【１】書式概要

この販売管理規程は、企業における営業活動全体のルールを明確に定めた社内規程の雛形です。商品やサービスを販売する会社なら業種を問わず必要となる、営業の基本的な流れから代金回収までの一連のプロセスを体系的に整理できます。

具体的には、新規顧客を開拓する際の調査項目、取引を始める前の与信審査の方法、見積書や契約書の作成手順、受注から納品までの流れ、請求書の発行や代金回収の管理、さらにはクレームが発生したときの対応方法まで、営業に関わるあらゆる場面での判断基準と手続きが網羅されています。

特に重要なのは、誰がどこまで決定できるのかという承認権限が金額や内容に応じて細かく設定されている点です。例えば値引きをするとき、小さな値引きなら部門長の承認で済みますが、大きな値引きになると事業部長や社長の承認が必要になるといった具合です。こうした明確な基準があることで、営業担当者が迷わず動けますし、会社としても不適切な取引を未然に防げます。

この雛形はWord形式で提供されており、自由に編集が可能です。空欄になっている部分（金額や期間など）を自社の実情に合わせて埋めていくだけで、すぐに実用的な規程として使えます。営業部門を立ち上げたばかりの会社、これまで明文化されたルールがなかった会社、あるいは既存の規程を見直したい会社にとって、即戦力となる実用的なテンプレートです。難しい専門用語は最小限に抑えられているため、規程作りが初めての方でも安心して活用できます。

【２】条文タイトル

第1条(目的)
第2条(定義)
第3条(適用範囲)
第4条(管理責任者)
第5条(販売方針の策定)
第6条(販売予算の編成)
第7条(市場調査及び情報収集)
第8条(新規顧客の開拓)
第9条(与信管理)
第10条(基本取引契約の締結)
第11条(見積書の作成及び提出)
第12条(価格決定)
第13条(値引き)
第14条(受注)
第15条(受注内容の変更)
第16条(納品及び検収)
第17条(売上計上)
第18条(請求及び代金回収)
第19条(クレーム対応)
第20条(注文取消及び返品)

【３】逐条解説

第1条(目的)

この規程全体が何のために存在するのかを宣言する条文です。販売活動をきちんと管理して会社の目標達成に貢献することが目的だと明示しています。規程を作る際は、まず「なぜこのルールが必要なのか」を共有することが大切で、この条文がその役割を果たします。

第2条(定義)

規程内で使われる重要な言葉の意味を統一的に定義しています。例えば「営業担当者」とは誰を指すのか、「与信限度額」とは何なのかといった用語を明確にすることで、読む人による解釈のズレを防ぎます。特に「クレーム」の定義は、単なる苦情だけでなく改善要求も含むと広く捉えている点がポイントです。

第3条(適用範囲)

この規程がどの範囲の業務に適用されるのかを示しています。基本的には全ての販売活動が対象ですが、特別な取引については別の規程が優先される余地も残しています。例えば海外取引には別途「海外取引規程」があるような場合、そちらが優先されるというわけです。

第4条(管理責任者)

販売活動の責任者を明確にする条文です。通常は事業部長が統括責任者となり、各部門にも責任者を置く構造になっています。責任の所在を曖昧にしないことで、問題が起きたときの対応がスムーズになります。実際、トラブル時に「誰が判断するのか分からない」という事態を避けるための仕組みです。

第5条(販売方針の策定)

毎年の営業方針をどう決めるかを定めています。販売目標や市場戦略、価格政策などを含む基本方針を事業部長が策定し、経営会議と代表取締役の承認を得る流れです。例えば「来年度は新規顧客開拓に重点を置く」といった方針がここで決まります。月や承認者の欄が空欄なので、自社の決算期や組織体制に合わせて記入します。

第6条(販売予算の編成)

販売方針に基づいて具体的な数字の予算を組む手順を示しています。売上高だけでなく、原価や販売にかかる経費も含めて計画を立て、さらに半期や月次に細かく分けて進捗を管理します。例えば年間1億円の売上目標なら、上期5千万・下期5千万と分け、さらに各月の目標に落とし込むイメージです。

第7条(市場調査及び情報収集)

営業担当者が常に市場の動きや競合の状況を把握し続けるべきことを義務付けています。業界全体のトレンドやお客様のニーズ、ライバル会社の戦略などを継続的に集め、定期的に上司に報告する仕組みです。例えばIT業界なら、新しい技術の登場や法改正の動きを常にウォッチすることになります。

第8条(新規顧客の開拓)

新しい取引先と付き合い始める前に、相手の会社についてしっかり調べる手順を定めています。会社の基本情報や財務状況、信用力などを調査し、申請書を作って上司の承認を得ます。一定金額以上の取引なら事業部長の承認も必要です。これにより「後で支払ってもらえない」といったリスクを減らせます。

第9条(与信管理)

取引先ごとに「いくらまで売掛金を持っていいか」という上限を設定する仕組みです。相手の支払能力や信用状態を見て限度額を決め、それを超える取引は原則禁止です。例えば信用力のある大企業には1千万円、新規の小さな会社には100万円といった具合です。四半期ごとに見直すことで、状況変化にも対応します。

第10条(基本取引契約の締結)

継続的に取引する相手とは、最初に基本的なルールを契約書で取り決めておくことを定めています。支払条件や納品方法、トラブル時の責任分担などを明文化することで、後々の揉め事を防ぎます。ただし一回限りのスポット取引なら、わざわざ契約書を作らなくてもいいという柔軟性も持たせています。

第11条(見積書の作成及び提出)

