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【１】書式概要
この書式は、警察などの公的機関から特定口座に関する情報提供を求められた際に、銀行や決済企業が回答する際に使用する統一的な対応文書です。具体的には、刑事事件の捜査に関連して警察から「あなたの銀行で特定の人が持っている口座について、その口座の取引履歴や送金記録を教えてほしい」という照会を受けた場合に、金融機関側が公式に情報を提供するための回答書となります。
このような照会は、銀行や決済企業にとって決して珍しい出来事ではありません。詐欺事件の捜査、マネーロンダリング疑惑の調査、振り込め詐欺の追跡、投資詐欺に関連した資金移動の確認、といったようなシーンで警察から照会を受けることは日常的に起こります。例えば、特定の詐欺グループが使用していた口座の取引履歴から、他の関係者の口座を特定するといった捜査手法も存在します。また、海外からの不正送金や、ダークウェブを経由した違法資金の移動といったケースでも、中間の金融機関の口座情報が重要な役割を果たします。警察から照会を受けた金融機関は、法律に従ってこれに適切に対応する義務があります。ただし、単に口座の取引履歴をそのまま渡すだけでなく、どの法律に基づいて情報を提供するのか、その情報をどのような目的で使用するのか、そして金融機関としての責任をどこまで負うのかといった点をきちんと整理した上で提出する必要があります。このテンプレートは、そうした配慮と企業防衛のポイントをあらかじめ組み込んだ完成度の高い回答書の形式を提供するものです。
本テンプレートの最大の特徴は、法律の専門家でない銀行や決済企業の営業店舗や法務部、コンプライアンス部の担当者でも、このファイルを使用して適切な回答書を作成できるという点にあります。Wordで編集可能な形式であるため、自社の情報を入力欄に記入していくだけで、内容的に充実した専門性の高い回答書が完成します。改めて文体を整えたり、記載すべき項目を追加したりする手間も不要です。
このテンプレートには、口座の基本情報、取引履歴、送金先・入金元情報、異常取引やSTR（疑わしい取引報告）の記録といった、金融機関が保有する最も重要な情報をまとめるための明確に構成されたセクションが含まれています。特に重要なのは、取引履歴を日時、取引種別、摘要、出金額、入金額、残高といった詳細な形式で記載するセクションです。このように体系的に整理された情報は、警察の捜査効率を大幅に向上させます。また、送金先や入金元の銀行名、支店名、口座番号、名義人といった情報も記載するセクションがあり、資金の流れを追跡するために必要な全ての情報が網羅されています。さらに、個人情報保護の観点から、企業の責任範囲を明確にするセクション、そして重要な留意事項をまとめたセクションが組み込まれており、警察側に対して金融機関の真摯な対応姿勢を効果的に示すことができます。
銀行や決済企業の法務部門やコンプライアンス部門では、警察からの照会に対応する際に直面する様々な疑問や不安を抱えることになります。口座名義人のプライバシーはどの程度まで保護すべきなのか、過去の取引履歴はどこまで遡って提供すべきなのか、異常な取引パターンについてはどのような情報を含めるべきなのか、口座名義人本人にはどのタイミングで知らせるべきか、といったことです。このテンプレートは、そうした疑問に対する答えを既に反映させた形で構成されており、専門知識がなくても金融機関として適切で堅実な対応ができるようになっています。さらに、情報管理の責任を誰に帰属させるのかといった内容も明記されているため、将来的なトラブルを回避するという観点からも有効です。
Wordの編集機能を活用することで、自社の銀行名や口座番号、取引金額といった個別情報を簡単に入力でき、複数の口座や複数の照会に対応する際も、効率的にカスタマイズされた文書を作成することが可能です。
【２】条文タイトル一覧
第1条（当社の概要）
第2条（本照会書の内容の確認）
第3条（口座の基本情報）
第4条（その他の情報）
第5条（情報の正確性及び記録の限界について）
第6条（法的根拠及び情報開示に関する説明）
第7条（重要な留意事項）
第8条（今後の対応及び問い合わせ先）
【３】逐条解説
◆第1条（当社の概要）
