【１】書式概要
この規程は、会社が外注費を効率的かつ公正に管理するための仕組みを整えるために作成されたものです。外注先の選定から契約、検収、支払、予算管理に至るまでの一連の流れを明文化することで、属人的な判断を避け、組織として統一されたルールで取引を進められるようになります。
たとえば、複数の見積もりを比較して妥当性を検証する手続や、契約金額ごとに異なる承認権限を明確にする仕組みは、企業の透明性と信頼性を高めるうえで有効です。製造や開発を委託する企業、物流や広告を外部に依頼する企業など幅広い業種で活用でき、経営効率の向上やリスクの低減につながります。Word形式で編集可能なため、自社の実情に合わせて条文を追記・修正することも容易です。
【２】条文タイトル
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第1条（目的）
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第2条（定義）
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第3条（適用範囲）
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第4条（管理責任者）
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第5条（外注先の選定基準）
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第6条（外注先の評価）
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第7条（見積書の取得）
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第8条（発注手続）
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第9条（契約書の作成）
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第10条（発注の制限）
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第11条（検収手続）
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第12条（支払手続）
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第13条（予算管理）
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第14条（実績管理）
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第15条（文書管理）
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第16条（監査）
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第17条（教育）
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第18条（規程の改廃）
【３】逐条解説
第1条（目的）
外注費を適正かつ透明に扱う基本理念を定めています。単なるコスト管理ではなく、経営戦略の一部として外注を位置付ける点が特徴です。例えば、外注先の信頼性を重視することは長期的な取引の安定につながります。
第2条（定義）
「外注費」「外注先」「発注部門」などの用語を明確化しています。曖昧さを避け、社内の共通理解を確立する狙いがあります。広告宣伝費や物流費も外注費に含まれるため、経理処理の現場でも役立ちます。
第3条（適用範囲）
全社的に適用される規程であり、研究開発や建設工事のような特定分野は別規程とする柔軟性を持たせています。これにより全社的統一と特殊業務への対応を両立できます。
第4条（管理責任者）
経理担当役員を責任者とし、取締役会への報告義務を明記しています。経営層が直接関与する仕組みを導入することで、現場だけに任せず経営視点からのチェックを可能にします。
第5条（外注先の選定基準）
技術力、品質体制、法令遵守、情報セキュリティなど、多角的な観点から外注先を評価する仕組みを定めています。たとえばシステム開発を委託する場合、セキュリティポリシーや過去実績の有無を必ず確認することになります。
第6条（外注先の評価）
新規・定期・随時評価の3つに区分し、点数化や改善要求の仕組みを設けています。これにより客観的かつ継続的に外注先を見直すことが可能となります。
第7条（見積書の取得）
50万円以上は2社、200万円以上は3社以上からの見積取得を義務付けています。価格の妥当性を担保し、取引の透明性を確保する狙いがあります。緊急時には例外規定もあり、実務運用に配慮されています。
第8条（発注手続）
発注に必要な書類（申請書・仕様書・選定理由書など）と承認ルートを明確に定めています。金額規模に応じて承認権限を段階的に設定し、500万円以上は代表取締役の承認を必要とする仕組みです。
第9条（契約書の作成）
100万円以上の取引では契約書作成を必須とし、秘密保持・反社排除・個人情報保護など、トラブル防止に重要な条項を盛り込むことを求めています。
第10条（発注の制限）
情報管理体制に欠ける業者や反社会的勢力との関与が疑われる業者などは発注禁止としています。会社の信用を守るためのリスク遮断機能を持ちます。
第11条（検収手続）
納品物を受領する際の品質チェックや再検収手続を明文化しています。不具合が出た場合の是正要求まで制度化されており、品質保証の役割を果たします。
第12条（支払手続）
「検収月の翌月末払い」を原則とし、資金計画と整合性を図っています。前払は原則禁止としつつ、例外時の手続も用意しているため、柔軟かつ安全に資金を運用できます。
第13条（予算管理）
年度予算に外注費を組み込み、必要性や効果を事前に検証する仕組みです。予算超過時には理由書の作成や代替案検討を必須とし、無駄な支出を防ぎます。
第14条（実績管理）
経理部門が毎月実績を集計し、予算との差異分析を行います。取締役会や会議に報告することで、数字に基づく意思決定を実現します。
第15条（文書管理）
外注費関連の書類の保存方法と機密管理について定めています。紙媒体と電子媒体それぞれに保存基準を設け、アクセス制御やバックアップ体制を必須としています。特に個人情報や機密情報を扱う場合は分類・アクセス制限・廃棄方法まで詳細に定めており、情報漏洩防止に直結します。
第16条（監査）
内部監査の仕組みを定めています。発注・契約・支払の流れを定期的に監査し、改善点をフィードバックする体制です。経営層や監査役会への報告ルートも整備され、外部監査対応にも有効です。
第17条（教育）
外注費管理の実効性を確保するため、年1回以上の教育を義務付けています。対象者を階層別や職能別に分け、理解度テストやケーススタディを取り入れながら知識と実務能力を強化します。教育結果はフィードバックされ、再教育や改善指導に活用されます。
第18条（規程の改廃）
規程の改廃は取締役会決議で行うことを定めています。改廃案の作成、関係部門との協議、影響度評価、周知や教育の実施まで、変更時のプロセスが明確化されています。これにより規程が形骸化せず、常に時代や事業環境に合ったものに維持されます。
【４】活用アドバイス
自社の規模や業種に合わせて条文の重点を調整するのがおすすめです。例えば、製造業なら品質保証や検収手続の条文を強化、IT企業なら情報セキュリティや個人情報保護の条文を厚くするなどの工夫が効果的です。Word形式で編集できるため、承認金額の基準や例外ルールを自社の慣行に合わせて調整すれば、現場でもスムーズに活用できます。
【５】この文書を利用するメリット
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外注費に関するルールが統一され、担当者ごとの判断のばらつきをなくせる。
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見積比較や外注先評価の仕組みにより、不必要なコストや不正を防げる。
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契約から検収、支払までのプロセスが整理され、トラブル発生時の責任範囲が明確になる。
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社内規程として公開することで、株主や取引先からの信頼を高められる。
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内部統制や監査対応にも利用でき、経営の透明性向上につながる。
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