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【１】書式概要 この金銭出納取扱規程は、会社や組織における現金や預金の適切な管理・運用を実現するための実務規程書です。日々の現金収支から銀行取引、小切手の取り扱いまで、お金に関わるあらゆる業務手順を体系的に整理した包括的な管理マニュアルとして機能します。
経理部門の担当者が毎日行う現金の受け取りや支払い、銀行への入金作業、領収書の発行といった基本業務から、前払金や仮払金の処理、小口現金の運用まで、実際の業務現場で必要となる具体的な手続きをすべて網羅しています。特に、誰がどの業務を担当し、どのような承認プロセスを経て支払いを行うかといった責任の所在を明確化することで、不正防止と業務効率化を同時に実現できる仕組みになっています。
新規開業する事業者から既存企業の経理体制見直しまで、規模や業種を問わず幅広く活用いただけます。Word形式で提供しているため、自社の実情に合わせて部署名や承認権限者を簡単に変更・編集することが可能です。経理や財務の専門知識がない方でも、この規程に沿って業務を進めることで、適切な金銭管理体制を構築できるよう、分かりやすい表現と具体的な手順で構成されています。
【２】条文タイトル
第１条（目的）
第２条（範囲）
第３条（出納担当部署）
第４条（出納責任者）
第５条（出納担当者）
第６条（間接入金）
第７条（領収書）
第８条（収納）
第９条（支払基準）
第10条（支払の依頼）
第11条（出金）
第12条（前渡し及び仮払いの請求）
第13条（小切手の振出）
第14条（手形の振出禁止）
第15条（手形・小切手の収納）
第16条（領収書の取得）
第17条（書き損じまたは取消）
第18条（残高照会）
第19条（小口現金）
第20条（印鑑の保管）
第21条（事故措置）
【３】逐条解説
第１条（目的）
この規程が作られた理由と位置づけを明確にした条文です。経理規程という上位のルールに基づいて、より具体的な金銭の取り扱い方法を定めたものであることを示しています。会社全体の経理体制の中で、この規程がどのような役割を果たすのかを理解するための出発点となります。
第２条（範囲）
この規程で管理する「金銭」の定義を詳しく説明した条文です。現金はもちろん、小切手や郵便為替といった現金同等物も含むことを明記しています。例えば、取引先から受け取った約束手形や、満期になった債券の利息なども金銭として扱うことになります。日常業務で「これは金銭に含まれるのか？」と迷った際の判断基準となる重要な条文です。
第３条（出納担当部署）
金銭の出し入れを担当する部署を明確に定めた条文です。●●部という表記になっているため、実際の運用時には「経理部」「財務部」など自社の組織体制に合わせて変更します。全社的な金銭管理の責任が一箇所に集約されることで、統制が効いた管理体制を構築できます。
第４条（出納責任者）
金銭出納業務の最終的な責任者を定めた条文です。財務経理総括責任者が責任者となることで、経理業務全体を統括する立場の人が金銭管理にも責任を持つ体制になります。通常は経理部長や財務部長クラスの管理職がこの役割を担うことになります。
第５条（出納担当者）
実際に金銭の出し入れを行う担当者の選任方法と制限事項を定めた条文です。重要なのは、お金を扱う人と帳簿を作成する人を分ける「職務分離」の原則が盛り込まれていることです。これにより、一人の担当者が帳簿を操作して不正を隠すことを防止できます。例えば、現金を受け取る人と会計仕訳を作成する人は別々にすることが求められます。
第６条（間接入金）
出納担当者以外の人がお金を受け取った場合の処理方法を定めた条文です。営業担当者が取引先から現金で代金を受け取った場合などに、速やかに出納担当者に渡すことを義務づけています。これにより、会社に入ってくるお金の流れを一元管理できます。
第７条（領収書）
領収書の発行ルールを定めた条文です。お金を受け取ったら必ず領収書を発行することが基本ですが、銀行振込の場合は省略できるとしています。また、事前に領収書を発行する必要がある場合（例：展示会での前売り券販売など）の承認手続きも規定しています。
第８条（収納）
受け取った現金を速やかに銀行口座に入金することを定めた条文です。現金を長期間手元に置いておくことのリスクを回避し、資金管理を銀行システムで行うことを基本としています。管理口座も出納担当部署に限定することで、資金の所在を明確化しています。
第９条（支払基準）
支払いを行う際の基本的な条件を定めた条文です。契約書で支払条件が決まっていればそれに従い、決まっていない場合は月末締め翌月末払いを標準とすることを規定しています。これにより、資金繰りの計画を立てやすくなります。
第10条（支払の依頼）
お金を支払う際の手続きを定めた条文です。各部署の担当者が「支払依頼書」を作成し、職務権限に応じた承認を得てから出納部門に依頼する仕組みです。例えば、総務部が備品を購入した場合、購入担当者が支払依頼書を作成し、総務部長の承認を得てから経理部に支払いを依頼することになります。
第11条（出金）
