【１】書式概要　

この規程は、企業においてペーパーレス化を体系的に推進するための包括的な社内規程テンプレートです。現代のビジネス環境において、紙文書から電子文書への移行は単なる環境対策にとどまらず、業務効率の向上、コスト削減、情報セキュリティの強化という重要な経営課題となっています。

本規程では、電子文書の作成から管理、保存、そして電子決裁システムの運用まで、ペーパーレス化に必要な全ての要素を網羅的に定めています。特に注目すべきは、単に紙を電子化するだけでなく、組織全体でのデジタル変革を推進するための体制づくりまで含んでいることです。ペーパーレス推進委員会の設置、各部門の推進責任者の役割、進捗管理の仕組みなど、実際の導入現場で必要となる具体的な運用方法が詳細に記載されています。

この規程は、新たにペーパーレス化を導入する企業はもちろん、既存の取り組みを体系化したい企業にとっても価値のある資料となります。例えば、リモートワークの普及に伴い紙文書の管理が困難になった企業、印刷コストの削減を求められている企業、情報セキュリティの強化が急務の企業などで活用いただけます。また、ISO14001などの環境管理システムの構築や、働き方改革の推進、DX（デジタルトランスフォーメーション）の取り組みの一環としても有効です。

Word形式で提供されているため、各企業の実情に合わせて条文の修正や追加が容易に行えます。会社名や部門名の変更、独自のシステム名の追加、業界特有の要件の盛り込みなど、柔軟にカスタマイズしていただけます。

【２】条文タイトル

第1条（目的）
第2条（定義）
第3条（適用範囲）
第4条（ペーパーレス推進委員会）
第5条（推進責任者）
第6条（電子文書の作成）
第7条（電子文書の管理）
第8条（電子決裁の実施）
第9条（文書の電子保存）
第10条（紙文書の電子化）
第11条（印刷の制限）
第12条（会議の電子化）
第13条（電子署名の利用）
第14条（システム及び機器の整備）
第15条（教育及び研修）
第16条（進捗状況の測定）
第17条（改善活動）
第18条（セキュリティ対策）
第19条（例外措置）
第20条（規程の改廃）

【３】逐条解説

第1条 目的

この条文は規程全体の理念を示す重要な条項です。ペーパーレス化の推進により、環境負荷の低減、業務効率向上、コスト削減、情報セキュリティ強化、迅速な業務遂行という5つの目標を掲げています。例えば、年間の紙代とコピー代だけで数百万円のコストが発生している企業では、電子化により大幅な経費削減が期待できます。

第2条 定義

規程で使用する専門用語を明確に定義することで、解釈の混乱を防ぎます。特に「電子署名」の定義では、文書の改ざん検知機能と本人確認機能を明記しており、これにより紙の印鑑と同等の効力を持つことを示しています。実際の業務では、契約書や稟議書などの重要文書において、この電子署名が威力を発揮します。

第3条 適用範囲

全部門・全従業員を対象とする包括的な適用範囲を定めています。ただし、法令で紙での作成・保存が義務付けられている文書は例外とする現実的な配慮も含んでいます。例えば、一部の契約書や許認可関連書類などは、関連法規により紙での保存が必要な場合があります。

第4条 ペーパーレス推進委員会

組織的な推進体制の要となる委員会の設置を定めています。社長指名の役員を委員長とすることで、トップダウンの強い推進力を確保しています。委員会には総務部長、情報システム部長、各部門代表が参加し、全社横断的な取り組みを可能にしています。

第5条 推進責任者

各部門長を推進責任者とし、現場レベルでの実行責任を明確にしています。これにより、本社主導だけでなく、各部門での自発的な取り組みを促進します。定期的な報告義務により、進捗の見える化も図られています。

第6条 電子文書の作成

文書作成の電子化を原則化し、指定ソフトウェアとテンプレートの使用を義務付けています。作成者名と作成日時の記録により、文書の責任の所在を明確にしています。例えば、提案書や報告書の作成において、統一されたフォーマットを使用することで、品質の向上と効率化を同時に実現できます。

第7条 電子文書の管理

文書管理システムを活用した体系的な管理を規定しています。アクセス権限の設定により、機密情報の保護と必要な情報へのアクセス性を両立させています。保存期間の設定により、無駄な文書の蓄積を防ぎ、システムの効率的な運用を図っています。

第8条 電子決裁の実施

承認・決裁プロセスの電子化を原則化しています。電子署名やシステム上の承認操作により、従来の押印と同等の効力を持たせています。職務権限規程との連携により、適切な決裁ルートを確保しています。

第9条 文書の電子保存

文書保存の電子化を原則とし、検索性、可読性、真正性の確保を求めています。定期的なバックアップにより、災害等による文書消失のリスクを軽減しています。クラウドストレージの活用により、場所を選ばない文書アクセスが可能になります。

第10条 紙文書の電子化

既存の紙文書や外部からの受領文書についても、積極的な電子化を推進しています。PDF形式での保存により、汎用性の高い電子文書として活用できます。原本の取り扱いについては、法的要件を確認した上での判断を求めています。

第11条 印刷の制限

印刷を必要最小限に抑制し、印刷する場合も環境に配慮した方法を採用するよう定めています。両面印刷や縮小印刷の活用により、紙使用量の削減を図っています。カラー印刷の制限により、インクコストの削減も実現できます。

第12条 会議の電子化

会議運営の完全電子化を目指しています。資料の電子配布、プロジェクターやタブレットの活用により、紙資料を一切使用しない会議の実現を図っています。議事録の電子化により、会議後の情報共有も効率化されます。

第13条 電子署名の利用

重要文書における電子署名の活用を規定しています。電子署名法に基づく電子署名の利用により、法的効力を確保しています。契約書などの重要文書において、従来の印鑑と同等の法的効力を持たせることができます。

第14条 システム及び機器の整備

ペーパーレス化に必要なインフラ整備を情報システム部の責任で行うことを定めています。セキュリティ、利便性、費用対効果を考慮した選定により、適切なシステム導入を図っています。

第15条 教育及び研修

従業員への教育・研修を通じて、ペーパーレス化の浸透を図っています。新入社員研修での基本教育、システム導入時の操作研修により、全従業員のスキル向上を目指しています。

第16条 進捗状況の測定

5つの具体的な指標により、ペーパーレス化の進捗を定量的に測定しています。紙の購入量、コピー機の使用状況、電子決裁の利用率などの指標により、取り組みの効果を可視化できます。

第17条 改善活動

測定結果に基づく継続的な改善活動を規定しています。課題の特定から改善策の実施、好事例の横展開まで、PDCAサイクルを回すことで、持続的な改善を図っています。

第18条 セキュリティ対策

電子文書の取り扱いにおける情報セキュリティの確保を重視しています。機密情報については、アクセス制限や暗号化などの特別な保護措置を講じることで、情報漏洩のリスクを最小限に抑えています。

第19条 例外措置

業務遂行上の支障がある場合の例外的な措置を定めています。委員会の承認を得ることで、一定期間の例外適用を可能にしています。半年以内の期間制限により、例外措置の常態化を防いでいます。

第20条 規程の改廃

規程の改廃手続きを明確にしています。委員会での審議と取締役会での承認により、適切なガバナンスを確保しています。社会情勢の変化に応じた規程の見直しが可能になります。