お客様から見積もりを求められたときの対応手順です。製品名や金額、納期、支払条件などを漏れなく記載し、一定金額以上なら上司の承認を得てから提出します。有効期限も設定することで、古い見積書での取引を防ぎます。例えば原材料価格が変動しやすい業界なら、有効期限は短めに設定するといった工夫が必要です。

第12条(価格決定)

商品やサービスの値段をどう決めるかのルールです。原価を回収しつつ適正な利益を確保できる価格を、市場の状況や競合を見ながら設定します。新しい商品の価格設定や、価格表にない特別な案件については、上司の承認が必要になる仕組みです。

第13条(値引き)

定価から値引きする際の承認ルールを定めています。値引き率が小さければ部門長の承認で済みますが、大幅な値引きになるほど上位者の承認が必要になります。例えば5%引きなら部門長、15%引きなら事業部長、30%引きなら社長の承認といった段階的な設定が一般的です。値引きの理由も必ず記録に残します。

第14条(受注)

お客様から正式に注文を受けたときの確認事項と手続きを示しています。注文書を受け取り、製品の仕様や数量、納期、支払条件などに間違いがないか確認します。書面がもらえない場合はメールなどで記録を残すことも認めています。与信限度額を超える注文や特別な条件の注文は、事前承認が必要です。

第15条(受注内容の変更)

注文を受けた後に「やっぱり数量を変更したい」といった変更があった場合の対応です。お客様と協議して変更内容を明確にし、納期や価格に影響があれば改めて承認を取り直します。また、製造部門など関係する部署にも速やかに連絡して、手戻りや混乱を防ぎます。

第16条(納品及び検収)

商品を納めたりサービスを提供し終わったときの確認手続きです。お客様から納品書や検収書に署名・押印をもらうことで、「確かに受け取りました」という証拠を残します。もしお客様が「これは違う」と異議を唱えた場合は、すぐに上司に報告して対応を協議します。

第17条(売上計上)

会計上の売上をいつ計上するかの基準です。基本的には商品を引き渡してお客様が検収した時点で売上として記録します。ただし長期のプロジェクトなら、進行度合いに応じて少しずつ売上を立てることもできます。これは会計のルールに従った処理です。

第18条(請求及び代金回収)

売上を計上したら速やかに請求書を発行し、支払期限までに代金を回収する手順です。入金は基本的に銀行振込で受け、手形の場合は事前承認が必要です。期限を過ぎても入金がなければ、すぐに催促の連絡を入れます。回収状況は毎月報告し、滞っている案件は理由と対策を明確にします。

第19条(クレーム対応)

お客様から苦情や不満が寄せられたときの処理方法です。まず上司に報告し、指示を仰ぎながら対応します。クレームの内容と対応の経緯はきちんと記録に残し、原因分析と再発防止策も立てます。例えば製品の不具合なら、製造部門にフィードバックして品質改善につなげるといった流れです。

第20条(注文取消及び返品)

お客様が「注文をキャンセルしたい」「返品したい」と言ってきたときの対応です。まず上司に報告して承認を得ます。キャンセルの理由がこちら側のミスなのか、お客様の都合なのかで対応が変わります。会社に損失が出る場合はキャンセル料を請求することもあります。納品後の返品は原則受け付けませんが、こちらのミスなら当然対応します。

【４】活用アドバイス

この販売管理規程を最大限に活用するには、まず自社の実態に合わせて空欄部分を丁寧に埋めることから始めましょう。金額や期間、承認者の役職名など、実際の組織体制や取引規模に即した具体的な数字を入れることで、実用性が格段に高まります。

導入する際は、いきなり全部門に適用するのではなく、まず営業部門の責任者や主要メンバーと内容を共有し、現場の意見を取り入れて微調整するとスムーズです。特に承認権限や金額基準は、実務の流れを妨げないバランスが重要なので、現場の声を聞きながら決めていくのがコツです。

規程を作っただけでは意味がありません。営業担当者向けの説明会を開いて、なぜこの規程が必要なのか、どう使えばいいのかを丁寧に伝えましょう。特に与信管理やクレーム対応など、リスクに関わる部分は具体例を交えて説明すると理解が深まります。

定期的な見直しも欠かせません。市場環境や取引形態は変化していくので、年に一度は規程が実態に合っているか確認し、必要に応じて改訂しましょう。また、実際に運用する中で「この条文が使いにくい」「こういうケースが想定されていない」といった課題が見えてきたら、柔軟に改善していく姿勢が大切です。

【５】この文書を利用するメリット

この販売管理規程を導入する最大のメリットは、営業活動における判断基準が明確になり、担当者レベルでの迷いや属人化が減ることです。誰がどこまで決められるのか、どんな手続きが必要なのかがはっきりするため、意思決定のスピードが上がります。

与信管理や承認フローを体系化することで、不良債権の発生リスクを大幅に低減できます。取引を始める前にきちんと審査し、限度額を設定する仕組みがあれば、「売ったはいいけど代金が回収できない」という最悪の事態を防げます。実際、多くの中小企業が倒産する原因の一つが売掛金の焦げ付きですから、この予防効果は非常に大きいです。

クレーム対応や返品処理のルールが明文化されていることで、トラブル発生時にも冷静かつ一貫した対応が可能になります。担当者が変わっても同じ品質のサービスを提供でき、顧客満足度の維持にもつながります。

社内のコンプライアンス体制強化にも貢献します。取引の透明性が高まり、不正や不適切な取引を未然に防ぐ効果があります。また、金融機関からの融資審査や取引先からの信用評価においても、きちんとした管理体制があることは大きなプラスになります。

新入社員や営業経験の浅い社員にとっては、実践的な教育ツールとしても機能します。この規程を読めば、営業の一連の流れと必要な手続きが体系的に理解できるため、早期の戦力化につながります。