【２】解説

1. 本状の目的

この部分では、なぜこの手紙を送るのかという理由をはっきり述べます。相手企業がフェアではない方法で自社の顧客を奪おうとしている行為をやめてもらうこと、そしてその行為で受けた損害を回復してもらうことが目的です。冒頭で目的を明示することで、これが単なる苦情ではなく、明確な意図を持った正式な要請であることを相手に理解させます。

2. 当事者

ここでは、この書面を送る側（自社）と受け取る側（相手企業）の基本情報を記載します。会社の設立年月日、資本金、事業内容などを書くことで、両社がどういう立場の企業なのかを明確にします。たとえば同じ業界で競合関係にあることを示すために、事業内容を具体的に記載しておくと、なぜこの問題が起きているのか背景が分かりやすくなります。

3. 事実関係

3.1 本件行為の概要

相手企業がいつ、どこで、誰に対して、どんな行為をしたのかを具体的に記載する部分です。「〇〇年〇月頃から現在まで」という期間を示し、どの地域のどんな顧客層に対して行われたかを特定します。

具体的内容では、たとえば「当社の製品について『安全基準を満たしていない』という嘘の情報を流した」「当社の営業担当者が不誠実だという虚偽の評価を広めた」「当社が倒産しそうだという根拠のない噂を流した」「異常に安い価格を提示して顧客を奪おうとした」など、実際にあった行為を箇条書きで列挙します。ここは証拠に基づいて書く必要があるため、推測や憶測ではなく、確認できた事実だけを記載することが重要です。

3.2 本件行為を裏付ける証拠

主張するだけでなく、それを証明できる材料があることを示す部分です。たとえば相手企業の営業担当者が取引先に送ったメール、展示会で録音した会話内容、相手企業が配布した資料、取引先からの証言などを具体的に挙げます。「証拠がありますよ」と示すことで、こちらの主張に説得力が生まれ、相手企業も安易に否定できなくなります。

3.3 本件行為の結果

相手企業の行為によって、実際にどんな被害が出たのかを数字で示します。「既存の取引先〇社との契約がなくなり、月に〇〇〇万円の売上が減った」「新しい顧客を獲得できず、推定で月〇〇〇万円の機会損失が出た」「会社のイメージが傷ついた」など、できるだけ具体的に書きます。金額を明示することで、単なる感情的なクレームではなく、実害が出ていることを相手に認識させます。

4. 法的評価

4.1 適用法令

相手企業の行為が、どの法律に違反している可能性があるかを列挙します。独占禁止法（公正な競争を守るための法律）、不正競争防止法（嘘の情報で商売を妨害することを禁止する法律）、民法（他人に損害を与えたら賠償する義務を定めた法律）などが該当します。法律の名前と条文番号を示すことで、専門的な根拠に基づいた主張であることを示します。

4.2 法的分析

単に法律の名前を挙げるだけでなく、相手企業の行為が具体的にどの条文のどの部分に該当するのかを説明します。たとえば「競争相手の顧客を不当な手段で奪おうとする行為は、独占禁止法で禁止されている『競争者に対する取引妨害』に当たります」といった形です。専門用語を使いながらも、なぜその法律に違反するのかを論理的に示すことで、相手企業に「これは本当に問題がある行為だ」と認識させます。

5. 要請事項

ここが書面の核心部分で、相手企業に対して何をしてほしいのかを明確に伝えます。

まず「すぐに妨害行為をやめること」を求めます。次に「二度とやらないという約束を書面で出すこと」を要請します。さらに「社内の営業担当者全員に、こうした行為が違法であることを教育すること」「間違った情報を流した取引先に正しい情報を提供すること」など、具体的な是正措置を求めます。

損害賠償については、現時点での被害額を示しつつ、最終的な金額は話し合いで決めたいという姿勢を示します。いきなり「〇〇万円払え」と突きつけるのではなく、協議の余地を残すことで、相手企業が応じやすくなります。

再発防止策については、同じことが起きないようにどんな対策を取るのかを報告してほしいと求めます。

6. 期限と対応方法

いつまでに、どのような形で回答してほしいかを明記します。「この手紙が届いてから10営業日以内に、書面で回答してください」と具体的な期限を設定することで、相手企業に猶予を与えつつも、ずるずると引き延ばされることを防ぎます。連絡先の担当者名、電話番号、メールアドレスも記載し、相手が迷わず連絡できるようにします。

