【１】書式概要
この不採用通知書は、企業が採用選考を行った応募者に対して、選考結果をお断りする際に使用する正式な通知書です。人事担当者の方々にとって、採用活動において避けて通れない重要な業務の一つが、残念ながら採用に至らなかった応募者への丁寧な連絡です。
採用選考では多くの優秀な方々からご応募をいただきますが、採用枠の関係でお断りしなければならない場面が必ず発生します。そうした際に、応募者の方に失礼のないよう、また企業としての品格を保ちながら適切にお断りの意向をお伝えするのがこの通知書の役割となります。
メールや電話での連絡も可能ですが、正式な書面での通知は応募者への敬意を示すとともに、採用プロセスの完了を明確に記録として残すことができます。特に面接まで進んだ応募者や、選考に時間をかけた場合には、丁寧な書面での通知が求められることが多いでしょう。
改正民法に対応した内容となっており、現在の労働関連の規則に適合した表現を採用しています。汎用型として作成されているため、業種や企業規模を問わず幅広くご活用いただけます。人事部門の効率化と、応募者への適切な対応を両立させる実用的な書式です。
【２】解説
日付・宛先部分
文書の冒頭に記載される日付と宛先は、通知の正式性と個別性を示す重要な要素です。日付は通知を発送する日を記載し、宛先は応募者の氏名を正確に記入します。これにより、いつ誰に対して発送されたかが明確になり、後日の確認や記録管理に役立ちます。実際の使用時には「●」部分を具体的な日付や氏名に置き換えることで、個々の応募者に対応した通知書として機能します。
差出人表示
企業名を明記することで、通知の発信元を明確にしています。株式会社の表記により、法人としての正式な通知であることを示しています。実務では、人事部長名や代表取締役名を併記する場合もありますが、この雛形では企業名のみの簡潔な形式となっています。
件名表示
「不採用通知書」という明確な件名により、文書の目的を一目で理解できるようにしています。応募者が受け取った際に内容を即座に把握できるため、心理的な準備時間を提供する配慮でもあります。
挨拶部分
「拝啓 時下ますますご清祥のことと、お慶び申し上げます」という定型的な挨拶文により、ビジネス文書としての格式を保っています。この表現は季節を問わず使用できる汎用的な挨拶であり、相手への敬意を示すとともに、文書全体の印象を和らげる効果があります。
選考参加への謝辞
応募者が貴重な時間を割いて選考に参加してくれたことへの感謝を表明しています。「お越しくださり」という表現により、面接や試験会場まで足を運んでいただいた労力への配慮を示しています。この謝辞により、単なる断りの通知ではなく、相手への敬意を込めた丁寧な対応であることを印象づけます。
選考結果の通知
「慎重に検討させていただきました結果」という表現により、企業が真剣に選考を行ったことを伝えています。「誠に残念ですが」という前置きにより、企業側も不本意である旨を示し、応募者への配慮を表現しています。結果の通知は明確でありながらも、相手の気持ちに寄り添う表現となっています。
資料返却の案内
「お預かりしておりました資料につきましては同封致しました」により、履歴書や作品集などの提出書類を返却することを明記しています。これは応募者の個人情報保護の観点からも重要な配慮であり、選考プロセスの完了を示す意味もあります。「ご査収ください」という表現により、確認をお願いする丁寧な依頼となっています。
質問対応の制限
「選考過程及び採否の理由については一切お答えいたしかねます」という明記により、後日の問い合わせに対する企業の方針を明確にしています。これは人事担当者の業務負担軽減と、他の応募者との公平性確保の観点から設けられる条項です。実務では、この記載により無用なトラブルを避けることができます。
結語
「敬具」により文書を締めくくり、全体として格式ある通知書の体裁を完成させています。拝啓で始まり敬具で終わる形式は、日本のビジネス文書における基本的なマナーに則った構成となっています。
