【１】書式概要
この退職金前払い規程は、企業が従業員の退職金を前もって支給する制度を導入する際に必要となる重要な書式です。多くの会社では、従業員の多様なニーズに応えるため、退職時まで待たずに退職金を受け取れる制度の導入を検討しています。
現代の働き方が多様化する中で、住宅購入資金や子どもの教育費、親の介護費用など、まとまった資金が必要になる場面は誰にでも訪れます。そんな時、長年勤めた会社の退職金を前払いで受け取れる制度があれば、従業員の生活設計はより柔軟に行えるようになります。
この規程は、そうした前払い制度を適切に運用するための具体的なルールを明文化したものです。どの従業員が対象となるのか、いつから申請できるのか、どのような手続きが必要なのかといった実務上の疑問を解決し、会社と従業員双方にとって透明性の高い制度運用を可能にします。
人事部門の担当者や経営者の方々が実際に制度を導入する際の参考資料として活用できるよう、労働基準法の改正内容も踏まえた最新の内容で構成されています。Word形式での提供により、各社の実情に合わせて条文の修正や追加が容易に行えます。
特に中小企業から大企業まで、退職金制度を持つあらゆる規模の会社で利用可能な汎用性の高い内容となっており、導入検討段階から実際の制度運用まで幅広い場面でご活用いただけます。
【２】逐条解説
第１条（総則）
この条文は規程全体の基本的な目的を明確にしています。退職金前払い制度という新しい仕組みを会社に導入する際、その取り扱い方法を統一的に定めることで、運用上の混乱を防ぐ役割を果たします。例えば、人事部の担当者が変わっても一貫した対応ができるよう、制度の基本方針を示しています。
第２条（定義）
制度の核心となる「退職金前払い制度」という用語を明確に定義しており、これにより関係者全員が同じ理解を持って制度を運用できます。「社員が希望すれば」という表現により、強制ではなく選択制であることを明示しています。実際の運用では、従業員からの申し出があって初めて手続きが開始されることになります。
第３条（適用者の範囲）
この条文では制度を利用できる従業員の範囲を定めています。退職金制度そのものが適用される従業員のみが対象となるため、例えばパートタイマーや契約社員で退職金制度の対象外となっている従業員は、この前払い制度も利用できないことになります。人事管理上、対象者を明確にすることで事務処理の効率化も図れます。
第４条（申し出可能時期）
勤続5年という具体的な基準を設けることで、制度の安定的な運用を図っています。入社直後から利用可能にしてしまうと、退職金制度本来の目的である長期勤続の促進効果が薄れてしまう可能性があります。5年という期間は、従業員が会社に一定程度貢献し、かつ将来的な資金需要が具体的になってくる時期として設定されています。
第５条（前払いの対象となる退職金の範囲）
この条文の特徴は「全額」という点にあります。一部だけの前払いを認めてしまうと、計算が複雑になり事務負担が増大します。また、申し出時点での退職金額を基準とすることで、将来の昇進や昇格による退職金増額分は含まれないことを明確にしています。例えば、係長の時に申し出た場合、その後課長に昇進しても前払い額は係長時点での計算額となります。
第６条（前払いの時期）
年末賞与の支給日に合わせることで、給与計算事務の効率化を図っています。毎月支払うよりも年1回にまとめることで、事務負担を軽減し、従業員にとってもまとまった金額を受け取れるメリットがあります。また、既存の賞与支給システムを活用できるため、新たなシステム構築の必要もありません。
第７条（所得税の取り扱い）
税務上の取り扱いを明確に規定した重要な条文です。通常の退職金は退職所得として優遇税制の対象となりますが、前払いの場合は給与所得となり、毎月の給与と合算して所得税が計算されます。これにより従業員の手取り額が退職時受給の場合と異なることを事前に理解してもらう必要があります。源泉徴収の実務についても、給与計算システムで処理することが明確になります。
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