金融機関の基本情報を最初に明確にしておくためのセクションです。銀行名、頭取の名前、本店の所在地、電話番号、金融機関コード、設立年月日、そして事業内容を記載します。警察側にしてみれば、回答書を受け取った際に、これが正当な金融機関からの回答であるかどうかを確認したいというニーズがあります。特に金融機関コードは、複数支店を持つ大型銀行やメガバンク、あるいは多くのグループ会社を持つ金融グループにおいて、正確な身元確認に必須の情報です。例えば、同じ「〇〇銀行」でも、東京支店と大阪支店では営業管轄が異なり、取引記録の管理方法も異なる可能性があります。金融機関側としても、「我々は正当に登録されている金融機関であり、金融庁の監督下にある」というメッセージを最初から発信することができる効果があります。
◆第2条（本照会書の内容の確認）
警察から受け取った照会書そのものについて、金融機関側がその内容をきちんと読み取り、理解していることを示すためのセクションです。具体的には、照会を受けた日付、どこの警察からなのか、その法律上の根拠は何か、どの口座についての情報が求められているのか（口座番号が重要）、どのような事件との関連が考えられているのか、といった各要素を表形式でまとめて記載します。このプロセスは、単なる形式的な手続ではなく、実は非常に重要な意味を持っています。例えば、複数の同一名義の口座がある場合、照会が特定の口座番号に限定されているのか、それとも名義人全体の全口座についてなのか、という区別は極めて重要です。また、照会の根拠となっている法律が刑事訴訟法197条なのか、銀行法12条なのか、あるいは他の特別法なのかによって、提供すべき情報の範囲も微妙に異なる可能性があります。このセクションによって、「我々はこの内容の照会に対して、このような回答をしました」という証拠が記録に残り、それは金融機関側の自己防衛にもなります。
◆第3条（口座の基本情報）
回答書の中核となる部分です。3-1から3-5のサブセクションに分かれており、各セクションが異なる種類の情報を扱います。3-1では、口座の開設日、口座状況（稼働中か休止中か閉鎖済みか）、最終取引日時、照会日時点での残高、届出住所といった基本情報を記載します。3-2では、直近3ヶ月間の全取引履歴を、日時、取引種別、摘要、出金額、入金額、残高という詳細なフォーマットで記載します。例えば、「2024年1月15日午後3時30分、振込、〇〇への支払い、出金10万円、残高500万円」といった具合です。3-3では、照会対象口座からの送金がある場合、送金先銀行、支店、口座番号、名義人、送金額といった情報を記載します。これは資金の流れを追跡する上で極めて重要です。例えば、詐欺犯人グループが複数の口座を経由して資金を移動させている場合、ある口座から別の口座への送金記録が犯人グループの関係者を特定する手がかりになります。3-4では、入金元情報を記載し、3-5では、異常な取引パターンやSTA（疑わしい取引報告）の記録を記載します。金融機関は、マネーロンダリング防止の観点から、通常と異なる取引パターンを検知した場合、当局に報告する義務があります。このセクションは、警察の捜査に対して最も価値のある情報を提供する部分です。
◆第4条（その他の情報）
第3条に記載されなかった、それでも金融機関が保有している口座に関する情報をリストアップするセクションです。過去の残高推移データ、定期送金設定の詳細、自動振替設定の詳細、両替取引の記録、ローンや融資取引の履歴、貴金属保管サービスの利用状況、といった情報が該当します。ここでの工夫は、「これらの情報についても、貴職がご必要であれば、別途ご照会いただければ幸いです」という一文を入れることです。これによって、金融機関は「求められた情報には誠実に応じつつも、求められていない情報まで無制限には提供しない」というスタンスを示すことができます。これは、口座名義人のプライバシー保護と警察への捜査協力のバランスを取るための絶妙な工夫です。例えば、口座名義人が定期的にローン返済をしているという情報は、その人の経済状況や生活パターンに関する機微な個人情報です。そのような情報は、警察が明確に必要とする場合に限って提供するというスタンスは、個人情報保護の観点からも正当化されます。
