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【１】書式概要
このドキュメントは、警察などの捜査機関から個人情報の提供を求められた際に、企業がどう判断して対応すべきかを実務的に解説した対応ガイドラインです。
多くの企業は、捜査機関からの照会を受けた時、「拒否してもいいの？」「どこまで提供してもいい？」「顧客に知られたら信頼が損なわれないか」といった不安に直面します。法律の知識がない担当者が対応を迫られることもあります。その結果、無理に全ての情報を提供してしまったり、逆に適切な対応を取らなかったり、と混乱が生じることが少なくありません。
このガイドラインは、捜査機関からの照会に際して、企業の法務責任者や情報管理部門の担当者が実際に直面する状況を想定し、具体的な事例とロールプレイングを通じて、どのような判断基準で対応すべきかを示しています。たとえば、正式でない照会に対する対応、企業が実際に保有していない情報の提供を求められた場合、顧客の医療情報や通信記録といった特に慎重に扱うべき情報が含まれる場合など、実務で起こりうる場面を網羅しています。
企業が捜査協力という社会的責任と、顧客の個人情報を保護する責任とのバランスを取ることで、両立可能な対応の枠組みを学ぶことができます。本資料はWord形式で完全に編集可能であるため、貴社の事業内容や体制に合わせてカスタマイズし、社内マニュアルとしてそのままご活用いただけます。法律知識や会計知識がない方でも理解できるよう、専門用語は丁寧に説明され、実際の会話形式で分かりやすく解説されています。
なお、PDF版とHTML版も付属しております。
【２】主要セクション一覧
1. はじめに：なぜこのガイドラインが必要なのか
2. 対象となる事業者について
3. 捜査関係事項照会制度の基本的な考え方
4. 個人情報保護法との関係
5. 事業者が確認すべき重要な判断基準
6. 企業の体制整備
7. 結論：企業としての責任あるまとめ
【３】セクション別解説
【セクション1】はじめに：なぜこのガイドラインが必要なのか
捜査機関が事件の真相究明のために企業などに情報提供を求めることは、刑事訴訟の重要な一部です。同時に、企業が保有している個人情報は極めてセンシティブであり、慎重に扱う必要があります。このガイドラインは、この二つの価値のバランスを取ることの重要性を強調しています。
実務の観点では、企業は捜査機関からの照会に対して、無条件に従順になるべきではなく、かといって一律に拒否するべきでもないということです。むしろ、その照会が適法であるか、本当に必要な情報であるか、企業が保有しているのか、といった点を冷静に判断した上で、必要な情報のみを提供することが求められているのです。このセクションは、その思考枠組みの基礎を示します。
【セクション2】対象となる事業者について
このガイドラインの対象は、個人情報保護法上の個人情報取扱事業者のうち、一定規模以上の民間企業、金融機関、通信事業者、オンラインプラットフォーム運営者、クレジットカード会社、医療機関、図書館など、多くの個人情報を扱う事業者です。
重要なのは、このような企業にとって、捜査関係事項照会は「いつか来るかもしれない」という予測可能なリスクだということです。したがって、照会を受けた時点で初めて対応を考えるのではなく、事前に体制を整備しておく必要があります。また、企業の規模や業種によって、対応の方法は異なります。大規模金融機関と中小企業では、整備すべき体制も異なるでしょう。本ガイドラインは、これらの多様な企業の実情に対応できるフレームワークを提供しています。
【セクション3】捜査関係事項照会制度の基本的な考え方
このセクションでは、制度の法的根拠（刑事訴訟法第197条第2項）、任意処分としての性質、そして捜査比例の原則について解説されています。
