【１】書式概要

この書式は、取引先から受け取った機密情報を別の会社に開示する際に、元の情報提供元から正式な許可をもらうための「秘密情報開示承諾書」のテンプレートです。実際のビジネスでは、一社だけで仕事が完結することは少なく、協力会社や外注先と連携しながらプロジェクトを進めることがほとんどです。

例えば、あなたの会社がクライアントから新製品の設計図や顧客データを預かり、その情報を使って製造や開発を進める場合を考えてみましょう。実際の作業を別の協力会社に依頼する必要が出てきたとき、クライアントから受け取った機密情報をその協力会社にも共有しなければなりません。しかし、最初にクライアントと結んだ秘密保持契約には「第三者に情報を開示する場合は書面で承諾を得ること」という条件が含まれていることが一般的です。

この書式は、まさにそのような場面で使用します。情報を開示したい協力会社の名前や住所を明記し、その会社にも同じレベルの守秘義務を守ってもらうことを条件として、元のクライアントに承諾をお願いする正式な文書です。Word形式で提供されているため、社名・日付・住所などを自由に書き換えることができ、何度でも繰り返し使えます。プロジェクトごとに一から文書を作る手間が省け、誰でもすぐに実務で活用できる実用的なテンプレートです。

【２】解説

宛先部分

文書の最初に記載する「株式会社●●●●　御中」の部分です。ここには、元々あなたの会社が秘密保持契約を結んでいる相手方、つまり機密情報を提供してくれた取引先の正式な社名を記入します。「御中」は会社宛ての敬称として使われる定型表現です。この部分を正確に記入することで、誰に対して承諾を求めているのかが明確になります。

文書タイトル

「秘密情報開示承諾書」という文書の目的を示すタイトルです。受け取った側が一目で「これは第三者への情報開示について承諾を求める文書だな」と理解できるようになっています。ビジネス文書では、タイトルで内容が明確に分かることが重要です。

発信者情報

あなたの会社の正式な社名と代表者名を記載する部分です。この文書は会社を代表して出すものなので、通常は代表取締役の名義で発行します。重要な承諾依頼であることを相手に伝えるため、責任者の名前を明記することが慣例となっています。

前文（挨拶部分)

「拝啓　時下益々ご清祥のこととお慶び申し上げます」から始まる定型的な挨拶文です。日本のビジネス文書では、本題に入る前にこうした丁寧な挨拶を入れるのが一般的なマナーとされています。形式的ではありますが、相手への敬意を示し、文書全体に誠実な印象を与える役割があります。

本文（承諾依頼の核心部分）

この部分が書式の最も重要な箇所です。具体的には以下の内容が含まれています。

まず、「貴社が弊社から知得された下記の秘密情報を」という表現で、元々相手方から受け取った機密情報について言及しています。次に、その情報をどこに開示したいのかを明確にするため、開示先となる第三者企業の正式な社名と本店所在地を記載します。

重要なのは「貴社と締結済の秘密保持契約書によって貴社が負われている義務と同等の義務を課して頂き」という条件です。これは、開示先の会社にも、あなたの会社が守っているのと同じレベルの守秘義務を守ってもらうという約束を取り付けることを意味します。例えば、A社からB社（あなたの会社）が情報を受け取り、それをC社に渡す場合、C社にもB社と同じ守秘義務を課すということです。

さらに、「その事実を証する書面の控えを弊社にご提出頂くことを条件として」という部分で、開示先の会社と秘密保持契約を結んだ証拠となる書類のコピーを提出することを条件としています。これにより、口約束ではなく、きちんと書面で約束が交わされたことを確認できる仕組みになっています。

最後に、「本承諾書が秘密保持契約書に定める『書面による承諾』に該当する」と明記することで、この文書自体が契約で求められている正式な承諾手続きであることを相手に伝えています。

記書き部分

「記」以下の部分では、承諾を求める秘密情報の範囲を明示します。通常は「秘密保持契約書に定める秘密情報」と包括的に記載しますが、開示する情報が特定の技術資料や顧客リストなど限定的な場合は、具体的に列挙することもできます。この柔軟性により、状況に応じて適切な情報管理が可能になります。

【３】活用アドバイス

この書式を効果的に使うには、いくつかのステップを踏むことをお勧めします。

まず第一に、承諾書を提出する前に、開示先となる協力会社や外注先との間で秘密保持契約を必ず締結しておきましょう。この契約書がなければ、「同等の義務を課す」という条件を満たせません。契約内容は、元々あなたの会社が守っている秘密保持契約と同じか、それ以上に厳しい内容にしておくと安心です。

次に、書式内の●印部分をすべて正確に埋めることが大切です。特に開示先企業の正式な社名と本店所在地は、登記情報や名刺、会社のホームページなどで確認して、間違いのないように記入してください。略称ではなく、正式名称を使うことがポイントです。

日付については、承諾書を作成した日ではなく、実際に相手方に提出する日付を記載するのが一般的です。郵送する場合は発送日、持参する場合は持参日を記入しましょう。

「記」以下の秘密情報の範囲については、開示する情報の性質に応じて調整できます。すべての機密情報を包括的に開示する場合は「秘密保持契約書に定める秘密情報」とシンプルに記載すればOKです。一方、特定のプロジェクトに関する情報だけを開示する場合は、「○○プロジェクトに関する技術仕様書および設計図」のように具体的に書くことで、情報管理をより明確にできます。

承諾書を提出したら、相手方から承諾の可否について正式な回答をもらうまでは、実際の情報開示は待ちましょう。承諾が得られたら、その回答書面も大切に保管しておくことで、万が一のトラブル時にも対応できます。

また、同じ開示先に対して複数回情報開示する可能性がある場合は、最初の承諾書で包括的な承諾を得ておくと、毎回承諾書を提出する手間が省けます。ただし、契約期間や情報の範囲については、元の秘密保持契約の内容を確認しながら慎重に判断してください。

【４】この文書を利用するメリット

この書式を使うことで得られる利点は多岐にわたります。

まず最大のメリットは、第三者への情報開示手続きを正式かつ確実に進められることです。口頭での確認やメールでの簡易的なやり取りだけでは、後々「承諾を得ていなかった」「条件が違った」といったトラブルに発展するリスクがあります。きちんとした書面で承諾を求めることで、記録が残り、お互いの認識のズレを防げます。

次に、情報管理の責任範囲が明確になる点も重要です。開示先の会社に同等の守秘義務を課すことを明記しているため、万が一情報が漏洩した場合でも、責任の所在がはっきりします。これは自社を守るだけでなく、元の情報提供元に対しても「適切な管理をしています」という姿勢を示すことになり、信頼関係の維持につながります。

Word形式で提供されているため、カスタマイズの自由度が高いのも大きな利点です。会社名や日付を変更するだけで、異なるプロジェクトや取引先に対して繰り返し使用できます。一から文書を作成する時間とコストが削減でき、業務効率が大幅に向上します。特に法務部門がない中小企業やスタートアップ企業にとって、このような実用的なテンプレートは心強い味方となるでしょう。

さらに、この書式を使用することで、秘密保持契約に定められた「書面による承諾」という手続き要件を確実に満たすことができます。契約違反のリスクを回避し、取引先との良好な関係を保ちながら、ビジネスをスムーズに進められます。

最後に、社内での情報管理意識の向上にも貢献します。このような書式を日常的に使用することで、従業員全員が「機密情報を扱う際には適切な手続きが必要」という認識を持つようになり、組織全体のコンプライアンス意識が高まります。結果として、情報漏洩のリスクが減少し、企業の信頼性向上にもつながるのです。