|
【１】書式概要
一般財団法人において、事務局長など重要な使用人を新たに選任する際に必要となる理事会議事録の書式です。
理事会での決定内容を正式な記録として残すための文書で、日時や場所、出席した理事・監事の人数、議案の内容、選任する役職や氏名、就任予定日までを一通り記載できる構成になっています。理事会が適法に成立したことや、議案が満場一致で可決されたことまで、順を追って記録できるようになっています。
一般財団法人を新しく立ち上げた方や、法人の運営を担当することになったばかりの方でも、空欄部分を埋めていくだけで、実務上必要な議事録がひととおり完成する作りになっています。定款に基づく手続きの流れを踏まえた項目立てになっているため、何をどこまで書けばよいか迷うことなく作成を進められます。事務局長を新たに採用する場面や、既存の使用人を昇格させて重要なポストに就ける場面など、さまざまな場面でそのまま使っていただけます。
行政書士や司法書士など、法人の設立や運営をサポートするお仕事をされている方が、依頼者への提供資料として活用いただくのにも向いている内容です。
Word形式のファイルでお渡しするため、法人名や日付、選任する方のお名前などをそのまま入力して編集でき、代表理事や理事、監事の押印欄もあらかじめ用意してあります。専門的な知識がない方でも、テンプレートに沿って空欄を埋めていくだけで、体裁の整った議事録を作成いただけます。
【２】記載項目タイトル一覧
※本書式は契約書のような条文形式ではなく、議事録として記載事項ごとに項目立てされているため、項目タイトルの一覧としてまとめています。
１．日時
２．場所
３．出席者（理事総数・出席理事数・監事総数・出席監事数）
４．議事（開会宣言・議長就任・理事会の成立）
５．議案（重要な使用人の選任に関する決議）
６．選任事項（選任する役職・氏名・就任予定日）
７．閉会（閉会宣言・閉会時刻）
８．記名押印（議長・出席理事・監事）
【３】項目別解説
１．日時
理事会がいつ開催されたのかを明記する項目です。年月日に加えて開始時刻まで記載することで、後からこの議事録を見返した際にも、いつの理事会での決定なのかがひと目で分かるようになっています。曜日も併記できる形式にしてあるため、例えば「令和○年○月○日（月曜日）午前10時」のように、実務上そのまま使える書き方になっています。
２．場所
理事会を開催した場所を記載する項目です。多くの場合は法人の主たる事務所で開催されますが、別の会議室を借りた場合や、オンライン会議システムを利用した場合にも対応できるよう、住所欄は自由に書き換えられるようにしてあります。
３．出席者
理事会の成立要件を確認するための項目です。理事の総数と実際に出席した理事の人数、監事の総数と出席した監事の人数を、それぞれ記載します。定款で定められた定足数を満たしているかどうかを、この記載から後で確認できるようになっています。
４．議事
理事会がどのような流れで進んだのかを記録する項目です。代表理事が議長となり、理事会が適法に成立した旨を宣言してから、実際の議事に入るまでの経過を簡潔にまとめてあります。
５．議案（重要な使用人の選任）
本書式の中心となる項目で、事務局長などの重要な使用人を選任する決議の内容を記載します。議案が満場一致で可決されたことを明記したうえで、選任する役職名や氏名、就任予定日までをまとめて記録できるようになっています。例えば、新しく事務局長を迎え入れる場面や、既存の使用人を昇格させて重要なポストに就ける場面など、いずれの場合にもそのまま活用いただけます。
６．閉会
すべての議事が終了したことを宣言し、閉会した時刻を記載する項目です。開会から閉会までの一連の流れを記録に残すことで、議事録としての体裁を整えています。
７．記名押印
議事録の内容に誤りがないことを担保するため、議長や出席した理事が記名し、押印する欄です。法人の実印や理事個人の印鑑を押すことで、正式な議事録として完成する仕組みになっています。
【４】よくある質問（FAQ）
Ｑ．この書式はどのような法人で使えますか？
一般財団法人における理事会の議事録として作成していますが、記載項目自体は他の法人形態でも参考にしていただける内容です。ただし、法人の種類によって理事会の運営ルールが異なる場合がありますので、貴法人の定款の内容と照らし合わせてご利用ください。
Ｑ．事務局長以外の役職を選任する場合にも使えますか？
はい。役職名や氏名の欄を書き換えるだけで、事務局長以外の重要な使用人を選任する場合にもそのままご利用いただけます。
Ｑ．出席人数や定足数はどのように確認すればよいですか？
貴法人の定款に定められた理事会の定足数をあらかじめ確認したうえで、実際に出席した理事・監事の人数を記載してください。
Ｑ．Word以外の環境でも編集できますか？
Word形式での編集を想定して作成していますが、Wordが利用できるパソコンであれば、機種を問わずご利用いただけます。
Ｑ．押印は必須ですか？
法人の実務運営上、押印を求める場合が多いため押印欄を設けています。実際の運用方法については、貴法人の内部規程等に従ってご判断ください。
【５】活用アドバイス
まず日時・場所・出席者などの基本情報を埋めてから、議案の内容を確認しながら選任する役職や氏名を記載していくと、スムーズに作成が進みます。
理事会の開催前に、あらかじめこの書式をベースにした議事録案を用意しておくと、当日の記録作業がぐっと楽になります。
複数の重要な使用人を同時に選任する場合には、選任事項の欄を必要な人数分コピーして追加するだけで対応できます。
作成した議事録は法人の重要書類として一定期間保管する必要がありますので、原本の保管場所や保管期間についても、あらかじめ決めておくことをおすすめします。
|