制度の根拠にとどまらず、企業担当者にとって最も実用的な点は、「任意処分」という性質にあります。つまり、形式的に正式な照会書が来ていても、その実質が企業の権利や利益を著しく侵害する場合は、企業は応じる必要がないということです。例えば、1件の詐欺事件の捜査のために、銀行から「全顧客の3年分の取引記録を一括提供せよ」と求めてくるケースがあるとします。このような照会は、捜査比例の原則に違反する可能性があり、企業は「この範囲は広すぎるのではないか」と質問することができるのです。
【セクション4】個人情報保護法との関係
企業は、個人から収集した情報を、事前に通知した目的以外には使用してはならないという原則があります。また、第三者に提供する場合は、原則として本人の同意が必要です。しかし、「法令に基づく場合」には例外が認められています。
ここで注意が必要な点は、「法令に基づく」とは、単に形式的に「捜査関係事項照会」という手続が用いられたというだけでなく、その照会が実質的に適法になされたことが前提だということです。例えば、不正な目的で照会書を発行した場合は、「法令に基づく場合」に該当しません。したがって、企業が形式的適法性を確認することは、個人情報保護法を遵守する上でも、極めて重要な作業なのです。
【セクション5】事業者が確認すべき重要な判断基準
このセクションは、このガイドラインの実務的な核となる部分です。以下の判断基準が段階的に示されています。
第一段階は、捜査関係事項照会書の形式的適法性の確認です。正式な捜査機関の書式であるか、管理番号があるか、複数枚の場合に契印が押されているか、などを確認します。具体的な例として、警察の担当者が手書きのメモ用紙に情報提供を求めてくるケースがロールプレイングで示されていますが、こうした場合、企業が「正式な照会書をください」と求めることは、決して警察に失礼ではなく、適切な対応です。
第二段階は、企業が現に保有している記録に基づいているかの確認です。企業は、実際に保有していない情報の提供を求められても、新たに調査や確認を行う必要はありません。例えば、EC企業に対して「過去5年間のデータを全て提供せよ」という照会があり、その抽出に膨大な作業が必要な場合、企業は「通常業務で提供できるデータはこちら。それ以上の作業については別途協議させていただきたい」と提案することができるのです。
さらに、照会内容が実際の犯罪捜査とどう関連しているかを判断することも重要です。また、医療情報や通信記録など、特に慎重に扱うべき情報が含まれる場合の判断方法も示されています。
【セクション6】企業の体制整備
このセクションでは、企業が捜査関係事項照会に適切に対応するために必要な体制整備について述べられています。
対応責任者の選任、対応手順書の策定、記録の保管、教育・研修、監査、改善と見直しといった複数の要素が含まれています。重要なのは、企業規模に応じた現実的な体制を構築することです。大規模企業であれば法務部が中心となって専門的な対応体制を構築することが適切ですが、中小企業であれば、外部弁護士とのネットワークを構築し、判断が必要なときにすぐに相談できる体制を整えておくことが効果的です。
また、対応手順書には、受領から回答までのプロセスが詳細に記載されるべきです。受領から1時間以内に初期確認、24時間以内に形式的適法性の確認、48時間以内に捜査との関連性の判断、というように、タイムラインを明確にすることで、アドホックな判断を避けることができます。
【セクション7】結論：企業としての責任あるまとめ
企業は、捜査機関による捜査という社会的に重要な機能を支援する社会的責任を有しています。同時に、顧客の個人情報を保護し、顧客の信頼を維持する義務も有しています。このガイドラインが示すのは、この二つの責任のバランスを取り、企業が適切に対応するための実践的な基準です。
企業は、形式的な対応だけでなく、法律の趣旨を理解した上で、慎重かつ責任ある判断を行うことが求められています。そのためには、内部体制の整備、従業員教育、定期的な監査、継続的な改善、そして必要に応じた外部専門家の活用が重要です。
【４】FAQ
Q1：警察から照会を受けたが、正式な書式に見えません。どうしたらいいですか？
