【１】書式概要
この債権管理規程は、企業が取引先との間で発生する売掛金や未収金などの債権を適切に管理し、確実に回収するためのガイドラインです。日々の営業活動で生じる「お金を受け取る権利」である債権について、発生から回収まで、そして最悪の場合の処理まで、全ての段階における対応方法を体系的に整理した企業内規程です。
新規取引を始める際の相手先の信用調査から始まり、取引限度額の設定、日常的な入金確認、支払いが遅れた場合の督促手順、担保や保証人の管理、そして最終的な回収不能となった債権の処理まで、債権にまつわる全てのプロセスが網羅されています。特に中小企業から大企業まで、継続的に商品やサービスを提供する全ての事業者にとって、資金繰りの安定化と経営リスクの軽減に直結する重要な規程となっています。
この規程は企業の経理部門、営業部門、法務部門が連携して債権管理を行うための具体的な手順書として機能し、担当者が変わっても一貫した対応が可能になります。Word形式で提供されているため、自社の業種や規模に応じて条文内容を自由に編集・カスタマイズでき、すぐに社内規程として運用を開始できます。
【２】条文タイトル
- 第1条（目的）
- 第2条（適用範囲）
- 第3条（定義）
- 第4条（管理責任）
- 第5条（債権管理委員会）
- 第6条（債権管理台帳）
- 第7条（与信審査）
- 第8条（与信限度額）
- 第9条（信用調査）
- 第10条（担保の取得）
- 第11条（担保の管理）
- 第12条（保証人の管理）
- 第13条（支払条件）
- 第14条（入金管理）
- 第15条（督促）
- 第16条（延滞債権の管理）
- 第17条（方策措置）
- 第18条（貸倒引当金）
- 第19条（貸倒処理）
- 第20条（定期報告）
- 第21条（モニタリング）
- 第22条（規程の改廃）
- 第23条（細則）
【３】逐条解説
第1条（目的）
この規程全体の狙いを明確にした条文です。単なる債権の管理ではなく、適正な管理と確実な回収を通じて会社の財務基盤を安定させることが目的とされています。例えば、売掛金の回収が遅れることで資金繰りが悪化し、他の支払いに影響が出るような事態を防ぐための基本方針を示しています。
第2条（適用範囲）
どのような債権にこの規程が適用されるかを定めています。会社が持つすべての債権が対象ですが、特別な規程がある債権については、そちらを優先するという柔軟性も確保されています。例えば、グループ会社間の債権については別途特別な取り扱い規程がある場合には、そちらが適用されることになります。
第3条（定義）
規程で使用される専門用語の意味を統一するための重要な条文です。債権、債務者、延滞債権、危険債権、破綻先債権といった用語が具体的に定義されており、担当者間での認識のずれを防ぎます。特に「危険債権」の定義は、まだ破綻していないものの支払い能力に不安がある取引先を早期に特定するために重要です。
第4条（管理責任）
債権管理における責任の所在を明確化しています。経理部長が統括責任者となり、各部門長がそれぞれの所管債権について責任を負う体制です。必要に応じて債権管理委員会を設置できる規定により、重要案件については組織的な対応が可能になります。
第5条（債権管理委員会）
重要な債権管理事項を審議する委員会の設置根拠です。経理部長、営業部長、総務部長などが参加し、大口債権の管理状況や回収方針を組織的に検討します。例えば、1億円を超える債権の回収方針や、倒産の可能性がある取引先への対応などが審議対象となります。
第6条（債権管理台帳）
債権の詳細情報を記録・管理するためのデータベース構築を規定しています。債務者の基本情報から債権の詳細、担保の状況まで一元管理し、毎月更新することで常に最新の状況を把握できます。電子データでの保管とバックアップにより、情報の紛失リスクも軽減されます。
第7条（与信審査）
新しい取引先との取引を始める前の審査プロセスです。財務諸表の分析、会社概要の確認、信用調査機関の評価など多角的な視点から取引相手の信用度を判断します。例えば、設立間もない会社や赤字が続いている会社については、より慎重な審査が必要になります。
第8条（与信限度額）
取引先ごとに設定する取引上限額の管理です。財務内容や取引実績を基準として限度額を設定し、年1回以上の見直しを義務付けています。限度額を超える取引には委員会承認が必要となることで、過度なリスクテイクを防止します。
第9条（信用調査）
継続的な取引先の信用状態モニタリングです。信用調査機関の報告書取得、金融機関からの情報収集、決算書の分析などを通じて、取引先の経営状況変化を早期に把握します。業績悪化の兆候を察知した場合には、速やかに対応策を検討する仕組みです。
第10条（担保の取得）
債権保全のための担保徴求に関する規定です。不動産、動産、有価証券、債権譲渡など様々な担保形態を想定し、客観的基準による評価を求めています。例えば、大口取引や信用力に不安がある取引先からは、不動産担保を徴求することが考えられます。
第11条（担保の管理）
取得した担保の継続的管理を規定しています。担保物件の現況確認、登記状況の把握、評価額の見直し、第三者権利の監視などを行い、年1回以上の現地調査を実施します。担保価値の変動を適切に把握することで、債権保全の実効性を確保します。
第12条（保証人の管理）
連帯保証人や第三者保証人の管理体制です。保証人の資力調査、保証意思の確認、保証限度額の設定を行い、定期的な資力調査により保証能力の変動を監視します。保証人の経営状況悪化により保証能力が低下するリスクに対応するためです。
第13条（支払条件）
