【１】書式概要
この規程は、企業が採用代行サービスを利用する際のルールを定めた社内規程の雛型です。近年、採用競争が激化する中で多くの企業が採用業務の一部を外部の専門会社に委託するケースが増えています。しかし、採用代行サービスを利用する際には、どの業務を委託するか、どのような会社を選ぶべきか、契約時に何を取り決めるべきかなど、様々な検討事項があります。
この規程を導入することで、採用代行サービスの利用基準が明確になり、人事部門は迷うことなく適切な業者選定と契約締結を行えるようになります。特に会社説明会の運営や応募者対応、書類選考といった具体的な委託業務の範囲が明記されているため、外部委託の境界線がはっきりします。また、業者選定の際の品質保証や費用の適正性といった判断基準も示されており、安心してサービスを利用できる体制が整います。
Word形式で提供されるため、自社の実情に合わせて委託業務の範囲を追加したり、選定基準を変更したりといった編集が簡単に行えます。採用活動が本格化する前に社内でこの規程を整備しておけば、採用シーズンに入ってからスムーズに代行サービスを活用できるでしょう。
【２】条文タイトル
第１条（目的）
第２条（採用代行サービスの利用）
第３条（利用するサービスの範囲）
第４条（採用代行サービス会社の選定基準）
第５条（採用代行サービス会社の決定手続き）
第６条（契約の締結）
第７条（管理責任者）
第８条（管理責任者の責務）
【３】逐条解説
第１条（目的）
この条文では規程全体の趣旨を明確にしています。採用代行サービスを利用する際の基準を定めることで、社内での判断基準を統一し、適切なサービス利用を図ることが狙いです。規程があることで担当者個人の判断に委ねられがちな外部委託の決定を、会社として組織的に行えるようになります。
第２条（採用代行サービスの利用）
採用業務の効率化とコスト削減という目的を掲げ、必要に応じて外部サービスを活用する方針を示しています。「必要に応じて」という表現により、全ての採用活動を外注するわけではなく、状況に応じて柔軟に判断できる余地を残しています。例えば繁忙期の新卒採用では代行サービスを利用し、少数の中途採用では自社で対応するといった使い分けが可能です。
第３条（利用するサービスの範囲）
委託できる業務の範囲を具体的に列挙することで、外部委託の境界線を明確にしています。会社説明会の運営から書類選考まで、採用プロセスの主要な業務をカバーしており、実際の採用現場でよく外注される業務が網羅されています。ただし最終的な採用決定は含まれておらず、会社の判断権を確保している点がポイントです。
第４条（採用代行サービス会社の選定基準）
業者選定時の判断基準を5つの観点から整理しています。実績重視の姿勢により信頼できる業者の選定を促し、品質保証の要求により一定水準のサービス確保を図っています。見積内容の明確性や費用の適正性により、後々のトラブルを防止する効果も期待できます。情報管理の信頼性は個人情報を多数扱う採用業務では特に重要な観点です。
第５条（採用代行サービス会社の決定手続き）
業者決定の承認権限を人事担当部長に設定することで、適切なレベルでの意思決定を確保しています。現場の担当者レベルでは判断が難しい案件でも、部長レベルであれば予算や会社方針を踏まえた総合的な判断が可能になります。決裁ルートが明確なため、意思決定のスピードアップも図れるでしょう。
第６条（契約の締結）
契約時に取り決めるべき事項を6つの項目で整理し、書面での契約締結を義務付けています。業務内容や品質基準を明確にすることでサービスレベルの認識齐合を図り、期間や場所の確定により実務上の混乱を防止します。委託料の明記により予算管理も適切に行えます。口約束ではなく書面契約とすることで、後々の紛争防止にもつながります。
第７条（管理責任者）
採用代行サービス会社との窓口となる管理責任者を人事担当課長に設定しています。課長レベルであれば現場の実情を把握しつつ、ある程度の権限を持って業者との調整を行えます。責任の所在が明確になることで、何か問題が発生した際の対応もスムーズに進むでしょう。
第８条（管理責任者の責務）
管理責任者に適切な管理義務を課すことで、外部委託後の品質維持を図っています。単に業務を委託して終わりではなく、継続的な管理により期待するサービス水準が維持されているかをチェックする仕組みです。これにより採用代行サービスの効果を最大化できます。
【４】活用アドバイス
この規程を効果的に活用するためには、まず自社の採用プロセスを整理し、どの部分を外部委託すると効果的かを検討することから始めましょう。規程の第３条で示された委託業務の範囲は一般的なものですが、自社の実情に合わせてカスタマイズすることが重要です。
業者選定の際は、第４条の選定基準を参考にしながら、複数社から見積を取得して比較検討することをお勧めします。特に採用代行サービスの実績については、自社と同じ業界や規模での実績があるかを確認すると良いでしょう。
契約締結時には第６条の項目を漏れなくチェックし、特に業務の品質基準については具体的な数値目標や評価方法を盛り込むことで、後々のトラブルを防げます。また、管理責任者は定期的に代行会社とのミーティングを設定し、進捗確認と改善提案を行う体制を構築しましょう。
【５】この文書を利用するメリット
この規程を導入することで、採用代行サービスの利用に関する社内の意思決定プロセスが明確になり、担当者の判断に迷いが生じることを防げます。業者選定基準が明文化されているため、客観的で公平な選定が可能になり、後々の責任問題も回避できるでしょう。
契約時に確認すべき事項が整理されているため、重要なポイントの見落としを防ぎ、より良い条件での契約締結が期待できます。管理責任者の設定により、外部委託後の品質管理も組織的に行えるようになり、採用代行サービスの効果を最大限に引き出せます。
さらに、この規程があることで採用代行サービスの利用に関する社内での理解と協力が得やすくなり、スムーズな導入が可能になります。Word形式で提供されるため、自社の特性に合わせた修正も簡単に行え、実用性の高い規程として長期間活用できる点も大きなメリットです。
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