A1：正式でない形式の照会に応じることはお勧めできません。警察に「正式な捜査関係事項照会書の提出をお願いできますでしょうか」と丁寧に伝えましょう。これは警察に対する失礼ではなく、企業としての適切な内部統制です。ガイドラインのロールプレイングで、この対応がどのように実施されるかが示されています。
Q2：照会内容が広すぎて、全ての情報を揃えるのに膨大な時間がかかります。応じないといけませんか？
A2：企業が新たに調査や確認を行う必要はありません。「通常業務で提供できるデータはこちらです。それ以上の作業については、別途協議させていただきたい」と提案することは、完全に正当な対応です。ガイドラインでは、このような場合の適切な対応方法が事例を通じて説明されています。
Q3：顧客の医療情報の提供を求められました。応じるべきですか？
A3：医療情報は極めて慎重に扱うべき情報です。法務部や外部弁護士に相談し、本当に必要な情報なのか、その提供が妥当なのかを検討してから判断してください。ガイドラインでは、要配慮個人情報の扱いについて、判断の枠組みが詳しく説明されています。
Q4：拒否すると警察に睨まれないでしょうか？
A4：企業が適法でない照会に対応しないことは、決して不当ではなく、企業としての責任ある行動です。適法な対応をしていれば、警察との関係を損なうことはありません。むしろ、不適切な対応をした場合の方が、後々大きな問題となる可能性があります。
Q5：外部弁護士に相談する費用が心配です。相談すべきですか？
A5：複雑な判断が必要な場合、弁護士相談の費用は企業の必要な投資と考えるべきです。不適切な判断による後の問題の方が、はるかにコストが高くなる可能性があります。また、相談記録は将来の説明責任を果たす上で、重要な証拠になります。
Q6：照会を受けたことを顧客に告知する必要がありますか？
A6：個人情報保護法では、法令に基づく提供の場合は本人への告知義務がないとされています。ただし、企業の信頼維持の観点から、告知方法を検討する価値があります。ガイドラインでは、企業の社会的責任と透明性についても言及されています。
Q7：複数の部門にまたがる照会の場合、誰が判断するのですか？
A7：あらかじめ指定した対応責任者が、各部門と調整した上で、統一的な判断を行うべきです。バラバラな対応は、後々の説明責任を果たす際に大きな支障となります。ガイドラインでは、対応責任者の役割と権限について、詳しく説明されています。
Q8：照会に応じた記録は、いつまで保管すべきですか？
A8：最低でも5年程度は保管することが望ましいです。その後も、内部監査などで参照する価値があります。ガイドラインでは、記録に含めるべき項目も詳細に列挙されています。
Q9：令状を求められた場合、対応が異なりますか？
A9：捜査関係事項照会と異なり、令状に基づく場合は応じる義務があります。正当な令状であることを確認した上で、指示に従ってください。ガイドラインでは、令状と強制処分の関係について、ロールプレイングを通じて詳しく説明されています。
Q10：新入社員教育でこのガイドラインを使用できますか？
A10：はい。全社員向けの基本研修の教材として、このガイドラインの事例やロールプレイングを活用することは、とても効果的です。ガイドラインでは、対象者別の研修内容についても詳しく示されています。
Q11：形式的に正しい照会書でも、内容がおかしい場合は拒否できますか？
A11：できます。形式的適法性と実質的適法性は別です。内容が捜査比例の原則に違反していると判断される場合、企業は「この照会の根拠となる具体的な犯罪事実を説明いただけますか？」と質問することができます。
Q12：このガイドラインはどの業種に適用されますか？
A12：金融機関、通信事業者、オンラインプラットフォーム、EC企業、医療機関、図書館など、多くの個人情報を扱う事業者が対象です。企業規模に応じた対応の方法についても、ガイドラインでは説明されています。
【５】活用アドバイス
1．事前準備が最も重要
捜査関係事項照会を受けた時点で、慌てて対応体制を構築するのでは遅すぎます。このガイドラインを参考に、事前から対応責任者を指定し、チェックリストを用意し、外部法律家との連携体制を構築しておくことが重要です。特に、金融機関や通信事業者など、捜査機関からの照会を受ける可能性が高い業種は、事前準備に投資することで、将来のトラブルを回避することができます。
