〔１〕書式概要
この書式は、社員が会社を退職する際に提出する「退職届」と「機密保持に関する誓約」を一体化したものです。単なる退職の意思表示だけでなく、退職後も会社の情報を守る約束を明確にする点が大きな特徴です。社内で扱う顧客情報や技術データ、経営の内情など、退職者が知り得た情報を第三者に漏らさないことを誓約することで、会社の信用や事業継続に安心感を与えます。
さらに本書式は 参考和訳付き であるため、英語版と日本語版の双方を確認でき、海外企業との取引や外資系企業での活用にも適しています。社内の法務担当や総務部門が外国人社員や英語契約に慣れていなくても、和訳を併記することで内容を正しく理解できるよう工夫されています。
実務では、人事部門や管理部門が退職手続きの一環として使用することが多く、企業のリスク管理の観点からも重要です。Word形式で編集可能なため、自社の事情に合わせて日付や条件（たとえば競業避止期間や地域）を柔軟に調整でき、幅広い業種に活用できます。法律や会計の専門知識がなくても理解できる内容なので、中小企業の経営者や総務担当者にも扱いやすい書式です。
〔２〕条文タイトル
第１条（退職の通知 / Notification of Retirement）
第２条（機密保持の再確認 / Reconfirmation of Confidentiality Obligation）
第３条（機密情報の定義と範囲 / Definition and Scope of Confidential Information）
第４条（資料・媒体の返還義務 / Obligation to Return Materials and Media）
第５条（競業避止義務 / Non-Competition Obligation）
第６条（違反時の責任 / Liability for Breach）
〔３〕逐条解説
第１条（退職の通知 / Notification of Retirement）
退職することを正式に会社へ伝える基本条項です。これにより会社は、円滑に引継ぎや退職手続きを進められるようになります。たとえば人事担当者が社会保険の資格喪失手続きを進める際の基礎となります。
第２条（機密保持の再確認 / Reconfirmation of Confidentiality Obligation）
入社時などに提出した誓約を改めて確認する意味があります。会社によっては新たな誓約書を再度求める場合もありますが、この条項で「継続して守る」ことを明示することで、退職後の情報流出リスクを抑制できます。
第３条（機密情報の定義と範囲 / Definition and Scope of Confidential Information）
顧客データ、未公開情報、経営方針、人事情報など、具体的に「秘密」にあたる内容を例示しています。実務上は、このように例を挙げておくことで退職者に分かりやすく、誤解を防ぐ効果があります。たとえば金融業界であれば投資基準や顧客資産情報、製造業であれば製造ノウハウなどが該当します。
第４条（資料・媒体の返還義務 / Obligation to Return Materials and Media）
退職者が業務上入手した書類やデータを会社に返却する義務を定めています。紙資料だけでなくUSBやクラウドのコピーも対象に含まれるため、セキュリティ管理に直結する重要な規定です。
第５条（競業避止義務 / Non-Competition Obligation）
退職後、一定期間や地域で会社と競合する企業への就職や起業を禁止する条項です。たとえば「退職後２年間、東京都内において競合会社に就職しない」といった具体的な条件を定めることが可能です。これにより自社の事業ノウハウの流出を防げます。
第６条（違反時の責任 / Liability for Breach）
もし誓約に違反した場合は、退職者本人が損害賠償責任を負う可能性があることを明記しています。これにより、退職者が契約の重みを理解しやすくなり、抑止効果が期待できます。
〔４〕活用アドバイス
この書式は、退職手続きの際に必ずサインを得ることで効果を発揮します。社内規程や雇用契約書と併せて保管し、後日紛争が起きたときの証拠資料としても有効です。特に参考和訳付きであるため、外国人社員や英語に不慣れな担当者でも正しく理解・運用できるのが大きな利点です。会社側は退職者に十分な説明を行い、署名押印を確実に行うことが重要です。また、業界の実情に合わせて競業禁止の期間や範囲を調整すれば、実効性がさらに高まります。
〔５〕この文書を利用するメリット
この書式を使うことで、退職に伴う事務処理とリスク管理を一括して行えるため、効率的かつ安心感のある対応が可能になります。特に情報漏洩や不正競争のリスクを防止でき、会社の信用維持や顧客保護につながります。
また、参考和訳が付いているため、英語と日本語を照合しながら利用でき、国際的なビジネス環境でも対応可能です。さらに、Word形式で編集可能なため、自社の事情に合わせてすぐに活用できる柔軟性も大きなメリットです。
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