【１】書式概要

この「ＥＴＣカード取扱規程」は、企業が業務用車両でETCカードを使用する際の社内ルールを明確に定めた実用的な規程書式です。営業活動や配送業務、現場作業など様々な業務で車両を使用する会社において、ETCカードの適切な管理と運用を実現するために作成されています。

近年、多くの企業で業務効率化のためETCカードの導入が進んでいますが、その一方でカードの紛失や不正使用といったリスクも増加しています。この規程では、カードの保管責任者の明確化から使用手続き、禁止事項、万が一のトラブル対応まで、実際の運用で必要となる項目を網羅的にカバーしています。

特に運送会社や建設会社、営業車を多数保有する企業では、複数のETCカードを効率的に管理する必要があり、この規程が威力を発揮します。また、社員の意識向上と不正防止の観点からも、明文化されたルールの存在は経営上重要な意味を持ちます。Word形式で提供されるため、各社の実情に合わせて内容を編集・カスタマイズすることが可能です。

【２】逐条解説

第１条（総則）

この条文は規程全体の適用範囲を示す導入部分です。シンプルながら重要な意味を持ち、この規程がETCカード全般の取扱いについて定めていることを明確にしています。企業の規程作成において、このような総則条項は規程の目的と適用範囲を明示する役割があります。

第２条（有料道路利用の限定）

コスト管理の観点から非常に重要な条項です。業務で車両を使用する際、安易に有料道路を選択することを防ぎ、経済的な運用を促進します。例えば、東京から横浜への移動で首都高速を使わずに一般道で十分な場合は、時間に余裕があれば一般道を選択するという判断基準を示しています。ただし「必要やむを得ない場合」という文言により、緊急時や業務上の都合による柔軟な対応も認めています。

第３条（ＥＴＣカードの保管）

カード管理の責任体制を明確化する条項です。総務課での一元管理により、カードの所在不明や重複貸出などのトラブルを防止します。責任者を総務課長に指定することで、管理体制の明確化と権限の集約を図っています。実際の運用では、専用の保管庫やファイルを用意し、貸出台帳と合わせて管理することが一般的です。

第４条（ＥＴＣカード使用の手続き）

カード使用の事前申請制度を定める核心的な条項です。使用年月日、目的地、訪問用件、通行予定道路の届出を義務付けることで、計画的な使用と事後検証を可能にしています。例えば「4月15日、大阪支店、月次会議出席、東名高速・名神高速使用」といった具体的な申請が求められます。紛失防止と即座の返却義務により、カードの所在管理も徹底されています。

第５条（ＥＴＣカード使用上の注意点）

実際の操作面での注意事項を定めた実用的な条項です。走行前の確実な挿入、降車時の抜取り、走行中の操作禁止など、ETCシステムを安全かつ確実に利用するための基本的なルールです。特に走行中の抜き差し禁止は、料金所での支払いトラブルや事故防止の観点から重要です。

第６条（禁止事項）

セキュリティと適正使用を確保するための禁止規定です。車内放置による盗難リスクの回避、私用車での不正使用防止、第三者への貸与禁止など、カード管理上の重要なポイントを網羅しています。例えば、社員が自分の車でETCカードを使用したり、家族に貸し出したりすることを明確に禁止しています。

第７条（届出）

トラブル発生時の迅速な対応を確保する条項です。カードの紛失・盗難や車載器の故障といった緊急事態について、速やかな報告義務を定めています。早期の届出により、不正使用の防止やカード停止手続きなどの適切な対応が可能になります。実際の運用では、24時間以内の報告などの具体的な期限を設けることもあります。

第８条（調査権）

不正使用防止のための調査権限を定めた条項です。申請された目的地と実際の使用状況に相違がある場合の調査権を総務課長に付与しています。ETCの利用履歴と申請内容を照合し、必要に応じてヒアリングや資料提出を求めることができます。例えば、業務用と申請されたにも関わらず休日の私用施設での使用が判明した場合などが該当します。

第９条（懲戒処分）

規程違反に対する処分を定めた抑制効果のある条項です。就業規則との連動により、違反の程度に応じた適切な処分を可能にしています。軽微な違反から重大な不正使用まで、段階的な対応が想定されており、社員の規程遵守意識の向上に寄与します。