7. 留保事項

この書面を送ったことで、自社の権利を放棄したわけではないことを明示します。もし相手企業が誠実に対応しなければ、公正取引委員会への報告、裁判所への訴え、仮処分の申し立てなど、さらに強い手段を取る可能性があることを示します。これによって「今のうちに真摯に対応した方が得策だ」と相手に判断させる効果があります。

一方で、もし相手企業から合理的な説明があり、こちらの誤解だったと分かれば要請を取り下げる用意もあることを述べ、一方的な攻撃ではなく、事実を基に公正に対応しようとする姿勢を示します。

8. 結語

最後に、公正な競争が市場の健全な発展につながるという理念を述べ、相手企業にも協力を求める形で締めくくります。威圧的になりすぎず、しかし毅然とした態度で、誠実な対応を求める文章で終わることで、全体のトーンをバランス良く保ちます。

【３】活用アドバイス

この書面を効果的に使うためには、まず証拠集めが何より大切です。相手企業が実際に何をしたのか、メールや録音、資料、証言など、できるだけ多くの証拠を集めてから作成しましょう。証拠がないまま送ってしまうと、相手から「そんな事実はない」と否定されて終わってしまう可能性があります。

書面を作成する際は、感情的な表現を避け、事実を淡々と記載することを心がけてください。「許せない」「ひどい」といった言葉は使わず、「このような行為が確認されています」という客観的なトーンで書くことで、専門性と信頼性が高まります。

金額を記載する部分では、できるだけ具体的な数字を示すことが重要です。「売上が減った」だけでなく、「月〇〇〇万円の減少」と書くことで、被害の深刻さが伝わります。ただし、根拠のない数字を書くと逆に信用を失うので、実際の売上データや取引記録に基づいて算出しましょう。

送付方法は必ず配達証明郵便を使ってください。普通郵便だと「届いていない」と言われる可能性がありますが、配達証明なら確実に相手に届いたことを証明できます。この証明は、後に裁判になった場合にも重要な証拠となります。

書面を送る前に、できれば弁護士や法務の専門家に内容をチェックしてもらうことをお勧めします。特に法律の解釈部分や損害額の算定は、専門家の助言があるとより説得力が増します。

相手企業から回答が来たら、その内容を慎重に検討し、誠実な対応かどうかを判断してください。形だけの謝罪や不十分な是正措置であれば、次のステップ（公正取引委員会への報告など）を検討する必要があります。

【４】この文書を利用するメリット

まず、相手企業に対して「こちらは本気で対応する準備がある」という強いメッセージを送ることができます。口頭での抗議と違い、正式な書面で法律の条文まで引用して送ることで、相手企業の経営陣や法務部門が事態を深刻に受け止めるようになります。

証拠と具体的な被害額を明示することで、単なるクレームではなく、実害に基づいた正当な要請であることを示せます。これにより相手企業も安易に無視できなくなり、真摯な対応を引き出しやすくなります。

配達証明郵便で送ることで、「いつ、相手に通知したか」という記録が残ります。この記録は、将来的に裁判になった場合や公正取引委員会に報告する際に、「警告を発していた」という証拠として使えます。

書面の中で複数の対応策（行為の中止、確約書の提出、是正措置、損害賠償協議など）を段階的に求めることで、相手企業に具体的な行動指針を示すことができます。何をすればいいのか分からない状態よりも、明確な要請がある方が、相手も対応しやすくなります。

Word形式で編集可能なため、自社の状況に合わせて柔軟にカスタマイズできます。会社名、日付、具体的な被害内容、金額などを差し替えるだけで、すぐに使える実用的なテンプレートです。一から書面を作る手間が省け、時間とコストを節約できます。

もし相手企業が誠実に対応すれば、裁判まで行かずに問題を解決できる可能性が高まります。訴訟は時間もお金もかかるため、この書面で早期解決できれば、企業にとって大きなメリットとなります。

さらに、この書面を送ることで社内的にも「会社が営業活動をきちんと守ってくれている」というメッセージを営業部門に示すことができ、社員のモチベーション維持にもつながります。