〔１〕書式概要
この「リファレンスチェック規程」は、企業が採用選考の一環として候補者の過去の勤務状況や人柄を確認する際の手続きを明文化したものです。採用候補者の最終面接後に、前職の上司や同僚などから情報を得ることで、経歴やスキルが実際にどのように発揮されてきたかを把握できます。採用の公平性を高めると同時に、個人情報の扱いにも配慮した内容となっているため、安心して利用できます。
人事部門が一貫したルールのもとでチェックを行うことで、企業にとってはミスマッチを防ぎ、候補者にとっても不当な評価を受けない体制を整えることができます。
Word形式で編集可能なため、自社の実情に合わせて条項を追加・修正しながら活用でき、法律や会計の専門知識がない方でも理解しやすい内容になっています。採用活動において「信頼できる人材を採る」という目的を実現するために非常に有効なひな型です。
〔２〕条文タイトル
-
第1条（目的）
-
第2条（定義）
-
第3条（適用範囲）
-
第4条（実施基準）
-
第5条（実施者の要件）
-
第6条（実施前の準備）
-
第7条（実施方法）
-
第8条（確認事項）
-
第9条（禁止事項）
-
第10条（実施回数）
-
第11条（所要時間）
-
第12条（記録作成）
-
第13条（記録の管理）
-
第14条（情報の利用）
-
第15条（採用判断）
-
第16条（守秘義務）
-
第17条（教育研修）
-
第18条（規程の改廃）
〔３〕逐条解説
第1条（目的）
採用過程でリファレンスチェックを行う理由を明記しています。企業が安心して候補者を迎え入れるために、事前に勤務実績や人物像を確認する意義を示した条文です。例えば「面接では見えにくい実務能力や協調性」を確認できる点が実務上の効果です。
第2条（定義）
ここでは用語を整理しています。「リファレンスチェック」「採用候補者」「レファレンス提供者」といった言葉を明確にしておくことで、解釈のぶれを防ぎます。特に「候補者の同意が必須」であることを強調している点が重要です。
第3条（適用範囲）
チェックを行う対象を限定しています。正社員や管理職相当の契約社員など、一定の責任を伴うポジションを中心に適用する仕組みです。無差別に行うのではなく、必要性の高い場合に限定しているため公平性が保たれます。
第4条（実施基準）
実施条件を定めています。最終面接終了後、本人の同意書を取得し、2名以上の提供者から情報を得るというルールは、客観性を担保するための仕組みです。
第5条（実施者の要件）
人事経験がある社員のみが担当できると定めています。個人情報を取り扱うため、一定の知識と経験を持つ者が担当することでリスクを下げています。
第6条（実施前の準備）
同意書の確認や質問内容の準備を明文化しています。例えば「候補者の職務遂行能力を確認するための質問リスト」を事前に整えることで、効率的かつ公平なチェックが可能になります。
第7条（実施方法）
電話やオンライン面談を原則とし、対面やメールは例外的に利用する形です。これにより候補者や提供者への負担を減らしつつ、情報の正確性も確保できます。
第8条（確認事項）
実際に尋ねる内容を列挙しています。在籍期間や業務実績、協調性や退職理由など、採用判断に直結する情報に限定している点が特徴です。
第9条（禁止事項）
思想信条や家族構成など、採用に関係のない情報を確認してはならないことを定めています。これは差別的な扱いを避けるための安全弁となります。
第10条（実施回数）
候補者一人につき複数人から情報を得ることを義務づけています。片寄った評価を避け、複眼的な判断をするためです。
第11条（所要時間）
1回あたり30分を目安とする規定で、提供者の負担軽減を図っています。
第12条（記録作成）
終了後には必ず報告書を作成するよう定めています。後から内容を確認できるようにすることで透明性を確保します。
第13条（記録の管理）
保存方法や保管期間を定めています。電子データや紙媒体それぞれにルールを設けており、情報流出を防止します。
第14条（情報の利用）
取得した情報を採用以外の目的で使わないことを明文化しています。候補者からの開示請求があった場合の対応も定めています。
第15条（採用判断）
リファレンス結果は判断材料の一部でしかないことを強調しています。これにより「一つの意見で採用を左右する」リスクを回避できます。
第16条（守秘義務）
チェックに関与した人が知り得た情報を漏らしてはならないと規定しています。退職後も義務が続くため、情報管理の徹底が求められます。
第17条（教育研修）
人事部門による研修を義務づけています。内容は個人情報保護やインタビュースキルなど、実務で欠かせない知識と技術です。
第18条（規程の改廃）
改正や変更の方法を定めています。取締役会の承認が必要なため、独断で改廃できない仕組みです。
〔４〕活用アドバイス
この規程は、単に採用担当者が読むだけでなく、関係者全員に周知しておくことが大切です。特に新しく採用業務に携わる社員には、研修の一環としてこの文書を活用すると効果的です。
また、会社の規模や業種によってチェックすべき項目は異なるため、必要に応じて質問内容をカスタマイズすることをおすすめします。
〔５〕この文書を利用するメリット
-
採用活動の透明性を高め、公平な選考を実現できる
-
候補者の経歴や能力を実証的に確認でき、ミスマッチを防げる
-
個人情報の取り扱いルールを明示しており、企業リスクを軽減できる
-
Word形式で編集可能なため、会社ごとの実情に合わせて簡単に修正・追加できる
|
