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【１】書式概要
マンションの共用部分で何かトラブルが起きたとき、「うちの管理組合はちゃんと対応していた」と証明できますか。2026年1月、最高裁がマンション管理組合を民法上の「占有者」にあたると初めて明確に判断しました。これにより、外壁タイルの落下・配管からの漏水・手すりの腐食といった共用部分の不具合によって第三者に損害が生じた場合、管理組合が損害賠償責任を問われる可能性が従来よりはっきり認められることになりました。もはや「管理会社に任せていたから知らなかった」という言い訳は通りにくくなっています。
この書式セットは、そうしたリスクに備えて管理組合が日常的に使える実務書式を4点まとめたものです。①定期点検の結果を記録する「共用部分定期点検記録簿」、②住民からの不具合通報を漏らさず管理する「住民通報・不具合受付台帳」、③管理会社に是正を求めるための「是正指示書」、④安全管理の確認を組み込んだ「理事会議事録（リスク管理版）」の4点で構成されています。
たとえば廊下の手すりが腐食していると住民から連絡が入った場面を想像してください。このセットがあれば、通報を台帳に記録し、点検記録に状態を残し、管理会社に書面で是正を指示し、その経緯を議事録に反映する、という一連の流れをスムーズに進めることができます。「対応していた」という証跡がすべて書面で残るのが最大の特長です。
各書式はすべてWord形式（.docx）でお渡ししますので、マンション名や組合名などをご自身で自由に書き換えてお使いいただけます。専門的な知識がなくても、穴埋め感覚で記入できるよう設計しています。理事会のたびに使い回せる実用的な書式として、マンション管理に携わるすべての方にお役立ていただける内容です。
【２】収録書式一覧
本セットには「条文形式の契約書」ではなく、実務記録書式4点が含まれます。各書式の構成項目は以下の通りです。
書式１ 共用部分定期点検記録簿
記録項目① 点検対象エリア選択欄（外壁・屋上・廊下・給排水管・電気設備 等） 記録項目② 点検種別選択欄（自主・管理会社・専門業者・臨時） 記録項目③ 点検日・点検箇所・点検内容・異常の有無・対応方針・点検者（12行） 記録項目④ 理事長確認欄・次回点検予定欄
書式２ 住民通報・不具合受付台帳
記録項目① 受付番号・受付日時・報告者（部屋番号） 記録項目② 不具合箇所・通報内容概要 記録項目③ 緊急度（高・中・低）・管理会社連絡日・対応完了日・担当理事（14行） 記録項目④ 月次集計・理事長確認欄
書式３ 管理会社是正指示書
記載項目① 発行日・文書番号・宛先・差出人（理事長押印欄） 記載項目② 不具合の概要（発生日・箇所・内容・添付資料） 記載項目③ 是正指示事項（指示内容・対応期限 4行） 記載項目④ 進捗報告期限・担当理事連絡先 記載項目⑤ 管理会社受領確認欄（受領日・担当者押印）
書式４ 理事会議事録（リスク管理版）
記載項目① 開催日時・場所・出席者・議決権確認 記載項目② 第１号議題：共用部分安全管理状況の確認（必須）─ 新規不具合・通報の有無、点検報告受領確認、未対応是正指示の進捗、損害賠償責任保険の加入状況 記載項目③ 第２号議題：審議事項（修繕・点検・管理委託 等）5件 記載項目④ 第３号議題：長期修繕計画更新日・修繕積立金残高 記載項目⑤ 次回理事会予定・理事長署名押印欄
【３】各書式の解説
書式１ 共用部分定期点検記録簿
まず「知っていたか、知らなかったか」という点が、損害賠償責任の有無に大きく影響します。今回の最高裁の判断を受けて、管理組合が点検を行い、その結果を書面に残しておくことの重要性がいっそう高まりました。本書式は、点検した日付・場所・状態・対応方針をひとつの用紙で一覧管理できるように設計されています。
たとえば年に2回、外壁と給排水管を専門業者に見てもらった場合でも、この記録簿に記録を残しておかなければ、「点検した事実」を後から証明することができません。逆に言えば、この記録簿があれば「○月○日に点検し、異常を認識した時点で対応方針を定め、管理会社に指示した」という流れを書面で示すことができます。理事長の確認印欄も設けており、組織として確認した証跡を残せる点も実務上のポイントです。
書式２ 住民通報・不具合受付台帳
マンション管理の現場では、住民から口頭やLINEで「廊下の電球が切れている」「駐車場のフェンスがぐらついている」といった連絡が入ることが日常的にあります。こうした通報を口頭だけで処理していると、「いつ誰が何を報告してきたか」が後から追えなくなってしまいます。
本台帳は、通報を受け付けた日時・部屋番号・不具合箇所・緊急度・管理会社への連絡日・対応完了日をすべて1行で管理できる構造になっています。緊急度の区分（高・中・低）を設けているのは、高リスクの案件を見落とさないための仕組みです。「緊急度：高」の案件は24時間以内に管理会社へ連絡するルールを台帳の注記に明記しており、理事会での口頭確認に依存しない運用を後押しします。受付番号は是正指示書（書式３）と連動して使えるため、一連のトラブル対応を書式をまたいで追跡できます。
書式３ 管理会社是正指示書
管理会社はあくまで管理組合から業務を委託された存在です。つまり最終的な責任は管理組合にあり、管理組合が能動的に「指示した」という記録が残っていることが重要になります。本書式は、その「指示した証跡」を残すために設計された文書です。
