契約書作成において欠かせないプロセスの一つが「リーガルチェック」です。しかし、実際に社内でリーガルチェックを実施する際、どのような手順で進めれば効果的なのでしょうか。
本記事では、社内リーガルチェックの具体的な流れと、各段階で注意すべきポイントについて詳しく解説いたします。適切なプロセスを構築することで、契約に関するリスクを大幅に軽減することができます。
リーガルチェックの重要性について 🔍
リーガルチェックとは、契約書の内容を法的観点から精査し、問題点を洗い出すプロセスです。このプロセスには以下のような重要な意味があります。
リーガルチェックの効果
- 🛡️ 将来的なトラブルリスクの軽減
- ⚖️ 法的に無効な契約条項の事前発見
- 💼 自社にとって不利な条件の改善
- 📈 ビジネス実態に即した契約内容の実現
特に注意が必要なのは、曖昧な表現や用語の誤用、強行法規違反などです。これらの問題を事前に発見し修正することで、代金未回収や損害賠償といった深刻なリスクを回避できます。
社内リーガルチェックの実践的手順 🚀
STEP1: 依頼の受付と案件管理 📨
社内リーガルチェックは、各部署からの依頼受付から始まります。効率的な運用のため、以下の点に配慮することが重要です。
依頼受付時のポイント
- 🎯 案件の性質に応じた適切な担当者への割り当て
- 📝 統一された受付窓口の設置
- 🎤 取引背景の詳細なヒアリング実施
依頼を受ける際は、取引の目的や背景を十分に理解することが不可欠です。同じ契約類型であっても、取引の背景が異なれば修正すべきポイントも変わってくるためです。ヒアリングシートなどの標準フォーマットを準備しておくことで、必要な情報を効率的に収集できます。
STEP2: 契約内容の体系的確認 🔎
依頼を受けた後は、契約内容の全体像を把握するための確認作業を行います。この段階では、網羅的かつ体系的なアプローチが求められます。
主要な確認項目
- 📋 取引の基本構造と目的
- 💰 価格、支払条件、納期等の商務条件
- 🤝 当事者の権利義務関係
- 🔒 機密保持、知的財産権等の保護条項
- 🚫 コンプライアンス関連条項
過去に関連する契約を締結している場合は、既存契約との整合性も併せて確認します。このような基礎的な確認作業を丁寧に行うことで、後の修正作業の精度を高めることができます。
STEP3: 修正点の特定と優先順位付け ✏️
契約書の全体構造を理解した後は、具体的な修正点の洗い出しを行います。この作業では、法的リスクの大きさに応じて優先順位を付けることが重要です。
修正点検討の視点
- ❌ 自社にとって著しく不利な条項の存在
- 📊 自社標準条項との重要な相違点
- ⚖️ 強行法規違反等の法的問題
- 📝 誤字脱字や表記の不統一
特に注意すべきは、契約終了条件や損害賠償条項など、将来的に重大な影響を与える可能性のある条項です。また、法律の改正により新たに問題となる可能性のある条項については、必要に応じて外部専門家の見解も求めることが賢明です。
STEP4: 効果的なフィードバックの実施 💬
修正コメントが完成したら、担当部署への分かりやすい説明を行います。法務知識を持たない担当者でも理解できるよう、配慮が必要です。
フィードバック時の工夫
- 🗣️ 修正理由の論理的な説明
- 📞 継続的なコミュニケーションの確保
- 📑 相手方への説明資料と社内向け資料の使い分け
相手方との交渉を担当部署が円滑に進められるよう、修正の必要性について具体的な理由と共に説明することが大切です。また、相手方に対してどのような説明を行うべきかについても、事前に担当部署と十分に協議しておきましょう。
STEP5: 契約締結と最終確認 🎯
双方の合意が得られた後は、最終版の契約書作成と締結手続きを行います。この段階でのミスは重大な結果を招く可能性があるため、特に慎重な確認が必要です。
最終段階でのチェック項目
- ✅ 合意された修正内容の完全な反映
- 📁 過去版との詳細な比較確認
- 💾 適切なファイル管理とバージョン管理
契約締結後は、完成版を適切な形式で保存し、将来の参照に備えます。バージョン管理を徹底することで、後日の確認作業もスムーズに行えます。
リスク管理としてのリーガルチェック 🛡️
適切なリーガルチェックを実施しないことによるリスクは決して軽視できません。主なリスクとしては以下が挙げられます。
想定されるリスク
- 🔻 自社に著しく不利な条件での契約締結
- 🤷♂️ 実際の取引内容と契約条項の齟齬
- ⚡ 法的紛争の発生とそれに伴う損失
これらのリスクを最小限に抑えるためには、組織的なアプローチが不可欠です。単発的なチェックではなく、継続的な改善を図りながら、より精度の高いリーガルチェック体制を構築していくことが重要となります。
効果的な体制構築のポイント
- 🔄 標準化されたプロセスの確立
- 🤝 部署間の円滑な連携体制
- 📊 案件管理システムの導入
- 🤖 ヒューマンエラー防止のための仕組み作り
社内リーガルチェックの質を向上させることで、契約リスクを効果的に管理し、安全で確実なビジネス展開を実現することができるでしょう。
