【１】書式概要
この「〔改正民法対応版〕懲戒処分通知書（出勤停止）」は、会社が従業員に対して出勤停止の懲戒処分を行う際に使用する公式な通知書です。改正民法に準拠した最新の書式となっており、企業の人事・労務担当者が適切に懲戒手続きを行うための必須ツールです。
従業員の不適切な行為や規則違反があった場合、会社はこの文書を用いて正式に処分内容を通知します。処分の理由や期間を明確に記載することで、後のトラブルを防止し、公平な人事管理を実現できます。特に、従業員の重大な規則違反があり、譴責より重い処分が必要な場合や、問題行動の改善を促したい状況で活用されます。
シンプルな構成ながら必要事項を網羅し、記入欄も分かりやすく設計されているため、初めて懲戒処分を行う担当者でも迷わず作成できます。会社名や従業員名、日付などの基本情報に加え、具体的な違反行為と適用される就業規則の条項、そして処分内容と期間を明記するフォーマットになっています。
【２】解説
第●●条第●項第●号（違反行為の規定）
この条項は就業規則の中で、どのような行為が会社の規律に違反するとみなされるかを定めています。実際の現場では、この部分に「会社の秩序を乱す行為」「職務怠慢」「ハラスメント行為」「無断欠勤」「機密情報の漏洩」などの具体的な違反内容が記載されます。
例えば、ある中小企業では第36条第2項第5号に「正当な理由なく3日以上無断欠勤した場合」と定めており、従業員が連続5日間無断欠勤したケースでこの条文を適用しました。また、別の会社では第42条第1項第3号に「社内の秘密情報を外部に漏洩した場合」と定め、顧客データを私的に持ち出した社員にこの条文を適用するなどの事例があります。
懲戒処分を行う際には、この条項を明確に示すことで、なぜその行為が処分の対象となるのかを従業員に理解させる効果があります。曖昧な適用は後々のトラブルの原因となるため、会社側としては就業規則の条文と違反行為の関連性を明確にしておくことが重要です。
第●●条第●項（懲戒処分の適用）
この条項は、違反行為に対してどのような懲戒処分を適用するかを定めています。一般的な就業規則では、懲戒処分として「譴責」「減給」「出勤停止」「降格」「諭旨解雇」「懲戒解雇」などが段階的に定められています。
本通知書で適用される「出勤停止」は、譴責や減給よりも重い処分で、一定期間出勤を禁止するものです。この期間中、原則として賃金は支払われません。企業によって異なりますが、通常1日から2週間程度の期間が設定されることが多いです。
例えば、製造業のA社では、第45条第3項に「前条の違反行為のうち、重大な過失により会社に損害を与えた場合、または再三の注意にもかかわらず改善が見られない場合は、7日以内の出勤停止とする」と定めており、作業ミスを繰り返した従業員に対して3日間の出勤停止処分を適用した事例があります。
出勤停止は本人に反省の機会を与えるとともに、他の従業員への戒めとしての効果も期待できます。ただし、あまりに長期間の出勤停止は生活に大きな影響を与えるため、処分の相当性や均衡性に配慮する必要があります。実務上は、過去の類似事例との比較や、違反行為の重大性、本人の反省の程度などを総合的に考慮して期間を決定することが望ましいでしょう。
なお、懲戒処分を行う際には、就業規則に定められた手続きを遵守することが非常に重要です。多くの会社では懲戒委員会などの場で審議を行い、本人に弁明の機会を与えるなどの手続きを経ることになっています。これらの手続きを怠ると、後になって懲戒処分の有効性が争われる原因となることがあります。
実際の運用では、この通知書を直接手渡しで交付し、内容を説明した上で、改めて会社の規律の重要性を説くとともに、再発防止に向けた指導を行うことが効果的です。丁寧な対応により、本人の納得感を高め、復帰後の職場環境改善につなげることができます。
