【１】書式概要
この書式は、無断欠勤が続く社員に対して、今後の勤務意思を確認するために使用する通知書のひな型です。突然の欠勤が続くと、会社としては業務への影響や安全面の懸念が生じます。そのため、社員の意思を明確にし、勤務を継続するのか、それとも退職の意思を持っているのかを確認するために活用されます。
通知書には、一定期限までに連絡を求める内容や、退職を希望する場合の退職届の提出方法などが盛り込まれており、会社側と社員側双方にとって手続を円滑に進めるための重要なツールとなります。Word形式で編集可能なので、会社の実情に合わせて社名や部署名、日付などを自由に差し替えて使用できます。専門的な知識がなくても使いやすく、人事や総務の担当者が現場でそのまま実務に利用できるよう配慮されています。
【２】条文タイトル（抜粋形式）
本文自体には明確な条文形式はありませんが、通知書内の要素を整理すると以下のように区分できます。
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第1条（勤務意思の確認）
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第2条（退職手続きの案内）
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第3条（自然退職の取扱い）
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第4条（相談窓口の提示）
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第5条（連絡先・郵送先の明示）
【３】逐条解説
第1条（勤務意思の確認）
この条項は、無断欠勤を続けている社員に対して、会社が勤務継続の意思を確認する趣旨を示しています。例えば「病気や家庭の事情で出勤できないが連絡ができなかった」などのケースを想定しており、まずは本人の状況を把握することを目的としています。
第2条（退職手続きの案内）
退職を希望する場合に備え、退職届の提出を求める内容です。具体的な提出方法や期限が記載されていることで、手続の不備を防ぎます。例えば「退職日や退職理由を書き、同封の退職届を期限までに提出する」ことが案内されています。
第3条（自然退職の取扱い）
期限までに意思表示がない場合、就業規則に基づいて自然退職扱いとする旨を定めています。これは「会社側が一方的に退職を決定する」のではなく、「社員が意思表示をしなかった場合に規定上の扱いを適用する」という形を取ることで、手続きを明確化しています。
第4条（相談窓口の提示）
社員が不安や困難を抱えている可能性を考慮し、相談先を示しています。「遠慮なく連絡をください」との一文が添えられていることで、社員に配慮した柔らかな印象を与えます。
第5条（連絡先・郵送先の明示）
連絡・郵送先を具体的に提示することで、社員が迷わず対応できるようになっています。直属上司と総務部の連絡先が併記されている点も、社員が安心して選択できる工夫といえます。
【４】活用アドバイス
この通知書は、会社と社員の間に誤解や行き違いが生じないようにするために有効です。活用する際には、まず欠勤の背景に特別な事情がないかを確認し、そのうえで文面をカスタマイズしてください。必要に応じて期限を調整し、緊急性の高い場合は電話やメールでの並行連絡も検討すると効果的です。
【５】この文書を利用するメリット
この通知書を使うことで、会社として「社員に対して誠実に確認を行った」という証拠を残せます。さらに、退職手続きの方法や自然退職の可能性を事前に示すことで、後々のトラブルを防ぐ効果もあります。Word形式で編集できるため、自社のルールや就業規則に即した形に簡単に調整できる点も大きな利点です。
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