【１】書式概要
この規程は、会社で社員が自主的に行う部活動やサークル活動を適切に管理・支援するための仕組みを整えるものです。野球部やテニス部といったスポーツ系から、写真部や料理部といった文化系まで、さまざまな活動が社内で行われている企業では、それぞれの部が好き勝手に動いてしまうと予算の使い方や活動内容の把握が難しくなります。
そこで部活動を統括する委員会を設け、各部の活動計画や予算配分、新しい部の立ち上げなどを一元的に審議・決定できるようにしました。委員会は会社側の代表者と各部の代表者で構成され、月に一度定期的に開催されます。各部は年度ごとに活動計画や収支計画を提出し、委員会の承認を得て活動を進めていきます。
この文書を使う場面としては、部活動が複数存在する企業で管理体制を整えたいとき、会社として部活動支援の方針を明確にしたいとき、部活動の予算配分ルールを透明化したいときなどが挙げられます。Word形式で提供されているため、自社の状況に合わせて委員の人数や任期、開催頻度などを自由に編集できます。専門的な知識がなくても内容を理解しやすいよう、シンプルで分かりやすい条文構成になっています。
【２】条文タイトル
- 第１条（総則）
- 第２条（目的）
- 第３条（任務）
- 第４条（構成）
- 第５条（委員の任命）
- 第６条（委員の任期）
- 第７条（委員長）
- 第８条（副委員長）
- 第９条（部の報告義務）
- 第１０条（届出）
- 第１１条（委員会）
- 第１２条（事務遂行）
【３】逐条解説
第１条（総則）
この条文では規程全体の位置づけを示しています。部活動委員会について定めるルールであることを明確にし、以降の条文で詳細を展開していく導入部分となります。どんな規程でも最初に「これは何についてのルールなのか」を宣言しておくことで、読む人が全体像を掴みやすくなります。
第２条（目的）
なぜ委員会を設置するのかという根本的な理由を述べています。単に部活動を管理するだけでなく、健全な活動を支援することで職場全体の雰囲気を良くしようという前向きな意図が込められています。例えば、フットサル部の活動を通じて普段は接点のない他部署の社員同士が仲良くなったり、写真部の展示会で社内コミュニケーションが活性化したりといった効果を期待しているわけです。
第３条（任務）
委員会が具体的に何を審議・決定するのかを列挙しています。各部の活動計画や予算配分、新しい部の設立や既存の部の廃止といった重要事項はすべて委員会を通す仕組みです。これによって「この部だけ予算が多い」「あの部は何をやっているか分からない」といった不公平感や不透明さを防げます。
第４条（構成）
委員会のメンバー構成を定めています。会社側の代表と各部からの代表で構成されるので、一方的に会社が決めるのでもなく、部活動側だけで勝手に決めるのでもない、バランスの取れた意思決定ができる仕組みです。人数は企業規模に応じて調整できるよう●印で空欄にしてあります。
第５条（委員の任命）
誰がどのように委員を決めるかを規定しています。会社代表委員は社長が直接任命し、部代表委員は各部で選んだ人を社長が承認する形です。例えばテニス部なら部員の投票で代表を決め、それを社長が正式に委員として認めるといった流れになります。
第６条（委員の任期）
委員がどのくらいの期間その役割を担うかを定めています。任期制にすることで特定の人だけがずっと委員を務める状況を避け、新しい視点や意見を取り入れやすくします。再任も可能なので、経験豊富な人が続けることもできる柔軟な設計です。
第７条（委員長）
委員会のリーダーである委員長について規定しています。会議を招集したり議事を進行したりする重要な役割を担います。会社代表委員の中から選ばれるので、会社としての方針を理解しながら委員会を運営できる人が就任することになります。
第８条（副委員長）
委員長をサポートする副委員長について定めています。委員長が出張や病気で不在のときには代わりに務めを果たします。部代表委員の中から選ばれるので、現場の部活動をよく知る人が補佐役になれる仕組みです。
第９条（部の報告義務）