2．企業規模に応じた現実的な対応
大規模企業と中小企業では、対応体制が異なります。大規模企業であれば、法務部が中心となって専門的な対応体制を構築することが適切ですが、中小企業であれば、あらかじめ弁護士事務所とコンサルティング契約を結び、判断が必要なときにすぐに相談できる体制を整えておくことが効果的です。ガイドラインのフレームワークは、どちらの企業でも適用可能ですが、実装段階では企業の実情に合わせた現実的な対応が重要です。
3．具体的な事例とロールプレイングの活用
このガイドラインに含まれるロールプレイングの事例は、全社員が理解しやすいように設計されています。形式的に正しくない照会への対応、データ抽出に膨大な作業が必要な場合の対応、要配慮個人情報を含む照会への対応など、具体的な場面が示されています。これを社内の研修や通達で積極的に共有することで、従業員の理解度が格段に向上します。実際の場面で「このような照会を受けたらどう対応するか」を具体的にシミュレーションすることで、実際に照会を受けたときの対応の質が向上するのです。
4．チェックリストと判断基準の活用
ガイドラインでは、捜査関係事項照会書の形式的適法性を確認するための具体的なチェックリストが示されています。これを企業の対応手順書に組み込み、照会を受けるたびに確認することで、判断の透明性と一貫性が確保されます。チェックリストは、単なる事務的なツールではなく、企業としての説明責任を果たすための重要な資料となるのです。
5．定期的な監査と改善
このガイドラインに基づいて構築した体制は、時間とともに陳腐化する可能性があります。法令改正、事業内容の変化、社会情勢の変化に対応して、定期的に見直し、改善することが重要です。年1回の監査時期に、同時に対応体制全体を見直すプロセスを組み込むことが効果的です。監査項目も、ガイドラインで具体的に示されています。
6．外部専門家とのネットワーク構築
捜査関係事項照会への対応には、法的な判断が必要になることが多いです。企業内だけで対応できない複雑な事例に遭遇した場合に備えて、あらかじめ弁護士や個人情報保護に関する専門家とのネットワークを構築しておくことが重要です。「困ったときに相談できる専門家がいる」という体制を整えておくだけで、企業の対応の質は大きく向上します。
7．業界内での情報交換
業界内で捜査関係事項照会への対応について情報交換する機会があれば、積極的に参加することが望ましいです。同業他社がどのような照会を受け、どのように対応したかという情報は、極めて実用的な知識となり、自社の対応体制の改善に直結します。
8．文書化と記録保管の徹底
すべての判断と対応を文書に記録しておくことが重要です。後々、顧客やステークホルダーから「なぜあの情報を提供したのか」と問い合わせを受けた場合、企業は判断プロセスを明確に説明することができます。この文書化と透明性の確保は、企業の信頼性を維持する上で、極めて重要な要素なのです。ガイドラインでは、記録に含めるべき具体的な項目も示されています。
9．Word形式での社内マニュアル化
このガイドラインはWord形式で編集可能です。企業の事業内容や体制に合わせてカスタマイズし、社内マニュアルとして整備することで、より実践的な対応体制を構築することができます。例えば、企業固有の部門構成、外部法律家との連携方法、記録の保管場所などを盛り込むことで、社員がより容易に対応できる環境が実現します。
10．継続的な教育・研修の実施
ガイドラインでは、対象者別の研修内容が詳しく示されています。全社員向け基本研修、対応担当者向け詳細研修、法務部門向け専門研修といった段階的な教育を、定期的に実施することで、企業全体で適切な対応体制が形成されます。特に、新入社員の配置、人事異動が発生した場合の研修も重要です。
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