【１】書式概要
この「退職金相殺契約書」は、従業員が退職する際に会社に対して負っている債務（例えば社内貸付金や損害賠償金など）を、支払われるべき退職金から差し引く（相殺する）ための合意文書です。
2020年4月に施行された改正民法に対応した最新フォーマットとなっており、会社と従業員の間で明確な合意を形成することで、後々のトラブルを未然に防ぐ役割を果たします。
従業員が会社から借入をしていたり、会社に損害を与えた場合などに、退職時の精算を円滑に行うための重要な書面です。実務では人事部門や総務部門が従業員との間で交わすことが多く、両者の権利義務関係を明確にするとともに、相殺の法的効力を確実なものとします。中小企業から大企業まで幅広く活用できる汎用性の高い書式となっています。
【２】条文タイトル
第1条（債務の確認）
第2条（退職金請求権の発生）
第3条（相殺合意）
【３】逐条解説
第1条（債務の確認）
この条文では、退職する従業員が会社に対して負っている債務を明確に特定し確認しています。債務の種類、金額、発生原因などを具体的に記載することで、後日の紛争を防ぎます。
例えば「会社からの貸付金の残元金と未払利息」や「業務中の過失による損害賠償債務」などが記載されます。
実際の例では、会社が従業員に住宅購入資金として500万円を貸し付け、その残債務が300万円ある場合や、従業員の不注意で会社の備品を破損させ50万円の損害を与えた場合などが当てはまります。この条文で重要なのは、債務の発生原因と金額を明確にすることです。
第2条（退職金請求権の発生）
ここでは、従業員の退職事由と退職日を明記し、退職金規程に基づいて退職金請求権が発生したことを確認します。自己都合退職なのか会社都合退職なのかによって退職金の計算が異なる場合があるため、退職事由を明確にすることが重要です。
例えば「2023年3月31日付けで自己都合により退職した」などと具体的に記載します。この条文によって、相殺の対象となる退職金請求権の存在が明確になります。
第3条（相殺合意）
この条文は契約の核心部分で、従業員の債務と退職金請求権を相殺することの合意を記録します。特に重要なのは、相殺が従業員からの申し入れによるものであることを明記する点です。
また、相殺後の退職金残額の支払い方法や支払日についても具体的に定めます。例えば「相殺後の退職金残額100万円を2023年4月25日に従業員の指定口座に振り込む」というような内容です。この条文があることで、会社が一方的に退職金から債務を差し引いたのではなく、双方の合意に基づく適法な相殺であることが明確になります。
実務上は、相殺後の退職金がゼロになる場合や、逆に従業員の債務額が退職金を上回り、退職金を全額相殺してもなお残債務がある場合の対応についても記載することがあります。
