策）
04｜最終催告書（交渉不調・法的手続移行予告）
第１条（これまでの経緯）
第２条（最終催告）
第３条（期限内に対応いただけない場合の法的措置）
第４条（付加金について）
第５条（不利益取扱いの禁止）
第６条（回答先）
【３】逐条解説
■ 01｜未払残業代請求書（通知書）
第１条（当事者）
請求者の氏名・在籍期間・所属部署・雇用形態を記載する欄です。正社員だけでなく契約社員・パート・アルバイトも残業代を請求できることが明示されており、雇用形態を問わず使える設計になっています。在籍中か退職済みかを選択する欄があり、退職後でも請求できることを示しています。たとえば3年前に退職した会社に対して、消滅時効が成立する前に本書を送付するという使い方も想定されています。
第２条（所定労働条件）
所定労働時間・休日形態・基本給・固定残業代の有無・時間単価（計算基礎額）を記載します。時間単価の計算で重要なのが「除外できる手当」で、家族手当・通勤手当・住宅手当・賞与などは基礎から除いてよいと定められています。逆に職務手当や役職手当などは基礎に含める必要があるため、除外できない手当を固定残業代の中に混ぜることで時間単価を低く見せる会社は少なくありません。この欄を正確に埋めることが、適正な請求額を算出する第一歩です。
第３条（未払残業代の請求内容）
請求対象期間・未払時間外労働時間の合計・割増賃金の計算式（法定時間外×1.25、月60時間超×1.50、深夜加算×0.25、法定休日×1.35）・元本・遅延損害金・付加金・請求総額を一覧で整理します。計算式を書面上に明示することで、会社が「計算が合わない」と主張してきた場合に正面から反論できます。付加金については訴訟申立時に請求する旨も記載しており、交渉段階から会社へのプレッシャーとして機能します。
第４条（法的根拠）
割増賃金の支払義務（労基法第37条）・付加金制度（同第114条）・消滅時効3年（同第115条）・遅延損害金年14.6%（賃金支払確保法第6条）の4つの根拠を明記します。特に消滅時効については、本書を送付することで「催告による時効完成猶予」（民法第150条、6か月間）が生じることも示しており、時効が迫っている状況での緊急対応にも使えます。たとえばちょうど3年前の残業代が時効になりそうな場合、まず本書を送付して6か月の猶予を確保した上で、その間に証拠を集めて訴訟準備を進めるという使い方ができます。
第５条（要求事項及び期限）
14日以内の全額支払・タイムカード等の資料開示・期限内不対応時の法的手続の3点を要求します。資料開示を求める条項があることで、「残業した証拠を出せ」と言う会社に対して「それはそちらが出すべきものだ」という立場を明確にできます。労働時間の管理義務は使用者側にあるため、記録の不存在は会社側の問題であることも主張の根拠になります。
第６条（振込先）
支払先の金融機関・支店・口座種別・番号・名義人を記載します。振込先を書面に明示することで「振込先がわからなかった」という言い訳を封じ、支払意思がありながら行動しなかったという事実を記録に残します。
■ 02｜残業時間・賃金計算シート
区分１（基本情報）
氏名・会社名・請求対象期間・月平均所定労働時間・時間単価を記載します。月平均所定労働時間の計算式（年間所定労働日数×1日所定労働時間÷12）も書式内に示されており、自分で計算できるようになっています。たとえば年間242日・1日8時間勤務の場合、月平均所定労働時間は約161.3時間となり、月給20万円なら時間単価は約1,240円と算出できます。
区分２（割増率の早見表）
労基法第37条に基づく4種類の割増率（法定時間外60時間以内25%増、60時間超50%増、法定休日35%増、深夜加算25%増）を一覧で整理し、組み合わせの例も示しています。中小企業に対する月60時間超50%の割増率は令和5年4月より適用されている点も注記されており、適用漏れを防ぐ設計です。
区分３（月次労働時間集計表）
12か月分の月次データ（所定労働時間・実労働時間・時間外の内訳・深夜時間・休日労働・支払済残業代）を集計する表です。合計行が最終行にあり、区分４の算定表に転記する形で連動して使えます。タイムカードや業務日報を手元に並べながら1か月ずつ埋めていくと、全体像が見えてきます。
区分４（未払残業代算定表）
