【１】書式概要
この〔外国人採用規程〕は、企業が外国人労働者を雇い入れる際に必要となる採用から雇用管理までの流れを体系的に定めた社内規程のひな型です。国籍や文化の違いを踏まえつつ、公平な採用選考を実現し、在留資格の確認、労働契約の締結、教育訓練や生活支援に至るまで、外国人社員を受け入れる企業にとって欠かせないポイントを網羅しています。
特に、技能実習生や特定技能の従業員を抱える製造業や介護事業者、飲食業などの現場でそのまま利用できるように設計されており、人事担当者が実務で直ちに活用できる実践的な内容です。すべてWord形式で編集可能なため、自社の状況に合わせた修正や追加が容易にでき、外国人雇用に関する社内体制の整備を効率的に進めることができます。
【２】条文タイトル一覧
第1条（目的及び適用範囲）
第2条（定義）
第3条（採用方針及び選考基準）
第4条（採用手続及び必要書類）
第5条（内定及び採用決定）
第6条（労働契約及び労働条件）
第7条（賃金制度及び昇給）
第8条（在留資格管理及び支援）
第9条（教育訓練及び能力開発）
第10条（人事評価及び処遇）
第11条（安全衛生管理及び健康管理）
第12条（住居及び生活支援）
第13条（相談体制及び苦情処理）
第14条（ハラスメントの防止及び対策）
第15条（退職及び契約終了）
【３】逐条解説
第1条（目的及び適用範囲）
外国人採用の基本理念と適用範囲を明確化しています。自社に雇用される外国人全員に適用されるため、受入れの入口となる条文です。目的を明記することで、制度導入の根拠を示し、社内外への理解を得やすくします。
第2条（定義）
技能実習生や特定技能、高度人材といった在留資格ごとの位置づけを整理しています。採用時に誤解が生じやすい点を事前に明示しておくことで、人事担当者や現場が混乱せずに運用できます。
第3条（採用方針及び選考基準）
差別禁止と能力重視の姿勢を打ち出しています。例えば、介護事業で人手不足を補うために外国人を採用する場合、日本語力や協調性といった具体的な基準を明確にできるのがポイントです。
第4条（採用手続及び必要書類）
履歴書・在留カード・健康診断書などの必須書類を列挙しています。特に翻訳文の添付義務は、法令遵守の観点からも重要で、トラブル防止につながります。
第5条（内定及び採用決定）
内定通知と取消事由を規定しています。例えば、在留資格が更新できなかった場合など、企業が法的に対応できる余地を確保する実務的な内容です。
第6条（労働契約及び労働条件）
契約書の多言語対応や均等待遇を明示し、外国人労働者が安心して働ける基盤を整えています。特に労働契約を母国語で渡すことは、後のトラブル回避に直結します。
第7条（賃金制度及び昇給）
昇給や賞与のルールを示すことで、不透明さを防ぎます。現場で「昇給はあるのか」という疑問に即答できるようになり、モチベーション維持につながります。
第8条（在留資格管理及び支援）
在留カードの期限管理や更新支援を規定しています。外国人雇用に特有のリスクをカバーできる条項であり、企業が不法就労助長罪に問われないための備えです。
第9条（教育訓練及び能力開発）
導入研修や日本語教育を含めた幅広い支援を盛り込み、定着率向上を狙います。たとえば、物流業の現場で安全研修を多言語で行うことで事故防止にも直結します。
第10条（人事評価及び処遇）
日本人と同じ基準で評価することを明文化しています。外国人労働者のキャリア形成を後押しするための定期面談を含んでおり、長期雇用を促す仕組みです。
第11条（安全衛生管理及び健康管理）
母国語教材の活用を認めることで、理解不足から起こる事故を防止します。健康診断も義務づけており、労働安全衛生の観点から安心できる体制を確立します。
第12条（住居及び生活支援）
寮や住宅手当の提供を規定し、日本での生活基盤を支援します。介護や建設業で地方に配属される場合など、住居支援は定着の大きな要素です。
第13条（相談体制及び苦情処理）
通訳を介した相談も可能とすることで、心理的安全性を確保します。労働条件に関する苦情があった際の不利益取扱い禁止も明文化しており、安心感を与えます。
第14条（ハラスメントの防止及び対策）
国籍や人種に関わる差別を防止する規定です。外国人が少数派となる職場環境で特に重要で、実効性のある社内体制を整えられます。
第15条（退職及び契約終了）
退職理由や契約終了事由を網羅し、在留資格切れも含めています。退職時の帰国支援も記載されており、企業としての責任を果たす仕組みを明示しています。
【４】活用アドバイス
この規程はそのまま利用するのではなく、自社の業種や従業員構成に応じて調整することが重要です。例えば、介護事業者であれば日本語研修部分を厚くする、製造業であれば安全教育を強調するなど、現場の実情に沿った形に修正してください。Word形式で編集可能なので、部署ごとの運用ルールや連絡体制を追記しやすく、社内規則全体と一体的に運用することが可能です。
【５】この文書を利用するメリット
・外国人雇用に必要な手続やルールを一元的にまとめられるため、採用から退職までの流れを円滑に管理できる。
・在留資格や労働条件に関するリスクを事前に回避できる。
・外国人労働者にとっても透明性が高まり、安心して働ける環境を提供できる。
・多言語対応の前提を明示することで、コミュニケーション不足による誤解やトラブルを防止できる。
・即利用できるWordファイル形式なので、法改正や社内方針の変更にも柔軟に対応できる。
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