【１】書式概要　

この書式は、従業員が私傷病により休職している場合に、その休職期間が満了することを正式に通知するための重要な人事文書です。企業の人事部や労務担当者が、休職中の従業員に対して期間満了の事実を明確に伝え、復職の可能性についての手続きを案内する際に使用します。

特に働き方改革関連法に対応した内容となっており、現代の労働環境における適切な人事管理に欠かせない書式といえるでしょう。Word形式で提供されているため、会社名や日付、従業員名などを簡単に編集・カスタマイズできる利便性があります。

この通知書は、休職期間中の従業員が復職を希望する場合の手続きを明示するとともに、期間満了時に復職が困難な場合の自然退職についても適切に説明しています。人事担当者にとっては、労働トラブルを未然に防ぎ、透明性のある人事手続きを実現するための必須ツールです。実際の使用場面としては、長期療養中の従業員への通知、復職判定のプロセス管理、退職手続きの準備段階などで活用されます。

【２】解説

日付・宛先部分の解説

通知書の冒頭では、発信日と対象従業員を明確に特定しています。これにより、いつ誰に対して発信された通知なのかが一目で分かる構成となっています。例えば、長期休職中の田中さんに対して2024年3月15日付で発信するといった具体的な記録が残ります。

休職状況の確認部分の解説

現在の休職状況について、開始日と満了予定日を具体的に記載することで、当事者双方が期間を正確に把握できるようになっています。これにより「いつから休職していて、いつまでなのか」という基本情報の認識齟齬を防ぐ効果があります。

復職手続きの案内部分の解説

復職を希望する場合の具体的な手続きを詳細に説明し、必要書類や会社指定医の受診についても言及しています。実際の職場では、従業員から「復職したいけど何をすればいいのか分からない」という相談がよくありますが、この通知により明確な道筋を示すことができます。

自然退職に関する説明部分の解説

復職が困難な場合の取り扱いについて、自然退職という結果を事前に通知することで、従業員に心の準備をしてもらう配慮がなされています。人事実務では、突然の退職通知ではなく、事前の段階的な説明が重要とされており、この文書はその役割を果たしています。

Article-by-Article Commentary

Since this document is not in article format, there are no articles subject to article-by-article commentary. However, we will provide commentary on the structural elements of the notice.

Commentary on Date and Addressee Section

The beginning of the notice clearly identifies the date of issuance and the target employee. This creates a structure where it is immediately clear when and to whom the notice was issued. For example, a specific record remains of a notice issued on March 15, 2024, to Mr. Tanaka who is on long-term medical leave.

Commentary on Leave Status Confirmation Section

By specifically stating the start date and expected expiration date of the current leave status, both parties can accurately understand the period. This prevents misunderstandings about basic information such as "when the leave started and when it ends."

Commentary on Return-to-Work Procedure Guidance Section

This section provides detailed explanations of specific procedures for those wishing to return to work, including mentions of required documents and examinations by company-designated physicians. In actual workplaces, employees often ask, "I want to return to work, but I don't know what to do," and this notice provides a clear roadmap.

Commentary on Automatic Termination Explanation Section

Regarding the handling of cases where return to work is difficult, the notice provides advance notification of automatic termination as a result, allowing employees to prepare mentally. In HR practice, gradual advance explanations rather than sudden termination notices are considered important, and this document fulfills that role.