この書式はWord形式で提供されるため、自社の状況に合わせて項目の追加や文言の調整が簡単に行えます。社名や日付を入力するだけで、すぐに使用できる実用的なテンプレートとして、総務部門や法務担当者の業務効率化に役立ちます。印刷して押印するだけで正式な書類として機能するため、専門的な知識がなくても安心して利用できます。
【２】解説
誓約書の性質と目的
この誓約書は、企業が取引相手に対して「暴力団などの反社会的勢力と一切関係がない」ことを宣言してもらうための書類です。単なる形式的な手続きではなく、万が一取引先が反社会的勢力と関わりがあった場合、契約解除や取引停止の根拠となる重要な証拠書類になります。
企業のコンプライアンス担当者にとって、この誓約書を取得しておくことは、後々のトラブルを防ぐ「保険」のような役割を果たします。例えば、ある中堅建設会社では、下請け業者から事前に誓約書を取得していたおかげで、後日その業者が反社会的勢力との関係を疑われた際、速やかに取引を中止できた事例があります。
第1項：役員等の該当性
この項目では、会社の役員や代表者が暴力団員であったり、過去5年以内に暴力団員だった経歴がないかを確認しています。「役員等」という表現には、取締役や監査役だけでなく、支店長や営業所長など、実質的に会社を動かしている人物も含まれます。
5年という期間が設定されているのは、暴力団を離脱してもすぐに関係が完全に切れるわけではないという実態を踏まえたものです。実際の商取引では、表向きは暴力団を辞めていても、水面下でつながりが続いているケースがあるため、この期間が設けられています。
第2項：経営への関与
役員に名前が載っていなくても、実際には暴力団関係者が裏で経営に口を出しているケースがあります。例えば、名義だけ別の人物にして、実質的な意思決定は暴力団関係者が行っているような会社です。
飲食店チェーンを展開する企業が、ある店舗の運営委託先を調査したところ、表向きの代表者は一般の方でしたが、実際の資金提供や人事決定には暴力団関係者が関与していたことが判明し、契約を解除した例もあります。
第3項：利用行為の禁止
この項目は、会社の経営陣が自分や会社の利益のために、あるいは競合他社を陥れるために、暴力団を「道具」として使うことを禁じています。
具体的には、取引先への不当な圧力をかけるために暴力団関係者を同行させたり、土地の買収で地権者を脅すために暴力団を利用したりする行為が該当します。不動産業界では、バブル期にこうした手法が横行しましたが、現在は厳しく規制されています。
第4項：資金提供・便宜供与
暴力団に対して金銭を渡したり、事務所を貸したり、何らかの便宜を図ることを禁止する項目です。「みかじめ料」のような直接的な資金提供だけでなく、不当に高い価格で商品を購入させられる、実態のない業務委託契約を結ばされるといった間接的な資金供与も含まれます。
ある運送会社では、駐車場の一部を相場よりはるかに高い賃料で特定の団体に貸していたことが発覚し、取引先から契約を打ち切られたケースがあります。
第5項：社会的非難を受ける関係
直接的な利害関係がなくても、暴力団関係者と親密な交流があれば、社会的に問題視されます。例えば、頻繁にゴルフに行く、パーティーに一緒に参加する、家族ぐるみの付き合いがあるといった関係です。
上場企業の役員が暴力団関係者との親密な交際が報道され、その結果として役員を辞任せざるを得なくなった事例は、ここ数年でも複数報じられています。ビジネスの世界では、「李下に冠を正さず」という姿勢が求められます。
記入方法と保管
日付欄には誓約書を提出する日付を、宛名欄には提出先の会社名を記入します。住所・名称・代表者氏名は、誓約する側の企業情報を正確に記載し、代表者印または社印を押印します。
この誓約書は、取引開始時だけでなく、定期的（年1回程度）に更新を求めることで、継続的なコンプライアンス体制を維持できます。保管は契約書と同じく重要書類として、最低でも取引終了後5年間は保存しておくことが望ましいでしょう。
【３】活用アドバイス
定期的な更新体制の構築
この誓約書は一度取得すれば終わりではなく、年に1回程度、定期的に更新版を提出してもらう仕組みを作ることをお勧めします。取引先管理台帳に次回更新時期を記録しておき、期限が近づいたら自動的にリマインドされるような運用にすると、漏れが防げます。
他の契約書との連動
基本契約書に「反社会的勢力でないことを誓約し、違反した場合は無催告で契約解除できる」という条項を盛り込み、その証拠としてこの誓約書を添付するという使い方が効果的です。契約書本体と誓約書を一体として保管することで、万が一の際の対応がスムーズになります。
社内教育への活用
新入社員研修やコンプライアンス研修で、この誓約書の各項目を教材として使い、どのような行為が問題になるのか具体的に説明することができます。実際の書式を見せながら解説することで、抽象的な説明よりも理解が深まります。
取引先への説明資料
初めて取引する相手にこの誓約書を求める際、「なぜこのような書類が必要なのか」を説明するための資料として、この解説文を活用できます。単に提出を求めるだけでなく、背景や目的を丁寧に説明することで、相手の理解と協力が得られやすくなります。
【４】この文書を利用するメリット
企業の信頼性向上
この誓約書を取引先から確実に取得する体制を整えることで、自社のコンプライアンス意識の高さを対外的にアピールできます。特に金融機関からの融資審査や、大手企業との取引審査では、反社会的勢力排除の取り組み状況が評価項目になることが多く、適切な誓約書の運用が有利に働きます。
リスクの早期発見
誓約書の提出を求めた際、提出を渋ったり、記載内容に不自然な点がある場合は、取引を見直すきっかけになります。実際、誓約書の提出依頼をしたところ、相手が提出を拒否したため調査したら問題が発覚したという事例は少なくありません。
トラブル時の対応力
万が一、取引先が反社会的勢力との関係が判明した場合、この誓約書があることで、契約解除などの対応を法的にも正当化しやすくなります。「誓約書で確認していた事項に違反した」という明確な理由があれば、相手からの不当な抗議にも毅然と対応できます。
業務の効率化
既に完成されたWord形式のテンプレートを使用することで、ゼロから書式を作成する手間が省けます。社名や日付を入れるだけで使えるため、総務担当者の負担が大幅に軽減され、他の重要業務に時間を割くことができます。
標準化されたプロセスの確立
同じ書式を全ての取引先に使用することで、社内での処理が標準化され、担当者による対応のばらつきがなくなります。誰が担当しても同じレベルの審査ができる体制が整うため、人事異動があっても業務の継続性が保たれます。