4種類の割増区分ごとに時間数・時間単価・割増率・金額を記入し、合計から支払済残業代を差し引いて純請求額（元本）を導き出す表です。固定残業代が支払われている場合は控除欄に記入します。ただし固定残業代が有効に機能するには、何時間分・いくらであるかが雇用契約書に明示されている必要があり、その条件を満たさない固定残業代は全額控除できない場合があります。
区分５（遅延損害金・付加金の試算）
元本に対する遅延損害金（年14.6%×遅延日数÷365）と付加金（元本と同額）を試算する欄です。たとえば元本が50万円で退職から1年が経過している場合、遅延損害金は約7.3万円、付加金は50万円となり、合計請求見込みは約107万円になります。この数字を見ることで、会社側が早期解決に応じる動機付けにもなります。
■ 03｜証拠保全チェックリスト
区分１（基本情報）・区分２（注意事項）
氏名・会社名・チェック実施日の基本情報と、「退職後は会社が資料を廃棄・改ざんするリスクがある」という重要な注意書きを冒頭に配置しています。会社のPCに保存しただけでは退職後にアクセスできなくなる点は、特に見落とされがちなリスクです。
区分２（労働時間の証明）
タイムカード・ICカード入退館記録・PCログイン記録・業務日報・スケジューラー・メール・チャット・残業申請記録の8項目について、取得方法と取得状況（取得済・未取得・存在不明）を記録します。タイムカードが最も強力な証拠ですが、タイムカード自体が存在しない会社や、打刻時刻と実際の退勤時刻が乖離している場合は、PCログや業務メールの送信時刻が代替証拠として機能します。深夜0時にメールを送っている記録があれば、その日の退勤時刻の証明になります。
区分３（賃金・契約条件の証明）
給与明細・雇用契約書・就業規則・固定残業代に関する書面・手当の支給明細の5項目です。就業規則は会社に備え付け義務があり（労基法第106条）、労働者は閲覧・コピーを求める権利があります。退職後に開示を拒否された場合は、労働基準監督署へ申告する根拠にもなります。
区分４（その他の補助証拠）
業務指示のメール・深夜休日出勤の交通IC記録・勤怠システムの画面キャプチャ・取引先との深夜連絡・同僚の証言・健康診断記録の6項目です。同僚の証言は、書面にまとめておくだけでも準備として有効です。健康診断の結果に「過重労働による疲弊」などの所見があれば、長時間労働の傍証として裁判所に提出することもあります。
区分５（証拠取得が困難な場合の対応策）
会社が資料開示を拒否した場合（文書提出命令の活用・証明妨害の評価）、タイムカードが廃棄された場合（代替証拠の活用）、在職中に取得できなかった場合（手持ち資料の整理・労基署申告による立入調査）の3つの状況ごとに具体的な対応策を示しています。証拠がないと感じていても、実際には代替手段が複数あることがわかります。
■ 04｜最終催告書（交渉不調・法的手続移行予告）
第１条（これまでの経緯）
第1回請求書の送付日・会社の回答内容（無回答・支払拒否・一部支払）・現時点の未払元本・遅延損害金・付加金・合計請求額を記録します。経緯を冒頭に整理することで、今回の催告が感情的なものではなく、段階を踏んだ正式な手続であることを伝えます。一部払いしかしていない会社に対しては、残額と付加金が積み上がっている事実を突きつける効果があります。
第２条（最終催告）
7日以内の全額支払を求め、振込先を再掲します。第1回請求の14日から7日に短縮することで、「もう時間がない」という緊迫感を相手に伝えます。
第３条（期限内に対応いただけない場合の法的措置）
①労基署申告（是正勧告・調査・送検の可能性）、②労働審判（原則3回以内の期日・迅速解決）、③民事訴訟（付加金請求・少額訴訟も可）、④都道府県労働局・弁護士への委任の4段階を警告ボックスで明示します。労基署申告は費用がかからず匿名でも可能なため、最も敷居が低い手段として最初に記載しています。
第４条（付加金について）
付加金が悪意的・継続的な未払いに対して認められやすい傾向があることを説明し、現時点での会社の対応がその認定材料になると警告します。交渉段階で付加金に触れることは、相手に「訴訟になれば倍払いになる」という現実を認識させる効果があります。
第５条（不利益取扱いの禁止）
労基法第104条第2項による申告報復禁止を明記し、報復行為があった場合は別途不当解雇・損害賠償請求を行うことを予告します。残業代請求後に嫌がらせを受けたり、「辞めてもらう」と示唆されたりするケースへの牽制として機能します。この条項があることで、会社側が報復的行動を取りにくくなります。
