【１】書式概要
この取締役会議事録は、会社が業界団体や一般社団法人への加入を決定する際に必要となる正式な決議書面です。近年、企業のコンプライアンス強化や業界内での地位向上を目的として、多くの会社が関連する協会や団体への参加を検討しています。
このテンプレートは、そうした重要な意思決定を適切に記録し、後日の証拠書類として活用できるよう設計されています。特に新規事業展開時や業界での発言力強化を図る際、協会加入は有効な戦略となります。また、取引先からの信頼獲得や入札参加資格の取得においても、業界団体への所属は大きなアドバンテージとなることが多いのです。
Word形式で提供されているため、社名や日付、協会名などを簡単に編集することができ、どなたでも手軽にご利用いただけます。忙しい経営陣の皆様にとって、会議の準備時間を大幅に短縮できる実用的なツールとなっています。
【２】解説
開催日時
取締役会の正確な開始時刻と終了時刻を記録する部分です。会社法では取締役会の開催について厳格な手続きが求められており、議事録には必ず日時を明記する必要があります。例えば「令和6年3月15日 開会14時00分 閉会15時30分」といった具体的な記載が一般的です。
開催場所
会議が行われた場所を特定するための記載事項です。本社会議室、支店、オンライン会議システムなど、実際の開催場所を正確に記録します。昨今はテレビ会議システムを利用したリモート開催も増えており、その場合は使用したシステム名も併記することが推奨されています。
議長
取締役会を主宰する者の氏名と役職を記載します。通常は代表取締役社長が務めることが多いですが、定款や取締役会規則で別途定めがある場合はその規定に従います。議長は会議の進行を統括し、決議の可否を宣言する重要な役割を担います。
議事の経過の要領及びその結果
取締役会が適法に成立したことの確認と、審議結果の概要を示す部分です。ここで会議の正当性を担保し、後の法的争いを防ぐ基盤を作ります。「適法に成立した旨を告げ」という文言は、出席者数が定足数を満たしていることを示す重要な記載となります。
第１号議案（一般社団法人●●●協会加入の件）
具体的な審議事項とその決議内容を記録する核心部分です。業界での加入率や加入の意義について説明がなされ、満場一致で承認されたことが記載されています。例えば建設業界であれば建設業協会、IT業界であれば情報サービス産業協会への加入などが該当します。
署名捺印欄
出席した取締役および監査役全員が記名押印することで、議事録の真正性を担保する部分です。この署名により、記載内容について出席者全員が責任を負うことになります。近年は電子署名の活用も進んでいますが、重要な決議については従来通りの押印が選択されることも多いのが実情です。
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