◆第5条（情報の正確性及び記録の限界について）
金融機関が提供する情報について、その正確性を完全に保証しないという点を明確にするための重要なセクションです。理由としては、複数のシステムからのデータ統合に伴う誤りの可能性、国際送金の場合の通知遅延、相続等による口座名義の変更に伴う旧情報の欠落、といったような現実的な限界があるためです。例えば、「このシステムは本行で2015年に導入されたため、それ以前の取引記録はマイクロフィルムでの管理になっており、デジタル化されていない」といった説明が必要になる場合があります。また、国際送金の場合、送金指示から着金までの間に数日のタイムラグがあり、送金指示日と着金日が異なることがあります。こうした限界を最初から明確にしておくことで、警察側も「この情報は金融機関が保有している時点でのデータである」という適切な理解のもとで情報を利用することができるようになります。
◆第6条（法的根拠及び情報開示に関する説明）
金融機関が顧客の口座情報を警察に提供することが、法律上正当であることを説明するセクションです。具体的には、刑事訴訟法第197条第2項という法律に基づいて、警察が金融機関に対して情報照会を行う権限があることを述べています。さらに、銀行法第12条では、銀行の社会的責任として捜査機関への協力が規定されており、これは銀行経営の基本的な義務とされています。また、資金決済に関する法律第13条では、決済代行業者等の社会的責任も同様に規定されています。そして、個人情報の保護に関する法律第23条第2項第2号では、「法令に基づく場合」に個人情報の提供が認められています。このセクションを入れることで、金融機関が「単に警察からの圧力に屈しているのではなく、法律に従って適切に対応している」ということを明確に示すことができます。
◆第7条（重要な留意事項）
回答書提出後の重要な点を警察側に改めて念押しするセクションです。具体的には、提供した情報は照会の対象となっている事件の捜査のためにのみ使用されるべきであること、情報が利用される過程で新たに得られた二次的な情報の利用については金融機関への事前報告があるべきであること、情報提供後の情報管理はすべて警察側の責任であること、といった点を記載しています。これらの点を警察に対して明示することで、金融機関としての責任範囲を明確にし、トラブルの回避を図ることができます。
◆第8条（今後の対応及び問い合わせ先）
最後のセクションでは、金融機関の連絡先情報をまとめています。本店住所、電話番号、法務部等の問い合わせ窓口、担当者の直通番号、携帯電話、メールアドレスといった情報が記載されます。警察が回答書を受け取った後、「この取引についてもう少し詳しく知りたい」「別の時期の取引記録について教えてほしい」といった追加の質問が生じる可能性があります。そうした際に、スムーズに連絡が取れるようにしておくことは、金融機関としての誠実さを示すとともに、捜査協力という観点からも重要です。
【４】FAQ
Q1：このテンプレートはどんなときに使うのでしょうか？
A1：警察などの捜査機関から、特定口座に関する情報提供を求められたときに使用します。例えば「〇〇銀行の口座番号△△△-△△△△△について、その取引履歴を教えてほしい」といった類の照会を受けた場合です。このテンプレートを使うことで、銀行や決済企業として適切な回答書を作成し、提出することができます。
Q2：口座の取引履歴を警察に提供しても大丈夫でしょうか？
A2：はい、法律で認められています。刑事訴訟法第197条第2項に基づく警察の照会であれば、銀行は応じる法的義務があります。また、銀行法第12条でも、銀行は捜査機関への協力を基本的な社会的責任として規定されています。さらに、個人情報保護法でも「法令に基づく場合」の個人情報提供は許可されています。このテンプレートには、その法的根拠がきちんと記載されています。
Q3：口座名義人本人には知らせる必要がありますか？
A3：基本的には、捜査の障害にならない限りは、銀行として口座名義人に適切なタイミングで知らせることが望ましいとされています。ただし「秘匿してほしい」という警察からの指示がある場合は、その指示に従う必要があります。このテンプレートには「捜査機関からの指示がある場合には秘匿を検討し、指示がない場合には適切なタイミングで口座名義人に報告することを検討いたします」と記載されており、銀行としての慎重な姿勢が示されています。
