【２】解説

■ 文書タイトル「不正アクセスによるメールアドレス流出の可能性に関するお知らせとお詫び」

文書の冒頭で、何についての通知なのかを明確に示すことが重要です。「お知らせ」と「お詫び」という言葉を組み合わせることで、事実を伝えるだけでなく謝罪の意思も表明しています。たとえば「システム障害のお知らせ」だけでは他人事のように聞こえてしまうため、「お詫び」を加えることで誠実さが伝わります。

■ 社名の明記

通知の発信元である企業名を記載します。複数の事業を展開している場合は、該当する事業部門名も併記するとより親切です。

■ １．経緯と概要

ここでは不正アクセスが発生した事実と、その結果どのような情報が流出した可能性があるのかを簡潔に説明します。ポイントは「可能性がある」という表現です。調査中の段階では断定を避け、慎重な言い回しを使うことで、後から追加情報が出てきた場合にも対応しやすくなります。

また、流出した情報の範囲を明確にすることも大切です。この例では「メールアドレスに限定されており、氏名、住所、電話番号、生年月日、口座情報などは含まれておりません」と記載することで、被害の規模を具体的に示し、関係者の不安を和らげる効果があります。たとえば口座情報が漏れたかもしれないと心配していた人にとって、この一文は大きな安心材料になるでしょう。

さらに、不正アクセスを覚知した直後に脆弱性箇所を特定し対策を施したことを伝えることで、企業として迅速に行動したことをアピールできます。

■ 謝罪の表明

「このような事態を招きましたことにより、関係者のみなさまに多大なご迷惑とご心配をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます」という一文で、企業としての責任を認め、謝罪の意を示します。形式的な謝罪ではなく、「多大なご迷惑」「ご心配」といった具体的な言葉を使うことで、相手の立場に立った表現になっています。

■ 関係機関への届出

個人情報保護委員会への届出と警察署への被害申告を行ったことを明記します。これにより、企業が適切な手続きを踏んでいることを示し、透明性のある対応をしていることが伝わります。

■ ２．皆様へのお願い：（二次被害防止のための注意喚起）

情報が流出した場合、最も懸念されるのは二次被害です。メールアドレスが悪用されてスパムメールやフィッシング詐欺メールが送られてくる可能性があるため、受信者に対して注意を促します。

具体的には、不審なメールを受け取った場合はすぐに削除すること、添付ファイルを開かないこと、メール内のリンクをクリックしないことを呼びかけます。特に「ID/パスワードの変更を誘導するようなメール」には要注意です。実際の事例として、大手通販サイトを装ったメールで「セキュリティ上の理由でパスワードを変更してください」と誘導し、偽のログインページでパスワードを盗む手口が多発しています。

■ 被害状況の詳細

不正アクセスの手段、時期、流出した情報の件数と内容、対象者を具体的に記載します。「最大●●●●●●件」という表現を使うことで、確定情報ではないことを示しつつ、最悪のケースを想定した数字を提示します。対象者については「過去に当社ホームページより資料請求や申し込みなどをされた皆様」と記載することで、誰が影響を受ける可能性があるのかが明確になります。

■ ３．今後の情報提供について

今後も継続的に情報を公開していくことを約束します。企業ホームページで経過報告を行うことを明記し、追加情報が判明した場合も速やかに告知する姿勢を示します。これにより、「この件は終わり」ではなく、引き続き誠実に対応していくという企業の姿勢が伝わります。

■ 専用お問合せ窓口

関係者が不安や疑問を感じた際にすぐに連絡できるよう、専用の窓口を設置します。電話番号と受付時間を明記することで、実際に相談できる体制が整っていることを示します。窓口を設けることで、問い合わせが一般の問い合わせ先に集中することを防ぎ、効率的に対応できるメリットもあります。

【３】活用アドバイス

この文書を効率的に活用するためには、まず事前に自社用のテンプレートとしてカスタマイズしておくことをお勧めします。●マークで示された箇所に、あらかじめ記入しやすい項目名や選択肢を用意しておけば、実際にインシデントが発生した際に慌てずに対応できます。

特に重要なのは、不正アクセスを覚知してから公表までのスピードです。情報漏洩の事実を隠蔽したり公表が遅れたりすると、企業の信頼は大きく損なわれます。この書式を使えば、必要な情報を整理しながら迅速に文書を作成できるため、初動対応の時間短縮につながります。

また、広報部門だけでなく、システム管理部門や総務部門とも事前にこのテンプレートを共有しておくと良いでしょう。インシデント発生時には複数の部署が連携して対応する必要があるため、全員が同じフォーマットを理解していれば、情報の確認や承認プロセスがスムーズに進みます。

さらに、この文書を作成した後は、必ず社内の複数の担当者でダブルチェックを行いましょう。日付や件数、連絡先などの数字の誤りは致命的なミスになります。特に流出件数や対象者の範囲については、技術部門と法務部門で慎重に確認することが大切です。

公表後は、問い合わせ窓口に寄せられた質問や意見を記録し、今後の改善に活かすことも重要です。同様のインシデントが再発しないよう、セキュリティ対策の見直しや社内教育の強化にもつなげていきましょう。

【４】この文書を利用するメリット

この文書を利用する最大のメリットは、緊急時に必要な情報を漏れなく、かつ適切な表現で伝えられる点です。情報漏洩という危機的状況では、担当者も動揺してしまい、何をどう説明すればよいのか判断に迷うことがあります。このテンプレートを使えば、公表すべき項目が網羅されているため、冷静に対応できます。

また、謝罪の姿勢と具体的な対応策の両方をバランスよく盛り込んでいるため、被害者に対して誠意が伝わりやすい文面になっています。ただ謝るだけでなく、すでに実施した対策や今後の情報提供の方針を明示することで、企業として責任を果たそうとする姿勢が表現されています。

さらに、二次被害を防ぐための注意喚起を含めることで、単なる報告文書ではなく、関係者を守るための実用的な情報提供にもなっています。フィッシング詐欺などの手口について具体的に説明することで、受信者自身が自衛できるようサポートする内容になっているのです。

Word形式で提供されているため、編集も簡単です。自社のロゴを挿入したり、書体やレイアウトを変更したりすることも自由にできます。また、将来的に同様のインシデントが発生した場合にも、過去のバージョンを参考にしながらアップデートしていけるため、長期的な資産として活用できます。

企業の危機管理体制を強化する上でも、このようなテンプレートを整備しておくことは非常に価値があります。実際に使う機会がないことが一番ですが、万が一の備えとして準備しておくことで、組織全体のリスク管理意識も高まるでしょう。