各部が毎年提出しなければならない書類を明示しています。今年は何をするのか、お金をどう使うのか、去年は何をやったのか、お金をどう使ったのかを報告させることで、活動内容と予算の使い道を透明化します。例えばバスケ部なら「体育館を月2回借りる計画」「ユニフォーム購入に3万円」といった具体的な内容を提出するわけです。
第１０条（届出）
新しい部を作りたいときや既存の部を解散するときは委員会に報告するルールです。例えば「ボードゲーム部を新設したい」という社員が現れたら、いきなり活動を始めるのではなく、まず委員会に相談して承認を得る流れになります。これによって会社が把握していない部活動が勝手に動く事態を防げます。
第１１条（委員会）
委員会をどのくらいの頻度で、どうやって開催するかを定めています。月に一度は必ず開くので、部活動の状況を定期的にチェックできます。また必要があれば臨時で開催することも可能です。過半数が出席すれば会議として成立し、出席者の過半数で物事を決められるので、スムーズな意思決定ができます。
第１２条（事務遂行）
委員会の実務作業を誰が担当するかを明確にしています。人事部門が事務局として書類の管理や会議の準備などを行うことで、委員たちは議論に集中できます。例えば各部から提出された報告書を取りまとめたり、委員会の議事録を作成したりといった作業を人事が担当するわけです。
【４】活用アドバイス
まずは自社の実態に合わせて●印の部分を埋めていきましょう。会社代表委員と部代表委員の人数、委員の任期、施行日などを記入します。人数は企業規模や部活動の数によって調整してください。中小企業なら会社代表2名・部代表3名程度、大企業なら会社代表3名・部代表5名以上といった設定が考えられます。
次に、この規程を制定する前に既存の部活動の実態を調査しておくとスムーズです。どんな部が何個あるのか、各部の部員数や活動頻度、年間予算などを把握しておくことで、実情に即した運用ができます。いきなり厳格なルールを適用すると現場の反発を招くこともあるので、部の代表者たちと事前に意見交換しておくのもおすすめです。
委員会の初回では、各部に第9条で定めた書類の提出を依頼し、フォーマットも併せて配布すると良いでしょう。簡単なExcelシートやWordテンプレートを用意しておけば、各部が迷わず提出できます。予算配分の基準も最初に決めておくと公平感が生まれます。例えば「部員数に応じて基礎配分し、活動実績に応じて追加配分する」といった明確な方針があると納得感が高まります。
また、委員会の議事録は必ず残し、社内で共有できるようにしておきましょう。どの部にいくら予算が配分されたのか、どんな活動が承認されたのかをオープンにすることで、透明性が保たれます。社内ポータルサイトや掲示板に議事録を掲載するのも効果的です。
【５】この文書を利用するメリット
この規程を導入すると、部活動に関する意思決定のプロセスが明確になり、「誰がどう決めたのか分からない」という曖昧さがなくなります。予算配分も委員会で審議されるため、特定の部だけが優遇されたり、逆に冷遇されたりする不公平感を防げます。各部が活動計画や収支報告を提出する仕組みになっているので、会社として部活動の実態を把握しやすく、必要に応じてサポートもしやすくなります。
また、新しい部を立ち上げたい社員にとっても、手続きが明確になることでスムーズに活動を始められます。「誰に相談すればいいのか」「どんな書類が必要なのか」が分かるので、意欲ある社員のアイデアを形にしやすい環境が整います。逆に活動が停滞している部を整理する際も、明確なルールがあることで感情的なトラブルを避けられます。
経営層にとっては、福利厚生の一環として部活動を支援しているという姿勢を明確に示せるメリットがあります。社員のワークライフバランスや職場の一体感を重視している企業だというメッセージにもなり、採用活動でのアピールポイントにもなります。委員会を通じて会社側と部活動側のコミュニケーションが生まれるので、社員の声を拾い上げる機会にもなります。
実務面でも、人事部門が事務局として関与することで、部活動関連の問い合わせや手続きの窓口が一本化されます。これまで総務だったり経理だったり、担当が曖昧だった業務が整理され、社内の業務効率も向上します。
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