Q4：どのような情報を記載する必要がありますか？
A4：このテンプレートでは、口座の基本情報（開設日、残高等）、取引履歴（日時、金額、摘要等）、送金先・入金元情報（銀行名、口座番号、名義人等）、異常取引記録などを記載することになっています。ただし「すべての情報をすべて記載しなければならない」というわけではなく、その時点で銀行が保有している情報を記載することになります。記載できない情報がある場合は、そのことを明記すればよいようになっています。
Q5：情報を提供した後、警察が不当な目的で使用した場合、銀行は責任を負いますか？
A5：いいえ、基本的には負いません。このテンプレートには「本情報が提供された後の管理及びセキュリティ確保については、貴機関の責任に属するものです」と明記されています。つまり、情報提供後は警察側の管理の問題となり、銀行の管理ミスに起因しない限り、銀行は責任を負わないということになります。
Q6：複数の口座に関する照会が来た場合、このテンプレートを複数使用できますか？
A6：はい、もちろんです。このテンプレートはWord形式で編集可能な形になっているため、1回限りの使用を想定していません。むしろ、複数の口座に関する照会に対応する際に、同じフォーマットで効率的に対応できるというのが、このテンプレートの利点の一つです。口座ごとに異なる情報を入力欄に記入することで、カスタマイズされた回答書を複数作成できます。
Q7：このテンプレートを使用すれば、本当に大丈夫ですか？
A7：大丈夫度は高いです。ただし、銀行の経営方針や照会の内容によっては、顧問弁護士などに相談することをお勧めします。例えば「大型の国際詐欺事件に関連している」といったような特殊な事情がある場合は、回答内容について専門家のアドバイスを受けた上で提出することが望ましいです。ただ、通常の犯罪捜査に関連した照会への対応であれば、このテンプレートを使用することで、銀行として十分な対応ができるレベルの書式になっています。
Q8：このテンプレートに記載されていない情報も提供する必要がありますか？
A8：基本的には、警察からの照会内容に応じて提供する情報を判断することになります。テンプレートに記載されていないけれど、警察が明確に「これについて教えてほしい」と言っている情報があれば、その情報も提供する必要があります。その際は、テンプレートの「第4条（その他の情報）」を活用して、追加情報を記載することができます。
Q9：情報を誤って記載してしまった場合、後で修正できますか？
A9：はい、修正できます。ただし、既に警察に提出してしまった場合は、誤りに気付いた時点で速やかに警察に連絡し、修正版を提出することをお勧めします。Word形式のテンプレートであれば、修正が容易です。ただし、第5条に「提供情報の正確性、完全性、最新性について、法律上の保証をいたしません」と記載されているため、多少の誤りについては「口座管理システムのデータが最新ではなかった」という説明で対応できる場合もあります。
Q10：このテンプレートは何度も使用できますか？
A10：はい、何度も使用できます。複数の口座に関する照会が来た場合、あるいは複数の警察機関からの照会が来た場合、そのたびにこのテンプレートをコピーして、口座ごとの情報を入力することで、効率的に対応できます。また、同じ口座に関する照会が複数の機関から来た場合でも、テンプレートをベースにして対応することができます。ただし、過去に提供した情報から状況が変わっている場合は、最新情報に更新した上での提出が必要です。
【５】活用アドバイス
■ステップ1：警察からの照会内容を正確に確認する
警察からの照会を受け取ったら、まずはその内容を全体的に読み込んでください。どの口座についての照会なのか、どの期間の取引履歴が求められているのか、どのような情報が求められているのか、といった点を整理します。このテンプレートの第2条を使いながら、照会内容を表にして整理するのがお勧めです。特に口座番号の確認は重要です。複数の同一名義口座を持つ顧客の場合、誤った口座の情報を提供してしまうと捜査に支障をきたすだけでなく、当事者からのクレームにもつながります。この段階で正確に理解していることが、後の作業の精度に大きく影響します。
