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【１】書式概要
「取引先から入金がない」「担当者と突然連絡が取れなくなった」「裁判所から破産の通知が届いた」——こういう事態は、起きてから初めて「どう動けばいいかわからない」と気づくことがほとんどです。しかも動けない時間が長くなるほど、回収できる可能性は下がっていきます。本書式セットは、そんな緊急事態の「最初の72時間」をなんとか乗り越えるために作りました。
セットは三点構成です。一つ目の「緊急対応フロー＋初動チェックリスト」は、入金停止・夜逃げ・破産通知・民事再生など場面ごとに初動のアクションを整理し、発覚直後から72時間の動き方を時系列で示しています。何をやってはいけないか（倉庫への無断立ち入り・噂だけで相殺する行為など）も明記しており、知らずにやってしまいがちなミスを防げます。二つ目の「売掛金・債権管理シート」は、倒産先への債権残高・担保の状況・回収状況・対応の記録を一枚の横向き書式で管理できます。弁護士や上長と情報を共有する際の報告資料としてもそのまま使えます。三つ目の「内容証明郵便テンプレート集」は、入金遅延段階で送る「支払督促状（軽度）」、交渉決裂・長期延滞後の「支払最終通告書（重度）」、破産・民事再生の手続きに参加するための「債権届出書」の全3種を収録しています。
すべてWordで提供しており、【 】の箇所を書き換えるだけで使えます。弁護士に相談する前の初動整理にも、弁護士と一緒に使う場面にも対応しています。
【２】条文タイトル
本セットは条文形式ではなく実務書式のため、各書式の主要項目を整理します。
（緊急対応フロー＋チェックリスト）
STEP0（場面の把握・状況分類）
STEP1〜4（初動72時間フロー：発覚直後・〜24h・〜48h・〜72h）
別項（やってはいけないこと）
別項（場面別チェックリスト：場面A入金停止・場面B夜逃げ・場面CD破産民事再生）
別項（保全・回収手段の比較）
（売掛金・債権管理シート）
①（債権残高サマリー）
②（売掛金・債権一覧）
③（担保・保全手段の状況）
④（対応経緯・連絡記録ログ）
（内容証明テンプレート集）
テンプレートA（支払督促状・軽度）
テンプレートB（支払最終通告書・重度）
テンプレートC（債権届出書・破産民事再生手続用）
【３】逐条解説
STEP0（場面の把握・状況分類）
「取引先が倒産した」と一口に言っても、実際には状況が5通りに分かれます。入金が止まっただけで連絡は取れる段階（場面A）、担当者が姿を消した夜逃げ（場面B）、裁判所から破産の通知が届いた段階（場面C）、民事再生・会社更生の通知が届いた段階（場面D）、噂で聞いただけで公式通知が来ていない段階（場面E）です。
この分類をせずにいきなり動き始めると、場面Aなのに弁護士費用をかけて仮差押えの準備を始めたり、場面Cなのに督促状を送ることに時間を使ったりと、方向性がずれます。フローを使う前に必ずここで自分の状況を確認することが、以降のアクションの効率を大きく左右します。
STEP1〜4（初動72時間フロー）
発覚後の72時間を「発覚直後（〜1時間）」「翌日まで（〜24時間）」「2日以内（〜48時間）」「3日以内（〜72時間）」の4段階に分けています。それぞれ色分けされており、緊急度が視覚的に伝わる設計です。
発覚後1時間以内にやるべきことは、社内への即報告と売掛金総額の速算です。「まず上に報告」を一番最初に置いているのは、経営判断を要するアクション（弁護士への委任・仮差押えの費用）が後から続くためです。一人の担当者が抱え込んで動けなくなるのを防ぐ意味があります。
24時間以内には証拠保全が最優先です。請求書・納品書・契約書のコピーとスキャン、登記情報の取得、信用調査会社での情報確認が含まれます。たとえば卸売業者が取引先の夜逃げを知った翌朝、まず登記情報を取得して法人の存在と代表者の住所を確認するのがこのフェーズの動きです。