実際に支払いを実行する際の確認事項を定めた条文です。出納担当者は、請求書の内容と支払依頼書の整合性、適切な承認の有無、取引条件との一致などを確認してから支払いを行います。この段階での二重チェックにより、誤った支払いや不正な支払いを防止できます。
第12条（前渡し及び仮払いの請求）
出張費や交際費など、事前に現金が必要な場合の手続きを定めた条文です。承認を得て前払いを受けた担当者は、支出確定後に精算書と領収書を提出することが義務づけられています。例えば、営業担当者が出張する際に旅費を前払いで受け取り、帰社後に実際の支出額で精算する場合などに適用されます。
第13条（小切手の振出）
小切手を発行する際の手続きを定めた条文です。職務権限に基づく承認と財務経理総括責任者による発行、さらに印章管理規程に従った押印という三重のチェック体制が組まれています。出納担当者は押印できないとすることで、権限の分散と不正防止を図っています。
第14条（手形の振出禁止）
約束手形の振出を禁止する条文です。手形は支払いを先延ばしにする仕組みであり、資金繰りの悪化や信用リスクを伴うため、原則として使用しないことを明記しています。健全な資金管理の観点から重要な規定です。
第15条（手形・小切手の収納）
取引先から受け取った手形や小切手の処理方法を定めた条文です。各部署で受け取った場合でも、速やかに出納担当部署に送付し、専門的な知識を持つ担当者が取立て手続きを行うことで、確実な資金回収を図ります。
第16条（領収書の取得）
支払いを行った際に必ず領収書を取得することを定めた条文です。銀行振込の場合は通帳の記録で代用できるとしており、支出の証跡を確実に残すことを求めています。これは税務調査や監査の際にも重要な証拠書類となります。
第17条（書き損じまたは取消）
小切手や領収書を書き間違えた場合の処理方法を定めた条文です。再使用できないよう処理して保管することで、悪用を防止します。例えば、「無効」の印を押したり、複写式の場合は全ての用紙に処理を施したりします。
第18条（残高照合）
銀行預金の残高確認を定期的に行うことを定めた条文です。毎月末に銀行の記録と自社の帳簿を照合し、決算期末には銀行から正式な残高証明書を取得します。これにより、帳簿の正確性を担保し、資金管理の透明性を確保できます。
第19条（小口現金）
日常的な小額支払いのための現金管理を定めた条文です。各部署に一定額の現金を置き、必要に応じて支払いに充てる仕組みです。管理責任者と担当者を明確に定め、定期的な精算と残高確認を求めることで、適切な管理を確保しています。
第20条（印鑑の保管）
金銭取引に使用する重要な印鑑の保管責任者を定めた条文です。領収書用の印鑑と銀行取引用の印鑑を出納責任者が一元管理することで、印鑑の悪用を防止し、責任の所在を明確化しています。
第21条（事故措置）
現金の紛失や過不足、手形の不渡りなどの事故が発生した場合の対応手順を定めた条文です。速やかな措置と上司への報告を義務づけることで、被害の拡大を防ぎ、適切な対応を確保します。例えば、現金が合わない場合は直ちに原因を調査し、経理担当役員に報告して指示を仰ぐことになります。
【４】活用アドバイス
この規程を効率的に活用するためには、まず自社の組織体制に合わせて●●部の部分を実際の部署名に変更することから始めましょう。経理部、総務部、財務部など、実際に金銭管理を担当する部署名を記入してください。
次に、職務権限規程や印章管理規程といった関連規程との整合性を確認することが重要です。支払承認の権限金額や印鑑使用のルールなど、他の社内規程と矛盾しないよう調整を行ってください。
実際の運用開始前には、関係者全員に対する説明会を開催し、新しいルールについて理解を深めてもらいましょう。特に、支払依頼書の作成方法や承認フロー、領収書の管理方法などは、実例を使って具体的に説明することが効果的です。
定期的な見直しも欠かせません。半年から1年に一度は規程の内容を点検し、実務に合わない部分や改善が必要な箇所がないかチェックしてください。業務の変化に応じて規程も更新していくことが、長期的な活用のポイントです。
【５】この文書を利用するメリット
この規程を導入することで、金銭管理における責任の所在が明確になり、不正行為の防止効果が大幅に向上します。誰がどの業務を担当し、どのような承認を経て支払いが行われるかが明文化されることで、組織全体の統制が強化されます。
業務効率化の面でも大きなメリットがあります。支払手続きや現金管理の手順が標準化されることで、担当者の判断に迷いが生じにくくなり、処理時間の短縮につながります。また、新入社員や異動者への業務引継ぎも、規程に沿って行えば確実かつスムーズに進められます。
税務調査や監査への対応力も向上します。適切な証憑書類の保管と承認記録の整備により、外部からの検査に対して自信を持って対応できる体制が整います。金融機関からの信頼度向上にもつながり、融資審査などでも有利に働く可能性があります。
経営管理の観点からは、資金の流れが可視化されることで、より精度の高い資金繰り計画の策定が可能になります。支払条件の統一化により、キャッシュフローの予測も立てやすくなるでしょう。
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