第６条（回答先）
回答方法・回答先住所またはメール・回答期限を明記します。「書面で回答せよ」という形式を指定することで、口頭での言い逃れを封じ、相手の態度を記録として残すことができます。
【４】FAQ
Q1. 残業代を請求できる期間（時効）はどのくらいですか？
A. 令和2年4月1日以降に支払期日が到来した賃金分は3年、それより前の分は2年です（当面の経過措置）。時効が迫っている場合は、まず請求書を送付することで6か月の完成猶予が生じますので、早めに行動することが大切です。
Q2. 固定残業代（みなし残業）がある場合でも請求できますか？
A. 請求できる場合があります。固定残業代が有効に機能するには、①何時間分の残業代であるかが契約書に明示されていること、②実際の残業時間がその範囲を超えた場合に差額が支払われていること、の両方が必要です。名目だけの「固定残業代」で実態が伴っていない場合は、全額を残業代として請求できる可能性があります。
Q3. タイムカードがない会社でも請求できますか？
A. 請求できます。タイムカードがなくても、業務メールの送受信時刻・PCのログイン記録・社内チャットの履歴・交通ICカードの記録・自分の手帳のメモなどで労働時間を証明することができます。証拠保全チェックリストを参考に、手元にある資料を整理してみてください。
Q4. 在職中でも請求書を送れますか？会社に知られたら不当解雇されませんか？
A. 在職中でも請求できます。残業代の請求を理由とした解雇・降格・嫌がらせは法律で禁止されており、仮に行われた場合は別途不当解雇・損害賠償請求の対象になります。最終催告書にもこの点を明記してあり、会社側への牽制として機能します。
Q5. 付加金とは何ですか？必ずもらえますか？
A. 付加金とは、会社が割増賃金を支払わない場合に、裁判所が未払額と同額の支払を命じることができる制度です（労基法第114条）。必ず認められるものではなく、未払いの態様が悪質・継続的である場合に認められる傾向があります。訴訟を提起することで初めて請求できるもので、交渉段階では「請求予定」として相手に伝える性質のものです。
Q6. 計算シートの金額はそのまま請求額として使えますか？
A. シートはあくまで概算の算定補助です。実際の請求額は、タイムカードや給与明細など具体的な証拠に基づいて確定させる必要があります。弁護士や社労士に相談する際の手持ち資料として活用してください。
Q7. 労働基準監督署への申告と自分での請求は同時にできますか？
A. できます。労基署への申告は行政による会社への是正勧告を求めるもの、自分での請求は民事上の支払を求めるものであり、それぞれ独立しています。両方を並行して進めることで、会社へのプレッシャーが高まる効果があります。
【５】活用アドバイス
まず「03 証拠保全チェックリスト」を開いて、手元に何があるかを確認することから始めてください。在職中であれば、タイムカードのコピー・業務メールの転送・雇用契約書のスキャンをできる限り早く実行してください。退職が決まっている場合は最終出勤日までに資料を確保することが最優先です。退職後に「あのとき取っておけば」と後悔するケースが非常に多いため、この作業だけは急いでください。
次に「02 計算シート」で給与明細とにらめっこしながら、月ごとの残業時間を記入していきます。記憶が不確かな月は「不明」でも構いません。手元にある範囲で計算するだけでも、請求金額の目安と消滅時効の残り期間を把握できます。
金額の見当がついたら「01 請求書」の空欄を埋めて会社に送付します。郵送する場合は配達記録が残る方法を選んでください。メールで送る場合は送信済みフォルダをそのまま保存し、相手からの返信があれば即座に保存フォルダに移動させておきます。
14日の期限を過ぎても誠実な対応がない場合は「04 最終催告書」に移行します。この時点で労働基準監督署への申告を同時並行で検討することをお勧めします。監督署への申告は費用がかからず、申告書の書き方は監督署の窓口で教えてもらえます。本セットで記録してきた証拠と請求書の写しを持参すると、相談がスムーズに進みます。
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