【１】書式概要

この文書は、定期建物賃貸借契約が期間満了により終了することを賃借人に正式に通知するための専用書式です。定期賃貸借契約では、期間が到来すると自動的に契約が終了しますが、借地借家法第38条第4項により、貸主は期間満了の1年前から6か月前までの間に賃借人へ通知することが義務付けられています。

この通知を怠ると、契約が自動的に普通賃貸借契約に移行してしまう可能性があり、貸主にとって大きな不利益となります。アパート経営や店舗賃貸を行っている個人大家さんから不動産管理会社まで、定期賃貸借契約を締結している全ての貸主が使用する場面があります。

特に、契約更新を予定していない物件、建て替えや売却を検討している物件、一定期間のみの貸し出しを想定していた物件などで重要な書式となります。Word形式での提供により、物件情報や契約内容に応じて簡単に編集・カスタマイズが可能です。専門的な知識がない方でも、必要事項を入力するだけで適切な通知書が完成します。

【２】タイトル

• 文書タイトル部分
• 宛先（賃借人）記載部分
• 差出人（賃貸人）記載部分
• 通知内容本文
• 物件詳細記載部分（記書き形式）

【３】解説

文書タイトル部分

改正民法対応版と明記することで、2020年4月施行の改正民法に準拠していることを明確にしています。定期建物賃貸借契約の終了通知であることが一目で分かる表題となっており、後日の証拠書類としても有効です。

日付記載部分

通知書作成日を記載します。借地借家法の要件である「期間満了の1年前から6か月前まで」の期間内に作成・送付されたことを証明する重要な要素です。例えば、2025年3月末で契約が終了する場合、2024年3月から9月の間に通知する必要があります。

宛先・差出人部分

賃借人の氏名と賃貸人の住所・氏名を明記し、印鑑を押印します。法人の場合は代表者印、個人の場合は実印または認印を使用します。正確な当事者の特定により、通知の有効性を確保できます。

通知内容本文

借地借家法第38条第4項に基づく通知であることを明記し、契約終了日を具体的に記載します。この条項は定期賃貸借契約特有の規定であり、通常の賃貸借契約とは異なる終了手続きを定めています。

物件詳細記載部分（記書き形式）

対象物件の特定情報（建物名・階数・面積）、契約締結日、契約期間を記載します。複数物件を管理している場合、物件の取り違えを防ぐ重要な情報となります。面積は平方メートルと坪数の両方を記載することで、より正確な物件特定が可能です。

【４】活用アドバイス

この文書を効率的に活用するためには、まず契約管理台帳との連携が重要です。定期賃貸借契約の一覧表を作成し、各契約の終了予定日から逆算して通知時期を管理することで、通知漏れを防げます。

Word形式の特徴を活かし、よく使用する物件情報をあらかじめテンプレート化しておくことをお勧めします。建物名や所在地などの基本情報を保存しておけば、契約ごとに一から入力する手間が省けます。

送付方法については、内容証明郵便または特定記録郵便を利用することで、確実に通知したことの証拠を残せます。普通郵便では「送った・送らない」のトラブルになる可能性があります。

また、この通知書とは別に、賃借人への丁寧な説明も併せて行うことが実務上重要です。突然の通知で関係が悪化することを避け、可能であれば事前の相談時間を設けることも検討してください。

【５】この文書を利用するメリット

最大のメリットは、借地借家法の要件を満たした確実な通知が行えることです。自己流で作成した通知書では、必要な記載事項が不足し、後日無効とされるリスクがあります。この書式を使用することで、そうした心配を解消できます。

時間と手間の大幅な削減も重要なメリットです。ゼロから通知書を作成する場合、関連条文の調査や記載事項の確認に多くの時間を要しますが、この書式なら必要事項を入力するだけで完成します。

Word形式での提供により、物件ごとの個別事情に応じたカスタマイズが容易です。例えば、店舗用途の場合は「貸室」を「店舗」に変更したり、特記事項を追加したりできます。

専門家への依頼コストも削減できます。司法書士や行政書士に通知書作成を依頼すると数千円から数万円の費用がかかりますが、この書式があれば自分で対応可能です。

さらに、適切な通知により契約関係が明確になり、後日のトラブル防止にも繋がります。賃借人との間で「聞いていない」「知らなかった」といった争いを避けることができます。