48時間以内は権利行使の準備フェーズです。弁護士への相談を経て、仮差押え・担保権実行・相殺の可否を確認します。特に相殺は「倒産申立前」に行う必要があり、申立後の相殺は「偏頗弁済の否認」として後から無効化されるリスクがあります。タイミングの判断が非常に重要です。
72時間以内は方針決定フェーズです。訴訟・支払督促・破産手続参加のどれを選ぶかを弁護士と決め、内容証明を発送し、新たな商品・サービスの提供を停止します。「取引を止める」という判断は精神的に難しいですが、この時点で止めないと債権がさらに膨らむリスクがあります。
別項（やってはいけないこと）
このセクションが、実務上もっとも重要かもしれません。「少しでも回収しよう」という善意の行動が、後から法的問題になるケースが多いからです。
たとえば「取引先の銀行口座から少し回収しよう」と相殺・差し引きを急ぐ行為は、破産手続きが開始されると「否認権」によって無効化される可能性があります。「倉庫に自社の商品がある」と無断で立ち入って持ち出せば、不法行為や窃盗として問われるリスクがあります。「証拠書類を整理しよう」とシュレッダーにかけることも、証拠隠滅と見なされることがあります。
「早く動く」と「正しく動く」の両立が求められる局面であり、このリストを見てから動くことで、取り返しのつかないミスを防げます。
場面別チェックリスト（場面A：入金停止）
入金遅延の場面でポイントになるのは「何日経過しているか」です。7日・30日・60日でアクションの強度が変わります。7日なら電話確認、30日なら内容証明（テンプレートA）、60日以上なら弁護士相談・テンプレートBへ移行、という目安があります。
また、時効の確認を明示的にチェック項目に入れています。2020年の民法改正で消滅時効は原則5年になりましたが、時効は「止める」措置（内容証明の発送・訴訟提起等）を取らなければ自動的に進行します。「支払ってもらえるだろう」と待ち続けているうちに時効になってしまうケースが実務では少なくありません。
場面別チェックリスト（場面B：夜逃げ・連絡不能）
夜逃げの場合は「現地確認と記録」が最初のアクションです。実際に事務所や本社に赴き、写真で状況を記録しておくことが後の証拠になります。登記上の住所と実際の所在地が一致しているかの確認も重要で、登記変更なく移転していた場合は法的手続きの送達先として問題が生じることがあります。
大家・管理会社への確認も有効な手段で、内部の状況（荷物が残っているか、いつから来ていないか）を把握できることがあります。このフェーズは「情報収集」と「資産保全（仮差押え）」の2本立てで動くことが基本です。
場面別チェックリスト（場面C・D：破産・民事再生の通知）
破産・民事再生で最も重要なのは「債権届出の期限」です。これを過ぎると配当を受けられない可能性があります。通知書が届いた当日に期限を確認し、カレンダーに記録することが最初のアクションです。
担保権（抵当権・質権・譲渡担保）がある場合は「別除権」として扱われ、破産手続きの外で優先的に回収できる権利があります。届出の記載方法が変わるため、弁護士への確認が必須です。相殺の可否も同様で、自社が取引先に負っている買掛金がある場合、条件次第で相殺によって実質的に全額回収できるケースがあります。
①（債権残高サマリー）
管理シートの冒頭に、売掛金合計・期日超過分・手形小切手・前払金立替・担保カバー額・未保全残高の6項目を一行で表示する欄があります。会議や弁護士相談の冒頭で「今どういう状況か」を30秒で説明できる形にするのがこの欄の目的です。
特に「担保カバー額」と「未保全残高」の差が、回収見込みのある債権と損失確定リスクのある債権の境界線になります。この数字を常に最新の状態に保つことが、経営判断の精度を高めます。
②（売掛金・債権一覧）
