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【１】書式概要
この書式は、株式会社が決算時に作成する計算関係書類について、会計参与と取締役が共同で作成したことを正式に記録するための合意書です。会社法第374条では、会計参与が設置されている会社において、貸借対照表や損益計算書などの重要な財務書類を作成する際に、会計参与と取締役が協力して作成することが求められています。
この合意書が必要になる場面は、主に決算作業の最終段階です。経理担当者や会計事務所が財務諸表の作成を完了し、取締役と会計参与双方が内容を確認した後、両者が責任を持って共同作成したことを証明するために使用します。特に税務署への提出書類や株主総会での承認手続きにおいて、この合意書があることで適切な手続きを踏んでいることを明確に示すことができます。
Word形式で作成されているため、会社名や日付、役職名などを簡単に編集して即座に使用できます。会計の専門知識がない方でも、空欄部分に必要事項を入力するだけで、会社法に準拠した正式な合意書を完成させることができる実用的な書式となっています。
【２】構成要素解説
表題部の意義
文書の性質を明確に示す部分で、この合意書が計算関係書類の共同作成に関するものであることを一目で分からせています。株主や監査人、税務当局に対して文書の目的を即座に伝える重要な役割を果たします。
事業年度の特定
どの決算期間に関する計算書類なのかを明確にする箇所です。例えば令和5年4月1日から令和6年3月31日までといった具体的な期間を記載することで、後日の確認作業や監査において対象期間を特定できるようになっています。
会社法根拠条文の明記
会社法第374条を明示することで、この合意書が単なる内部文書ではなく、法律に基づく正式な手続きであることを示しています。これにより文書の信頼性と有効性が確保されます。
共同作成の確認条項
会計参与と取締役が互いの職務や責任を理解し、協力して誠実に書類を作成したことを宣言する核心部分です。「信義を守り誠実に」という表現により、単純な事務作業ではなく責任ある業務として取り組んだことを強調しています。
対象書類の列挙
貸借対照表、損益計算書、株主資本等変動計算書、個別注記表、附属明細書という具体的な書類名を列挙することで、合意の対象範囲を明確化しています。これにより後日の疑義を防ぐことができます。
署名欄の構成
財務・経理担当取締役と会計参与の署名欄を設けることで、両者の責任の所在を明確にし、合意の成立を形式的に確認できる仕組みとなっています。
【３】活用アドバイス
この書式を使用する際は、まず決算作業が完全に終了してから作成することが重要です。計算書類の数字が確定し、両者が内容を十分に確認した段階で署名するようにしましょう。事業年度や会社名などの基本情報は間違いのないよう複数人でチェックし、印鑑についても正式なものを使用してください。
作成後は原本を会社で保管し、必要に応じて写しを会計参与にも渡しておくことをお勧めします。また、株主総会の招集通知と合わせて関係書類として整理しておくと、後の手続きがスムーズになります。
【４】この文書を利用するメリット
会社法に完全準拠した正式な書式を使用することで、法的な不備を防ぎ、税務調査や監査の際にも適切な手続きを踏んでいることを証明できます。また、会計参与と取締役の責任関係が明確になるため、社内の意思決定プロセスの透明性も向上します。
Word形式のため編集が簡単で、一度購入すれば毎年の決算で繰り返し使用できる経済性も大きな利点です。専門家に依頼する手間とコストを削減しながら、確実性の高い書式を利用できるのは中小企業にとって特に価値があります。
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