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【１】書式概要
賃貸住宅を退去したあと、「思っていたより敷金が返ってこない」「高額な原状回復費用を請求された」という経験をした方は少なくありません。この書式セットは、そういったときに自分で管理会社や大家さんと交渉するための書類一式をまとめたものです。
セットに含まれるのは3点。①管理会社や大家さんへ書面で送付できる「敷金返還請求書」、②管理会社から届いた費用明細に対して項目ごとに異議を申し立てる「原状回復費用明細 確認・異議申立書」、そして③入居時と退去時の部屋の状態を対比して記録しておける「入退去時現況チェックシート」です。
たとえばこんな場面で役立ちます。退去から数週間たっても敷金が戻ってこない、明細書を見たら「壁紙全面張替え」「ハウスクリーニング」など高額な費用が並んでいた、退去立会のときにサインを求められたが納得できない内容だった――そういったときに、この書類を使って自分の主張をきちんと形にして届けることができます。
国土交通省が公表している原状回復に関するガイドラインでは、日常的な使用による傷みや年月による劣化は借主の負担ではないとされています。たとえば日焼けした壁紙や畳の変色は、通常の生活をしていれば避けられないものなので、原則として大家さん側の負担です。こうしたルールを根拠として、費用の返還を求めるのがこの書式セットの目的です。
すべてWord形式で作成されており、物件情報や金額、振込先口座などの必要箇所をご自身で書き換えるだけでそのままお使いいただけます。弁護士や行政書士に依頼する前の初動対応として、あるいは交渉の下地をつくる一歩として、幅広い方にご活用いただける内容です。
【２】条文タイトル
01｜敷金返還請求書（内容証明用）
第１条（賃貸物件の表示）
第２条（敷金の返還請求内容）
第３条（返還を求める理由）
第４条（振込先）
第５条（期限及び通知）
02｜原状回復費用明細 確認・異議申立書
第１条（異議の対象となる費用項目）
第２条（異議の根拠）
第３条（要求事項）
03｜入退去時現況チェックシート
区分１（基本情報）
区分２（記入凡例）
区分３（玄関・廊下）
区分４（居室（洋室・和室））
区分５（キッチン・台所）
区分６（浴室・洗面台・トイレ）
区分７（ベランダ・その他）
区分８（入退去時確認署名欄）
【４】FAQ
Q1. 敷金がまったく返ってこないのですが、このセットで対応できますか？
A. はい、対応できます。まず「01 敷金返還請求書」で全額返還を求める書面を送付し、相手が明細書を提示してきた段階で「02 原状回復費用明細 確認・異議申立書」を使って個別項目に異議を申し立てる、という2段階の流れで活用できます。
Q3. 管理会社から「クリーニング費用は特約で借主負担」と言われました。どうすれば？
A. 特約が有効かどうかは、賃貸借契約書の記載内容と、当初の説明があったかどうかによって異なります。特約による費用が不当に高額である場合や、説明なしにサインさせられた場合は、異議申立書の「異議の根拠」欄にその旨を記載して交渉することができます。
Q4. 少額訴訟とはどのような手続ですか？
A. 簡易裁判所で60万円以下の金銭の支払いを求める、比較的シンプルな裁判手続です。原則1回の期日で審理が終わり、弁護士なしでも本人申立が可能です。ただし相手が通常訴訟への移行を申し立てた場合は手続が変わるため、そのリスクも念頭に置く必要があります。
Q5. チェックシートは退去後でも役に立ちますか？
A. 退去後に記録を作成しても一定の意味はありますが、証拠としての信頼性は入居時・退去時にリアルタイムで記録したものには及びません。次回の引っ越しからは入居当日に記入・撮影しておくことを強くおすすめします。
Q6. 管理会社に送った書類を無視された場合はどうすればよいですか？
A. 書類で定めた期限（14日）を経過しても回答がない場合は、簡易裁判所への少額訴訟申立や支払督促申立に進むことができます。内容証明を送付済みであることが、その後の手続において「交渉済みの事実」として機能します。
Q7. このセットはWord形式ですか？ソフトウェアは必要ですか？
A. すべてWord（.docx）形式です。Microsoft WordまたはLibreOffice（無料）で開いて編集できます。テキスト部分を書き換えるだけで使えるよう設計されています。
【５】活用アドバイス
退去が決まったら、まず「03 チェックシート」を印刷して部屋の現状を記録するところからはじめてください。退去立会いの前に全エリアを写真撮影し、撮影日時が記録された状態で保存しておくと証拠としての信頼性が高まります。できれば立会いの際に管理会社の担当者にもサインをもらいましょう。
明細書が届いたら、すぐに内容を一項目ずつ確認してください。「経年変化による劣化ではないか」「入居時からすでにあった傷ではないか」を基準に、納得できない項目に印をつけていきます。その上で「02 異議申立書」に費用項目と異議額を記入し、根拠欄には具体的な事情（例：「当該箇所は入居時の現況確認書に記録済みの既存損傷」）を書き添えると、より説得力が増します。
交渉の最終手段として「01 敷金返還請求書」を内容証明で送付することで、相手に対して「この件を本気で解決しようとしている」というメッセージを届けることができます。内容証明は送った事実と日付が郵便局に記録されるため、その後に訴訟等へ移行した場合にも手続の証拠として活用できます。
全体を通じて、書面のやり取りは必ずコピーを手元に残し、相手からの返信（メール・手紙を問わず）も保存しておくことが大切です。口頭でのやり取りは日時と内容をメモに残す習慣をつけると、後から証拠として役立てることができます。
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