取引先名・債権額・発生日・支払期日・経過日数・担保の有無・回収状況・時効期限・担当弁護士を横一行で管理します。回収状況の凡例（A:督促中〜I:時効援用済）が9段階で設定されており、複数の案件を同時に抱えている場合でもステータス管理ができます。
時効期限の列を設けているのが特徴的で、「この案件は来月時効になる」という見落としを防ぐ設計になっています。複数の未回収案件を並行管理する際の一覧性が高く、弁護士への報告資料としてもそのまま提出できます。
③（担保・保全手段の状況）
抵当権・質権・譲渡担保・連帯保証それぞれについて、対象資産・設定金額・実行状況を記録します。複数の担保が混在する案件では、どれを先に実行するかの優先順位の判断が必要で、この欄が整理されていることで弁護士との協議がスムーズになります。
連帯保証人の行には「請求済・未請求」のチェックと保証人の連絡先を記録する欄があり、「保証人への請求を忘れていた」という見落としを防ぎます。
④（対応経緯・連絡記録ログ）
日付・担当者・対応方法（電話・メール・訪問・内容証明・弁護士対応）と内容を時系列で記録します。対応方法がチェックボックスになっているため、電話で何を話したか、訪問でどんな状況だったかを素早く記録できます。
このログは後から「いつ、誰が、どんな対応をしたか」を証明する記録として機能します。特に相手が「そんな連絡は受けていない」と言い出した場合や、訴訟で対応の経緯が問われた場面で、このログが重要な証拠になります。
テンプレートA（支払督促状・軽度）
拝啓〜敬具の丁寧な書き出しで、関係を維持しながら支払いを促す文体です。「法的手続きを検討せざるを得ない場合もある」という一文を最後に入れることで、次のステップへの布石にしつつ、角を立てずに済む設計になっています。
到達後7〜10日以内に返答・入金がなければテンプレートBへ移行するのが目安です。「まずAを送ってみて反応を見る」という使い方が基本で、Aを飛ばしていきなりBを送ると、後から「一度も話し合いを求めなかった」という心証になることがあります。
テンプレートB（支払最終通告書・重度）
「拝啓」なしの毅然とした文体で、仮差押え・訴訟提起・役員個人への損害賠償請求・刑事告訴の4つの法的措置を具体的に予告します。「弁護士に委任した」と明記することで、以降の交渉窓口が変わることを示す効果もあります。
到達後5〜7日が期限の目安で、これを超えたら直ちに法的措置に移行する姿勢が重要です。「最終通告」と書きながら何度も送ると、相手に「どうせ動かない」という印象を与えるため、Bを送ったら必ず次のアクションに移る覚悟を持って使う必要があります。
遅延損害金（年14.6%）の計算欄があり、元本と合計請求額を正確に記載することで、後の訴訟での請求額の根拠にもなります。
テンプレートC（債権届出書）
破産・民事再生の手続きに参加するための公式書式で、①債権の発生原因、②元本債権額、③利息・損害金、④合計届出額、⑤担保・優先権の有無、⑥証拠書類、⑦相殺の有無の7項目で構成されています。
特に⑤の担保・優先権は「別除権」として記載することで、他の一般債権者より優先して回収できる権利を主張できます。⑦の相殺の有無も、記載の有無で回収可能額が大きく変わる項目です。届出書提出後のアクション（受領確認の保管・債権調査期日の確認・配当振込先の連絡・再生計画案の認否）まで書面末尾に明記しており、届出して終わりにならない設計になっています。
【４】FAQ
Q. 取引先から「少し待ってほしい」と言われています。督促状を送っても大丈夫ですか？
A. 送ることは問題ありません。ただしテンプレートAの穏やかなトーンから始めることをお勧めします。督促状を送ることは交渉の打ち切りではなく「期限を設けて正式に請求する」という意思表示です。また、内容証明の発送日が時効中断（更新）の起算日になるため、時効が迫っている場合は早期発送に意味があります。
Q. 夜逃げされたようですが、弁護士に相談する前に自分でできることはありますか？
