【１】書式概要
この文書は、企業が保有する売掛金や受取手形などの債権について、延滞が発生する前の予防策から、延滞発生後の督促、回収、さらには法的手続や償却までを一貫して管理するための規程を定めたものです。取引先の信用調査や与信枠の設定、期日の管理、延滞債権の分類と対応方針など、実務で必要となる流れを体系的にまとめているため、経理・財務部門や営業部門で即戦力として活用できます。
特に、中小企業においては延滞が経営リスクに直結することが多いため、事前の体制整備に役立ちます。Word形式で編集可能なため、自社の実態に合わせて柔軟に修正・追加でき、現場で即座に導入できる実用的な内容となっています。専門的な知識がなくても理解しやすい表現で記載されており、経営者や実務担当者が安心して利用できる雛形です。
【２】条文タイトル
-
第1条（目的）
-
第2条（適用範囲）
-
第3条（定義）
-
第4条（組織体制）
-
第5条（管理部門の職務）
-
第6条（営業部門の職務）
-
第7条（与信審査）
-
第8条（与信限度額の設定）
-
第9条（支払条件の設定）
-
第10条（債権の期日管理）
-
第11条（延滞の把握）
-
第12条（延滞債権の分類）
-
第13条（督促）
-
第14条（延滞発生時の対応）
-
第15条（回収計画）
-
第16条（法的措置の実施）
-
第17条（貸倒引当金）
-
第18条（償却）
-
第19条（報告）
-
第20条（規程の改廃）
-
第21条（細則）
【３】逐条解説
第1条（目的）
この規程の役割は、債権の回収遅延を未然に防ぎ、万が一延滞が起きた場合でも確実に管理・回収できる仕組みを整えることです。売掛金の回収が遅れると、資金繰りが不安定になり経営全体に悪影響が及びます。そのため、目的を明文化することで、全社員が「延滞を出さない」「出ても早期に対応する」という共通認識を持つことができます。
第2条（適用範囲）
本規程の対象は、会社が持つすべての営業債権です。売掛金や受取手形といった日常的な債権が中心ですが、特殊な取引による債権については柔軟に別途規定できる仕組みを残しています。これにより、業種や取引先の特性に応じた対応が可能となります。
第3条（定義）
重要な用語を統一的に理解できるように、債権や延滞債権、管理部門、営業部門などの基本的な定義を定めています。例えば「延滞債権」を「支払期日を過ぎても入金がない債権」と明確に定義しておくことで、担当者間の認識のズレを防ぎ、スムーズな情報共有が可能になります。
第4条（組織体制）
債権管理の責任を明確にするため、最高責任者を代表取締役と定め、実務責任者を担当取締役に置く仕組みです。さらに、日々の業務を担う債権管理課を設けることで、トップから現場まで一貫した管理体制を確立しています。
第5条（管理部門の職務）
管理部門の役割は、信用調査や与信枠の設定、期日管理、督促、法的措置など多岐にわたります。実務担当者にとっては「自分の範囲はどこまでか」が明確になり、組織として効率的に動くことができます。特に、取締役会への定期報告を義務付けている点は、経営判断を支える重要な仕組みです。
第6条（営業部門の職務）
営業部門は取引先に最も近い立場として、信用状況の把握や初期延滞への対応を担います。管理部門と協力して回収活動を行うことで、経理だけでは見落としがちな現場感覚を生かした対応が可能となります。現場と管理部門の連携が、延滞債権削減のカギとなります。
第7条（与信審査）
新規取引を始める際の信用調査を徹底する規定です。財務内容や取引履歴、信用調査会社の情報、経営者の資質など多角的に判断することで、リスクの高い取引先との契約を未然に回避できます。例えば、財務上は健全でも業界動向が下降傾向なら、与信枠を抑えるといった判断に活かせます。
第8条（与信限度額の設定）
与信限度額とは「どこまでの取引を許容するか」という上限値のことです。財務状況や実績、担保の有無に基づいて決められます。年1回以上の見直しを義務付けることで、古い情報に頼らず、最新の経営状況に応じた柔軟な対応が可能となります。
第9条（支払条件の設定）
取引先ごとの信用力を考慮し、支払条件を適切に設定する規定です。支払期日を毎月末に原則統一しているため、資金繰りの見通しが立ちやすく、会計処理の効率化にもつながります。
