【１】書式概要
この書式は企業の人事・総務担当者が必要とする「〔改正民法対応版〕身元保証人に対する通知書（社員の不法行為判明時）」です。
企業に在籍する社員が業務中に不法行為を行い、会社に損害を与えた場合に、その社員の身元保証人に対して状況を通知するために使用します。改正民法の規定に沿って作成されており、身元保証人への適切な通知方法を提供しています。社員の不正行為発覚後、速やかに身元保証人へ連絡を取る必要がある状況で役立ちます。
会社側の立場を明確にしながらも、事実関係を適切に伝える内容になっています。人事トラブル発生時の初期対応として、また将来的な損害賠償請求の可能性を示唆する重要書類として活用できます。実務で即使える形式で、必要事項を記入するだけですぐに使用可能です。
【２】解説
通知書の構成と目的
この通知書は、社員が不法行為を行った際に、その身元保証人に対して状況を伝えるための公式文書です。企業としての立場を明確にしつつ、保証人に対して将来的な責任の可能性を適切に通知します。実際の例として、経理担当者による横領や、営業担当者による不正取引などの状況で使用されるケースが考えられます。
日付と宛先
通知書の冒頭には日付と宛先を明記します。これにより通知の時期が明確になり、後々のトラブル防止になります。例えば「2025年5月11日付で通知した」といった形で記録に残すことで、通知義務を果たした証拠となります。
差出人情報
会社名と所在地を明記することで、公式な通知であることを示します。必要に応じて社印を押印することも検討できますが、現在は電子署名などの方法も増えています。
通知内容
本文では、対象社員の氏名、不法行為の発生日、概要について簡潔に記載します。たとえば「田中太郎氏が2025年4月15日に取引先への不正請求を行った」など、事実関係を明確に示すことが重要です。ただし、詳細な内容については別途協議するという姿勢が望ましいでしょう。
損害賠償の状況
社員本人に対する損害賠償請求の状況を記載します。このパートでは「現在交渉中である」「一部返済があった」など、現状を正確に伝えることが大切です。これにより保証人は状況の緊急性を理解できます。
身元保証人への通知意図
最後に、なぜこの通知を行うのかという意図を明確にします。身元保証書に基づく責任が生じる可能性があることを伝えることで、保証人に状況の重大さを認識してもらい、場合によっては社員への働きかけを期待する効果もあります。実際のケースでは、この通知がきっかけとなり、社員と保証人の間で話し合いが持たれ、自主的な解決に至ることもあります。
