【１】書式概要
この保証限度額変更通知書は、銀行などの金融機関との取引を行っている企業が、現在の保証限度額を新しい額に変更したいときに使う書き方の雛型です。
企業が事業を進めていく中で、売上が増えたり新しい事業を始めたりすると、銀行から借りられるお金の枠を大きくしたいということが出てきます。このテンプレートは、その希望をきちんと銀行に伝えるための書類になります。逆に、事業の縮小にあわせて枠を減らしたいというときにも活用できます。
実務の現場では、企業の経理担当者や代表取締役が銀行と何度もやり取りするうちに「どういう形式で変更を申し込めばいいのか」と悩むことがあります。この書式を使うことで、銀行が期待している形できちんと手続きができるようになり、変更がスムーズに進みます。Microsoft Wordでそのまま編集できるので、企業名や金額などの必要な情報を書き込むだけで、すぐに銀行に提出できる状態になります。
【２】解説
第1項 通知の対象者と日時の記載
文書の冒頭に「令和●●年●●月●●日」という日付と、銀行名や住所、企業名を書きます。これは誰が誰に対していつこの通知を出しているのかを明確にするためのものです。実際に使うときは、この部分に現在の日付や自社の情報を記入します。企業の代表取締役の名前と印鑑も必要になります。たとえば「令和6年10月15日に●●銀行に対して、株式会社●●が保証限度額の変更を申し込む」というような形になります。
第2項 現在の保証契約内容と変更の申し込み内容
「令和●●年●●月●●日付限度保証約定書により、金●●●●万円まで保証して頂いております」という部分は、現在どんな保証契約があるのかを説明しています。この部分に記入する日付は、銀行と最初に保証の契約を結んだときの日付です。金額は現在の保証限度額になります。例をあげると、「令和3年4月1日に5,000万円の保証契約を結んでいる企業が、それを7,000万円に増やしたい」というようなケースでは、ここに「令和3年4月1日」と「5,000万円」と記入します。
次の「今般当該限度額を金●●●●万円に変更させて頂きたく」という部分が、新しい限度額の申し込みです。上の例であれば、「今般当該限度額を金7,000万円に変更させて頂きたく」となります。この部分で、古い金額から新しい金額への変更意思をはっきり示します。
第3項 その他の契約条件に関する確認
「本書面による変更は、保証限度額についてのみであり、その他の事項については、すべて従前どおり原契約が適用されることに同意いたします」という部分は、重要なポイントです。これは「限度額だけを変えるのであって、金利や返済期間など、その他の条件は元のままで変わらない」ということを確認しています。銀行側も企業側も「この書類は限度額の変更だけが目的で、他の条件の変更ではない」と理解できるようにするためのものです。実務では、この確認があることで後々のトラブルを防ぐことができます。
【３】活用アドバイス
まず、銀行から保証契約の契約書をもう一度確認してから、この書式を使うようにしましょう。現在の限度額がいくらなのか、契約した日付がいつなのかを正確に把握してから書き込むことが大切です。間違った情報を書くと、銀行の手続きが進まなくなる可能性があります。
企業によっては複数の銀行と保証契約を結んでいることもあります。その場合は、変更したい銀行ごとにこの書式を分けて作成し、それぞれの銀行に提出することになります。最初から何部必要なのか、銀行に確認しておくとよいでしょう。
代表取締役の印鑑を押すことを忘れないでください。企業の公式な意思表示として機能するのは、この印鑑が押されたときからです。また、この書式をWord形式で編集できるので、自社の様式に合わせて微調整することも可能です。ただし、基本的な構成や法理に関わる部分は変えないようにしてください。
銀行への提出前に、社内で最低でも経理責任者と代表取締役で内容を確認することをお勧めします。確認のステップを踏むことで、計算間違いや名前の記載漏れなどのヒューマンエラーを防げます。
【４】この文書を利用するメリット
銀行との取引で保証限度額を変更するときは、銀行が定めた形式で正式に申し込む必要があります。この書式を使うことで、銀行が期待している形で申し込みができるようになり、手続きがスムーズに進みます。形式が整っていないと、銀行から「書き直してください」と言われることもありますが、その手間を最初から避けられるわけです。
テンプレートを持っていることで、企業の経理担当者が毎回ゼロから書類を作成する手間が大幅に削減されます。特に、複数の支店で保証限度額の変更申し込みをする必要がある企業にとっては、時間と労力の節約になります。
また、このテンプレートは Word 形式で編集できるので、企業独自の情報を入力するだけで、見た目のきれいな正式文書を短時間で完成させられます。手書きで作成する必要もなく、データとしても残すことができるため、書類管理が楽になります。
契約の内容変更を正式に記録に残すことで、将来的に銀行との間で「どんな話をしたのか」という認識のズレが起きるのを防げます。書面で正式に提出することで、変更内容が企業と銀行の双方に確実に記録され、信頼関係も深まるわけです。
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