書式の構成は、①不具合の概要、②具体的な是正指示と対応期限、③進捗報告の期限と担当連絡先、④管理会社の受領確認欄、という流れになっています。受領確認欄に管理会社の担当者が日付と押印をすることで、「この内容で指示を受けた」という事実が双方に残ります。後から「そんな指示は受けていない」というトラブルを防ぐ役割も担っています。文書番号欄を設けているため、複数の案件が並行して走る場合でも管理しやすいのも特長です。
書式４ 理事会議事録（リスク管理版）
一般的な理事会議事録は修繕の可否や予算承認の記録が中心ですが、この書式は「安全管理状況の確認」を第１号議題として固定した点が最大の特徴です。毎回の理事会で、前回からの新規通報件数・管理会社からの点検報告の受領状況・未対応の是正指示の進捗・損害賠償責任保険の加入状況を必ず確認する流れが組み込まれています。
理事の顔ぶれが毎年変わるマンションでは、引き継ぎの際に過去の対応状況が伝わりにくいという問題が起きがちです。本書式を毎回同じ形式で記録し続けることで、いつでも過去の状況を追跡できるアーカイブになります。議事録は区分所有法第42条に基づき組合員が閲覧を求めることができる書類でもあるため、形式が統一されていることは組合運営の透明性向上にも直結します。
【４】FAQ
Q1. 管理会社が入っているのに、なぜ管理組合がこういった書式を使う必要があるのですか？
管理会社はあくまで管理業務を請け負っている業者であり、万一トラブルが起きた際の最終的な責任主体は管理組合です。2026年の最高裁判決によって、管理組合が「占有者」として損害賠償責任を負う場面が明確になりました。書類で「管理組合として確認・指示していた」という証拠を残しておくことが、いざというときの備えになります。
Q2. 書式はすべてWordなので、自由に編集できますか？
はい。全4書式はWord形式（.docx）でご提供しますので、マンション名・管理組合名・部屋数に合わせて自由に変更・追記してお使いいただけます。毎月繰り返し使う書式ですので、最初に一度自組合向けにカスタマイズしておくと便利です。
Q3. 専門的な法律知識がなくても使えますか？
はい、想定しています。各書式はチェックボックスと穴埋め方式を基本にしており、専門知識がなくても記入できるよう設計しています。書式の欄外には記入上の注意点も記載しています。
Q4. 何年分の保管が必要ですか？
各書式の注記には3年以上の保管を推奨しています。実際にトラブルが発生した場合に過去の対応履歴が問われることがあるため、年度ごとにファイリングして保管することをお勧めします。
Q5. 理事会が年に数回しか開催されない場合でも使えますか？
はい。書式４の議事録は開催頻度に関係なく使えます。ただし点検記録（書式１）や通報台帳（書式２）は継続的な運用が前提ですので、少なくとも年2回以上の定期点検と、通報が入ったタイミングでの随時記録をお勧めします。
Q6. 4書式セットではなく、1書式だけ購入できますか？
本商品は4書式のセット販売となっています。それぞれの書式が相互に連携する設計（受付番号・文書番号の連携など）になっているため、セットでご利用いただくことで最大限の効果が得られます。
Q7. 高経年マンションでなくても使えますか？
もちろんです。築年数に関わらず、共用部分を持つ分譲マンションの管理組合であれば活用できます。むしろ新築マンションのうちから記録の習慣をつけておくことで、将来の管理リスクを大幅に下げることができます。
【５】活用アドバイス
① まず書式４（議事録）の第１号議題を「ルーティン化」する
本セット活用の第一歩は、毎回の理事会で書式４の第１号議題「安全管理状況の確認」を必ず行うことです。最初は慣れない項目に感じるかもしれませんが、2〜3回繰り返せば5分程度で確認できるようになります。このルーティンがあるだけで、管理組合全体の安全意識が格段に変わります。
② 書式２（通報台帳）は担当理事のスマホに常備する
住民からの通報は電話・LINE・直接声かけなど様々な形で入ってきます。紙の台帳だけでなく、Wordファイルをスマホで開けるようにしておくと、通報を受けたその場で入力できて記録漏れを防げます。月初の理事会で前月分を印刷して承認・保管するサイクルがお勧めです。
③ 書式３（是正指示書）は「お願い」ではなく「指示書」として使う
管理会社へのお願いをメールや口頭で済ませているケースは多いですが、本書式を使うことで「管理組合として正式に指示した」という記録が残ります。対応期限と報告期限を明記し、管理会社に受領確認の押印をもらうことを習慣化してください。
④ 書式番号・受付番号を一貫して使う
書式２の受付番号と書式３の文書番号を連動させることで、「どの通報がどの是正指示につながり、いつ解決したか」をあとから追跡できます。番号管理を最初から徹底することが、長期的な記録の価値を高めます。
⑤ 年度末に4書式をセットでファイリングする
年度終わりに書式１〜４を1年分まとめてファイリングし、次の理事役員に引き継ぐことを習慣にしてください。この引き継ぎの質が、マンション全体の管理水準を左右します。前任理事の対応履歴が残っていれば、新任理事も安心してスタートを切れます。
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