【１】書式概要
この文書は、社員が病気やケガなどにより長期療養を必要とする場合に、会社が正式に休職を発令するためのひな型です。従業員に対して休職の開始日と終了日、給与や社会保険の取り扱い、復職に関する手続きなどを明確に伝えることができます。休職に伴う取り決めを曖昧にせず、会社と従業員双方が安心して対応できる点が特徴です。
特に、人事労務担当者や管理職が迅速に対応するための実務的なツールとして活用できます。Word形式で編集可能なため、自社の就業規則や制度に合わせて柔軟に修正できるのも大きな利点です。
【２】項目タイトル
1（休職期間）
2（休職理由）
3（休職中の取り扱い）
4（休職中の注意事項）
5（その他）
【３】逐条解説
第1条（休職期間）
休職の開始日と終了日を明示することで、社員が安心して療養に専念できる環境を整えます。例えば「6か月間の休職」と定めておけば、会社も復帰予定を見越した人員配置が可能になります。
第2条（休職理由）
私傷病による療養を理由とすることで、社員が不利益を受けないようにしつつ、会社としても制度に基づいた対応が取れます。メンタルヘルス不調や長期入院など幅広いケースで活用可能です。
第3条（休職中の取り扱い）
給与の一部支給、賞与・昇給・退職金の扱い、社会保険や雇用保険の継続など、経済的な安心感を与える仕組みを明確化しています。例えば「基本給の60％支給」と決めておけば、従業員も生活設計を立てやすくなります。
第4条（休職中の注意事項）
診断書や現況報告書の提出ルールを定めることで、会社は従業員の療養状況を把握し、復職の可否を正しく判断できます。実際の運用では「毎月10日までに提出」といった明確な期日を設定するのが効果的です。
第5条（その他）
休職期間満了後に復職できない場合の取り扱いや、年次有給休暇の付与などを定め、従業員が不安を抱えずに休職できる体制を整えています。特に「年休は休職中でも付与される」点は従業員にとって大きな安心材料です。
【４】活用アドバイス
自社の就業規則に合わせて数値や日付を埋め込み、社員ごとに適切にカスタマイズすることが重要です。印刷して手渡しするだけでなく、データ保存しておけば労務管理の履歴にもなります。また、診断書や現況報告書の提出をリマインドする運用ルールを合わせて設定しておくとスムーズです。
【５】この文書を利用するメリット
・休職に関する取り決めを明確に伝えられる
・従業員の不安を軽減し、会社側のリスクも減らせる
・人事労務担当者が即座に対応でき、業務効率化につながる
・Word形式で自由に編集できるため、どの企業規模でも導入可能
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