【１】書式概要
この書式は、特定非営利活動法人（NPO法人）が年に一度開催する定時社員総会の議事録を作成するためのテンプレートです。NPO法人は法律により定時社員総会の開催が義務付けられており、その際の議事内容を正確に記録し保管する必要があります。
このテンプレートを使用することで、事業報告や決算の承認、理事・監事の改選といった重要な議題について、適切な形式で議事録を作成できます。特に設立から数年経過したNPO法人や、初めて定時総会を開催する団体にとって、どのような内容を記載すべきか迷うことがありますが、この書式があれば安心して議事録作成に取り組めます。
実際の使用場面としては、年度末の事業報告を行う際、新しい理事や監事を選任する際、または法人の重要事項を決定する総会において活用されます。Word形式で提供されているため、各法人の具体的な情報や議題に合わせて自由に編集することが可能です。忙しい理事の皆様にとって、一から議事録を作成する手間を大幅に軽減し、適切な記録管理を実現できる実用的なツールとなっています。
【２】解説
開催日時・場所の記載について
定時社員総会の開催日時と場所を明確に記録することは、後日の証拠として極めて重要です。例えば、ある環境保護団体では、総会開催日を間違って記載したために、後に議決の有効性について疑問視される事態が発生しました。正確な日時の記載により、法人運営の透明性を確保できます。
出席理事・議長の明記について
出席した理事名と議長の記載は、意思決定に参加した人物を特定するために必要です。実際のNPO法人では、理事の一部が海外出張中で参加できないケースもあり、そうした場合の出席状況を正確に記録することで、後日の責任の所在を明確にできます。
議決権と出席状況の確認について
社員総数と出席社員数の記載は、総会の成立要件を満たしているかを証明する重要な要素です。ある福祉団体では、委任状による出席者数を含めて過半数を確保したことにより、重要な定款変更を可決できた事例があります。
第1号議案（事業報告及び決算の承認）について
前年度の事業実績と財務状況を社員に報告し、承認を得る手続きです。文化振興を目的とするNPO法人では、コンサート開催事業の収支報告や、助成金の使途について詳細な説明を行い、社員からの質問に答えることで信頼関係を築いています。
第2号議案（理事及び監事の改選）について
理事と監事の任期満了に伴う後任者選任は、法人運営の継続性を保つ重要な手続きです。教育支援を行うNPO法人では、新しい専門知識を持つ理事を迎えることで、事業の幅を広げることに成功した例があります。再任の場合も含めて、適切な手続きを踏むことが求められます。
第3号議案（議事録署名人の選任）について
議事録の内容を証明する署名人の選任により、記録の信頼性を担保します。災害支援活動を行うNPO法人では、議事録署名人が第三者的立場の社員から選任されることで、議事進行の公正性を示している事例があります。
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