■ステップ2：該当口座の情報を社内システムから抽出する
次に、銀行内の各システムから、当該口座に関する情報を抽出します。勘定系システムからは残高や取引履歴、メインシステムからは口座開設情報や届出住所、コンプライアンスシステムからは異常取引やSTR報告記録を抽出します。このテンプレートの第3条を見ながら「どのような情報が必要か」を確認しておくと、情報抽出がスムーズになります。なお、古い取引記録の場合、マイクロフィルムでの管理になっている可能性があります。その場合は無理にデジタル化するのではなく、「当該期間の記録はマイクロフィルムでの管理であるため、詳細な追跡は困難」という旨を明記するのが適切です。
■ステップ3：取引情報を正確に入力する
抽出した情報をテンプレートの各欄に入力していきます。この際、特に取引金額や日時については、細心の注意を払って入力してください。後で修正することもできますが、最初から正確な情報を入力することが望ましいです。取引金額については「概算値」ではなく「正確な実績値」を入力する必要があります。例えば、取引額については「大体この程度」ではなく「正確に○○円○銭」と入力してください。銀行の取引記録は極めて正確性が求められるため、四捨五入や概算は避けるべきです。
■ステップ4：法的根拠の部分をしっかり確認する
第6条の「法的根拠及び情報開示に関する説明」の部分をしっかり読み込んでください。銀行が情報提供するに当たって、法律的な根拠があることが重要です。通常は、このテンプレートに記載されている内容でカバーされていますが、銀行の経営方針によっては、さらに追加的な法的配慮が必要な場合もあります。不安であれば、この段階で法務部やコンプライアンス部に相談することをお勧めします。
■ステップ5：留意事項を再度確認する
第7条の「重要な留意事項」を再度確認します。特に「情報利用の限定」「利用目的の確認」「情報管理責任」といった点は、銀行が警察に対して明確に示しておくべき点です。これらが明記されていることで、銀行の責任範囲が明確になり、将来的なトラブルを避けることができます。
■ステップ6：連絡先情報を正確に入力する
第8条の問い合わせ先には、本店の代表的な連絡先だけでなく、今回の照会に対応する部門の具体的な担当者の直通番号や携帯電話も入力します。警察が急に追加質問をしたい場合、代表番号経由だと対応に時間がかかるため、直通番号の記載は極めて実用的です。
■ステップ7：口座名義人への対応を検討する
回答書を警察に提出する前に、口座名義人への対応をあらかじめ検討しておくことをお勧めします。警察から「秘匿してほしい」という指示がなければ、適切なタイミングで口座名義人本人に知らせることが誠実な対応です。ただし、通知の仕方には注意が必要です。「あなたの口座情報が警察に提供される」ということだけでなく、「なぜそのようなことが起きたのか」という背景を丁寧に説明することが顧客信頼の維持に重要です。
■ステップ8：情報セキュリティを再度チェック
回答書は口座情報を含む極めて重要な文書です。ファイル送付時には、パスワード保護を使用し、メール以外の安全な方法（ファックスなど）での送付も検討します。また、銀行内でもこの文書の閲覧を限定し、知る必要がある人材のみがアクセスできるようにします。特に、銀行の場合はセキュリティ基準が厳しいため、テンプレート作成時からこの点を意識する必要があります。
■ステップ9：提出後の記録管理
回答書を警察に提出したら、銀行内には正式な控えを保管しておきます。将来的に「この照会に対してこのような回答をした」という証拠として機能します。ただし、この文書もまた極めて機微な個人情報を含んでいるため、セキュアな環境での保管が必要です。銀行の社内規定に従った適切な保管方法を確認しておくことが重要です。
■ステップ10：警察との今後のコミュニケーション
警察から追加質問が来る可能性に備えて、第8条に記載した担当者を決めておき、その担当者が警察との連絡窓口になるようにします。警察からの問い合わせに対しては迅速に対応することで、銀行としての協力的姿勢をさらに示すことができます。
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