基本的な支払条件を統一的に定めています。支払期日を毎月末日、支払方法を口座振込とすることで、入金管理の効率化を図ります。支払条件の変更には委員会承認が必要となることで、安易な条件緩和を防止します。
第14条（入金管理）
日々の入金状況の確認体制です。毎日の入金確認、請求額との照合、入金遅延の事前把握などにより、債権の回収状況を的確に管理します。例えば、請求書との金額相違があった場合には、即座に原因調査を行う体制が整備されます。
第15条（督促）
支払遅延に対する段階的督促手順です。支払期日経過後5日以内の電話督促、10日以内の督促状送付、20日以内の訪問督促という段階的アプローチにより、効果的な回収を図ります。督促の記録化により、後の対応にも活用できます。
第16条（延滞債権の管理）
長期延滞債権への対応策です。延滞原因の調査、債務者の財務状況確認、支払計画の策定要請、担保の追加設定検討など、多面的なアプローチで回収の可能性を追求します。債務承認書の徴求により、時効中断の効果も期待できます。
第17条（方策措置）
回収困難債権に対する最終手段としての方策措置です。支払期日から3ヶ月経過、支払意思なし、信用状態の著しい悪化などの場合に検討され、委員会承認と顧問弁護士との協議を経て実施されます。訴訟提起や支払督促などが具体的手段となります。
第18条（貸倒引当金）
会計上の債権評価に関する規定です。一般債権、貸倒懸念債権、破産更生債権等の区分に応じて、適正な引当金を設定します。これにより、財務諸表上で債権の回収可能性を適切に反映し、投資家や金融機関に対する情報開示の透明性を確保します。
第19条（貸倒処理）
回収不能となった債権の処理基準です。破産等の措置手続き、債務者所在不明、強制執行困難などの場合に貸倒処理が可能となり、取締役会承認により実行されます。税務上の損金算入要件も考慮した処理が必要です。
第20条（定期報告）
経営陣への定期的な状況報告制度です。月次での取締役会報告により、債権の回収状況、延滞債権の動向、重要債権の管理状況などを経営レベルで把握し、必要に応じて迅速な経営判断が可能になります。
第21条（モニタリング）
内部統制の一環としての監査制度です。定期的な内部監査により債権管理の適切性をチェックし、問題点の早期発見と改善を図ります。監査結果の取締役会報告により、経営レベルでの改善指示も可能になります。
第22条（規程の改廃）
規程自体の変更手続きを定めています。取締役会決議により改廃が行われることで、企業の経営方針や事業環境の変化に応じた柔軟な規程運用が可能になります。
第23条（細則）
規程運用上の詳細事項を経理部長が定めることができる委任規定です。実務上必要な具体的手順や様式などを、取締役会レベルの決議を経ずに機動的に整備することができます。
【４】活用アドバイス
この債権管理規程を効率的に活用するためには、まず自社の業種や取引形態に応じた条文のカスタマイズから始めることをお勧めします。例えば、現金商売が中心の小売業であれば与信管理の条文は簡略化し、逆に建設業のように長期間の取引が多い業種では延滞債権管理の条文をより詳細に規定することが重要です。
実際の運用開始前には、関係部署の担当者向けに説明会を開催し、各条文の趣旨と具体的な実務手順について十分な理解を得ることが成功の鍵となります。特に営業部門については、与信限度額の意味や新規取引先の審査手順について、売上拡大との両立という観点から丁寧に説明することが必要です。
債権管理台帳については、既存の会計システムや顧客管理システムとの連携を検討し、二重入力による非効率を避けることが大切です。可能であれば、システム連携により自動更新される仕組みを構築することで、担当者の負担を軽減しつつ正確性を確保できます。
定期的な規程の見直しも忘れてはいけません。取引先の業界動向や自社の成長段階に応じて、与信限度額の基準や督促手順の見直しを行い、常に実効性のある規程として維持することが重要です。年1回程度、債権管理委員会で規程全体の妥当性を検証することをお勧めします。
【５】この文書を利用するメリット
この債権管理規程を導入することで、企業は複数の重要なメリットを享受できます。まず最も直接的な効果として、債権回収率の向上が期待できます。体系的な督促手順と延滞債権管理により、これまで回収できずにいた売掛金の回収が促進され、キャッシュフローの改善に直結します。
次に、取引先の与信管理が組織的に行われることで、貸倒リスクの大幅な軽減が可能になります。新規取引先の審査から継続的な信用調査まで、一貫した基準で管理することにより、危険な取引先との取引を事前に回避でき、結果として貸倒損失の発生を最小限に抑えることができます。
経営面でのメリットとして、債権の状況が経営陣に定期的に報告される仕組みにより、資金繰りの予測精度が向上し、より戦略的な経営判断が可能になります。また、金融機関からの信頼度向上も重要な副次効果として期待できます。適切な債権管理体制が整備されていることは、融資審査において好材料となります。
内部統制の観点からは、担当者レベルでの属人的な債権管理から組織的な管理体制への移行により、人事異動があっても一貫した対応が可能になります。さらに、監査対応においても、整備された規程と記録により、外部監査人や税務調査に対して適切な説明ができる体制が構築されます。
最後に、従業員の意識向上効果も見逃せません。明確な規程があることで、営業担当者も債権管理の重要性を理解し、売上計上時から回収を意識した営業活動を行うようになります。これにより、企業全体の財務意識の向上が期待できます。
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