【１】書式概要　

AI・RPA利用規程 - 企業のデジタル変革を支える社内規程テンプレート

近年、多くの企業がAI（人工知能）やRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を活用した業務効率化に取り組んでいます。しかし、これらの技術を導入する際には、適切な管理体制とルールの整備が欠かせません。本規程は、企業がAI・RPAを安全かつ効率的に活用するための包括的な社内規程のテンプレートです。

この規程テンプレートは、AI・RPAの導入から運用、管理まで全てのフェーズをカバーしており、特に中小企業から大企業まで幅広い組織規模に対応できるよう設計されています。製造業での生産管理システム、金融業での顧客データ処理、小売業での在庫管理など、業種を問わず活用できる汎用性の高い内容となっています。

規程の特徴として、まず管理体制の明確化があります。AI・RPA管理責任者の設置から推進委員会の役割まで、組織全体での責任体制を明文化しています。また、導入時の申請プロセスや審査基準、セキュリティ要件なども詳細に定めており、無秩序な導入を防ぎながら効果的な活用を促進します。

実務面では、定型的なデータ入力作業にRPAを導入する場合の申請手続きから、AIを活用したチャットボットシステムの運用管理まで、具体的な業務シーンを想定した条項が盛り込まれています。特に個人情報や機密情報を扱う際のセキュリティ対策については、昨今の情報セキュリティ要件を踏まえた厳格な基準を設けています。

この規程が特に威力を発揮するのは、新たにAI・RPAの導入を検討している企業や、既に部分的に導入しているものの全社的な管理体制が整っていない企業です。経営陣から現場の担当者まで、全ての関係者が同じ基準で行動できるよう、役割と責任を明確に定義しています。

テンプレートはWord形式で提供されるため、各企業の事情に合わせて条文の修正や追加が容易に行えます。例えば、特定の業界規制がある場合の条項追加や、社内の既存規程との整合性を図るための文言調整なども自由に行えます。

また、この規程には教育・訓練計画やインシデント対応手順も含まれており、単なるルール作りにとどまらず、実際の運用を支える仕組みまで網羅しています。特に、AI・RPAの利用者に対する継続的な教育体制や、問題発生時の迅速な対応体制の構築は、安定的な運用には不可欠な要素です。

監査や定期評価の仕組みも組み込まれており、PDCAサイクルによる継続的な改善も可能です。これにより、技術の進歩や社会情勢の変化に応じて、規程自体も進化させていくことができます。

【２】逐条解説

第1条（目的）

この条項は規程全体の根幹となる目的を明確にしています。単なる技術導入ではなく、業務効率化と品質向上という具体的な成果を目指しつつ、同時にリスク管理も重視する姿勢を示しています。例えば、経理部門でのデータ入力業務をRPAで自動化する際も、単に作業時間の短縮だけでなく、入力精度の向上や人的ミスの削減といった品質面での効果も期待できることを意味しています。

第2条（適用範囲）

適用対象を幅広く設定することで、組織全体での統一的な管理を実現しています。正社員だけでなく派遣社員も含めることで、実際の業務現場での混乱を防ぎます。例えば、コールセンターで派遣スタッフがAIチャットボットを操作する場合でも、同じルールが適用されるため、セキュリティレベルが保たれます。

第3条（定義）

技術用語の定義を明確にすることで、組織内での共通理解を促進します。特に、AIとRPAの区別を明確にすることで、導入時の混乱を避けることができます。例えば、顧客からの問い合わせに自動応答するシステムはAIに該当し、定型的な請求書発行作業を自動化するシステムはRPAに該当するといった具合に、実務での判断基準が明確になります。

第4条（管理体制）

階層的な管理体制を構築することで、責任の所在を明確にしています。取締役レベルの管理責任者を設置することで、経営レベルでの意思決定が迅速に行えます。例えば、新しいAIツールの導入可否を判断する際、現場レベルでの検討結果を踏まえて、経営判断として最終決定を下すプロセスが整備されています。

第5条（AI・RPA推進委員会の役割）

委員会の具体的な役割を明文化することで、継続的なガバナンスを確保しています。単発的な導入判断だけでなく、継続的な評価や改善まで含めた包括的な管理を行います。例えば、四半期ごとの効果測定結果を踏まえて、利用範囲の拡大や制限の見直しを行うといった、動的な管理が可能になります。