第10条（債権の期日管理）
管理部門が支払期日をシステムで管理し、入金状況を逐一確認する仕組みです。指定口座への振込を基本ルールとすることで、現金取引や手形リスクを抑え、透明性の高い取引を維持できます。
第11条（延滞の把握）
延滞をいち早く察知することがポイントです。日次で入金を確認し、期日を過ぎた債権を「延滞台帳」に記録します。これにより、延滞状況が放置されるリスクを防ぎ、初期対応につなげられます。
第12条（延滞債権の分類）
延滞債権を「初期延滞」「要注意債権」「危険債権」「回収懸念債権」「実質破綻債権」の5段階で分類します。例えば、支払期日を過ぎて1ヶ月以内なら「初期延滞」、6ヶ月を超えると「回収懸念」となります。こうした分類により、延滞の深刻度に応じた適切な対応を行うことが可能です。
第13条（督促）
延滞が発生した場合の具体的な督促手順を明示しています。電話、督促状、内容証明郵便と段階を踏むことで、相手に誠意ある対応を求めながら、記録を残して法的手続きに備えることができます。
第14条（延滞発生時の対応）
延滞の深刻度ごとに対応が定められています。例えば初期延滞は営業部門が取引先に確認を行い、要注意債権では分割払いの交渉、危険債権になると担保権の実行や法的措置を検討します。ステップごとの明確な基準により、対応が後手に回ることを防げます。
第15条（回収計画）
「要注意債権」以上の案件には必ず回収計画を立案します。債権の内容、延滞の経緯、取引先の現状、具体的な回収手段まで記載することで、場当たり的な対応ではなく、組織的かつ計画的な回収が可能になります。
第16条（法的措置の実施）
支払い約束の不履行や行方不明、破産申立てなどの場合には法的措置を検討します。顧問弁護士と協議して判断し、金額に応じて担当取締役または代表取締役の決裁が必要です。実務の現場で「どの段階で弁護士を入れるべきか」が明確になります。
第17条（貸倒引当金）
延滞債権の分類ごとに引当金を設定します。要注意20％、危険50％、回収懸念80％、実質破綻100％と基準を明示することで、会計処理の透明性と一貫性を確保できます。
第18条（償却）
破産終結や強制執行失敗など、回収不能と判断される場合には債権を償却します。償却には取締役会の承認を必要とするため、慎重な意思決定が担保されます。
第19条（報告）
管理部門は、毎月の経営会議で延滞状況や回収進捗を報告し、さらに四半期ごとに取締役会へ状況を報告します。これにより、経営層が延滞リスクを常に把握し、戦略的な判断を下せる体制が整います。
第20条（規程の改廃）
規程の改正や廃止には取締役会の決議を要します。これにより、重要な規程変更が経営陣の承認なく行われることを防ぎます。
第21条（細則）
細かな運用ルールは管理部門担当取締役が定めることとしています。状況に応じて柔軟にルールを補完できるため、実務上の利便性が高まります。
【４】活用アドバイス
この規程は、単に備え付けるだけではなく、実際の延滞発生時にすぐ参照できる「マニュアル」として活用することが効果的です。例えば、新任の営業担当や経理担当に教育資料として配布すると、債権管理に関する社内教育の基盤になります。また、定期的に運用状況を振り返り、実際のトラブル事例を本規程と照らし合わせて見直すことで、さらに現実的な改善策を取り込むことができます。
【５】この文書を利用するメリット
-
債権管理の一貫したルールを整備することで、担当者ごとのバラつきをなくし、社内統制が強化されます。
-
与信管理から回収までを体系化しているため、資金繰りの安定に直結します。
-
Word形式で提供されるため、自社の業種や取引実態に合わせて容易に修正・追記できます。
-
弁護士や専門コンサルに依頼する前に、自社でベースとなる仕組みを構築できるため、コスト削減効果が期待できます。
【６】価格・コスト比較での安心感
通常、弁護士やコンサルタントに依頼して同様の規程を整備すると数万円から十数万円の費用が発生します。しかし、この雛形であれば、そのコストのごく一部で即導入が可能です。すぐに社内規程として活用でき、法務や経理の担当者が短期間で運用に移せる安心感があります。
|