A. チェックリスト（場面B）に沿って、現地確認と写真記録、登記情報の取得、信用調査会社での確認、大家・管理会社への聞き込みはすぐに動けます。ただし「倉庫に商品を取りに行く」「無断で鍵を開ける」は絶対にやらないでください。48時間以内に弁護士へ相談することが回収可能性を大きく左右します。
Q. 内容証明郵便は自分で送れますか？弁護士に頼まないとダメですか？
A. 本人でも送れます。郵便局の窓口で内容証明郵便として出すだけです（特定記録か簡易書留を付けることを推奨します）。ただし重大案件（数百万円以上・交渉が決裂している・夜逃げ後・破産間際）では弁護士名義で発送するほうが心理的プレッシャーが格段に高まり、相手の行動が変わることがあります。
Q. 債権届出書の提出期限を過ぎてしまった場合はどうなりますか？
A. 配当に参加できなくなる可能性が高くなります。ただし「特別調査期間」が設けられる場合や、期限後でも届出を認めてもらえるケースもあるため、諦めずに弁護士に相談してください。期限超過の理由次第では、やむを得ない事情として考慮される余地がある場合もあります。
Q. 「相殺」というのはどういうことですか？
A. 自社が取引先に対して負っている債務（例：仕入れた商品の代金）と、取引先が自社に払うべき売掛金を、差し引きして相殺することです。たとえば自社が取引先に50万円の買掛金があり、取引先から受け取るべき売掛金が100万円ある場合、相殺することで50万円を実質的に回収できます。ただし倒産申立後の相殺は「偏頗弁済の否認」として無効になる可能性があるため、タイミングの判断が重要です。
Q. 売掛金管理シートは複数の倒産先について使えますか？
A. 1枚のシートは1社の倒産先を対象にした設計です。複数の倒産先がある場合は、倒産先ごとにシートを作成し、ファイル名・記録Noで管理することをお勧めします。Wordファイルをコピーして使っていただけます。
Q. テンプレートBの「刑事告訴の検討」という表現は本当に使えますか？
A. 使えますが、実際に刑事告訴する意思がある場合のみ記載してください。詐欺的な取引（最初から支払う意思がなかったと認められる場合）は刑事事件になりうるため、弁護士と相談の上で判断してください。根拠なく「刑事告訴する」と脅すと、それ自体が問題になる可能性があります。
【５】活用アドバイス
三点セットを「発覚前・発覚直後・弁護士相談後」の三段階で使い分けることが最も効果的です。与信管理として普段から「売掛金が一定額を超えた取引先」をチェックするルールを社内に設け、管理シートの様式だけ先に準備しておくと、いざというときに落ち着いて動けます。
フロー図は印刷してバックヤード・経理担当者のデスク近くに貼っておくことをお勧めします。緊急事態では「書類を探す時間」が惜しい。「やってはいけないこと」のリストも一緒に印刷して貼っておくと、担当者が慌てた状態でも間違いを防げます。
内容証明テンプレートは「A→B→法的措置」という段階の使い方を社内でルール化してください。「Aを送ったら何日待つか」「Bを送る前に誰の承認が必要か」を決めておかないと、担当者が判断を先延ばしにしやすくなります。
管理シートの「対応経緯ログ」は、電話した当日中に記録することを徹底してください。翌日になると細かい発言内容が記憶から失われます。「先方は『来週には入金できる』と言った」という記録が、後の交渉で決め手になることがあります。
弁護士への相談は「何かあってから」ではなく「管理シートを埋めた状態で」持ち込むのが理想です。債権の全体像・担保の有無・経緯のログが整理されていると、弁護士が状況を把握する時間が短縮され、相談の中身が「方針の決定」に集中できます。これは弁護士費用の節約にも直結します。
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