第6条（利用対象業務）

AI・RPAが効果を発揮しやすい業務類型を明示することで、導入判断の指針を提供しています。定型的で反復的な作業という基本原則に加えて、具体的な業務例を示すことで、現場での判断がしやすくなります。例えば、営業部門での見積書作成業務や、人事部門での勤怠データ集計業務などが該当します。

第7条（利用制限業務）

利用を制限すべき業務を明確にすることで、リスクの高い領域への安易な導入を防ぎます。特に、機密性の高い情報や重要な判断を伴う業務については、人間による最終確認を必須とする考え方を示しています。例えば、契約書の最終締結や、重要な投資判断などは人間が行うべき業務として位置づけられます。

第8条（導入申請）

導入プロセスを標準化することで、計画的で適切な導入を促進します。単なる思いつきでの導入ではなく、事前の十分な検討と準備を求めています。例えば、売上データの分析にAIを活用したい場合、期待される効果やリスク、必要なコストを事前に整理して申請することが求められます。

第9条（導入審査）

多角的な審査基準を設けることで、導入の妥当性を客観的に判断します。技術的な実現可能性だけでなく、費用対効果やリスク評価も含めた総合的な判断を行います。例えば、在庫管理システムの自動化を検討する際、システム導入コストと期待される効率化効果を定量的に比較検討します。

第10条（開発・構築）

システム開発の各段階で適切な管理を行うことで、品質の高いシステムを構築します。特に、テスト工程を重視することで、運用開始後のトラブルを最小限に抑えます。例えば、給与計算の自動化システムを構築する際、本格運用前に過去データを使った十分な検証を行います。

第11条（セキュリティ要件）

情報セキュリティの観点から必要な対策を明文化しています。AI・RPAシステムが扱うデータの機密性や重要性を考慮して、多層的な防御体制を構築します。例えば、顧客情報を扱うシステムでは、アクセス権限の厳格な管理と暗号化による保護を必須としています。

第12条（教育・訓練）

継続的な教育によってシステムの適切な利用を確保します。技術の進歩や脅威の変化に対応するため、定期的な更新訓練を制度化しています。例えば、新しいセキュリティ脅威が発見された場合、全利用者に対して緊急の教育を実施する体制を整えています。

第13条（運用管理）

日常的な運用状況を可視化することで、問題の早期発見と改善を図ります。定期的な報告体制により、現場レベルでの小さな問題も経営レベルで把握できるようになります。例えば、月次でのエラー発生件数や処理時間の推移を追跡し、システムの健全性を監視します。

第14条（モニタリング）

システムの技術的な状況を継続的に監視することで、安定的な運用を確保します。自動化された監視により、人間では気づきにくい微細な異常も検出できます。例えば、処理速度の低下やメモリ使用量の増加といった兆候を早期に発見し、システム障害を未然に防ぎます。

第15条（定期評価）

年次での総合的な評価により、AI・RPA活用の全体的な効果を検証します。導入時の期待値と実際の成果を比較し、今後の方針を決定します。例えば、コスト削減効果が期待値を下回っている場合、利用方法の見直しや追加投資の検討を行います。

第16条（インシデント対応）

問題発生時の迅速な対応体制を整備しています。インシデントの種類に応じて適切な報告ルートを設定し、被害の拡大を防ぎます。例えば、個人情報の漏洩が疑われる場合、法的な対応も含めて経営レベルでの判断を求めます。

第17条（是正措置）

問題の根本原因を究明し、再発防止策を講じることで、システムの信頼性を向上させます。単なる対症療法ではなく、システム全体の改善を図ります。例えば、データ処理エラーが発生した場合、エラーの修正だけでなく、同種のエラーを防ぐためのチェック機能を追加します。

第18条（監査）

第三者的な視点からの監査により、規程の遵守状況を客観的に評価します。内部監査部門による定期的なチェックにより、見落としがちな問題も発見できます。例えば、アクセスログの分析により、不適切な利用がないかを確認し、必要に応じて改善指導を行います。

第19条（規程の改廃）

技術の進歩や社会情勢の変化に応じて、規程自体を適切に更新していく仕組みを整えています。硬直的な運用ではなく、柔軟で継続的な改善を可能にします。例えば、新しいAI技術が登場した場合、その技術に対応した条項を追加するプロセスが明確になっています。

第20条（その他）

規程に明記されていない事項についても、関連する社内規程や法令に従うことを明確にしています。これにより、規程の隙間を埋めて、包括的なガバナンスを実現します。例えば、個人情報保護に関する詳細な取り扱いについては、既存の個人情報保護規程に従うことになります。