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【１】書式概要
この書式は、警察などの公的機関から配送に関する情報提供を求められた際に、物流企業や運送業者が回答する際に使用する統一的な対応文書です。具体的には、刑事事件の捜査に関連して警察から「あなたの会社で扱った特定の配送について、その伝票番号やお客さんの情報、配達状況などを教えてほしい」という照会を受けた場合に、運送企業側が公式に情報を提供するための回答書となります。
このような照会は、配送・運送業の規模が大きくなるほど増える傾向にあります。詐欺事件の追跡、盗難品の配送追跡、危険物や違法物品の配送に関する調査、オンライン詐欺に使用された住所への配送記録の確認、といったようなシーンで警察から照会を受けることは珍しくありません。例えば、特殊詐欺グループが被害者から詐取した現金を、別の住所に配送させるという手口があります。その場合、配送企業の記録が犯人の行動を追跡するための重要な証拠になります。
あるいは、オンラインショップを装った詐欺サイトで不正に販売された商品が、実際に配送されるということもあります。警察から照会を受けた運送企業は、法律に従ってこれに適切に対応する義務があります。ただし、単に配送記録をそのまま渡すだけでなく、どの法律に基づいて情報を提供するのか、その情報をどのような目的で使用するのか、そして企業としての責任をどこまで負うのかといった点をきちんと整理した上で提出する必要があります。このテンプレートは、そうした配慮と企業防衛のポイントをあらかじめ組み込んだ完成度の高い回答書の形式を提供するものです。
本テンプレートの最大の特徴は、法律の専門家でない運送企業の営業担当者や総務担当者でも、このファイルを使用して適切な回答書を作成できるという点にあります。Wordで編集可能な形式であるため、自社の情報を入力欄に記入していくだけで、内容的に充実した専門性の高い回答書が完成します。改めて文体を整えたり、記載すべき項目を追加したりする手間も不要です。
このテンプレートには、配送伝票の基本情報、配達実績、配送過程での各営業所での処理状況、受取人の本人確認状況、配達試行記録、配送経路情報といった、物流企業が保有する最も重要な情報をまとめるための明確に構成されたセクションが含まれています。特に重要なのは、配送過程における各営業所での処理状況を、日時、処理内容、担当者名といった詳細な形式で記載するセクションです。このように体系的に整理された情報は、警察の捜査効率を大幅に向上させます。また、配達試行や不在票投函の記録も記載するセクションがあり、配送の実際の状況が正確に把握できるようになっています。
さらに、配送経路やGPS情報、ドライブレコーダー映像といった情報も記載できるようになっており、資金や違法物品の移動ルートを特定するために必要な全ての情報が網羅されています。さらに、個人情報保護の観点から、企業の責任範囲を明確にするセクション、そして重要な留意事項をまとめたセクションが組み込まれており、警察側に対して運送企業の真摯な対応姿勢を効果的に示すことができます。
運送企業の営業管理部門や総務部門では、警察からの照会に対応する際に直面する様々な疑問や不安を抱えることになります。配送記録はどこまで提供すべきなのか、受け取り人の個人情報をどの程度まで開示してよいのか、配達担当者の個人情報についてはどう扱うべきなのか、発送人や受取人本人にはどのタイミングで知らせるべきか、といったことです。このテンプレートは、そうした疑問に対する答えを既に反映させた形で構成されており、専門知識がなくても運送企業として適切で堅実な対応ができるようになっています。さらに、情報管理の責任を誰に帰属させるのかといった内容も明記されているため、将来的なトラブルを回避するという観点からも有効です。
Wordの編集機能を活用することで、自社の会社名や伝票番号、配達状況といった個別情報を簡単に入力でき、複数の配送案件に関する照会に対応する際も、効率的にカスタマイズされた文書を作成することが可能です。
【２】条文タイトル一覧
第1条（当社の概要）
第2条（本照会書の内容の確認）
第3条（配送案件の基本情報）
第4条（その他の情報）
第5条（情報の正確性及び記録の限界について）
第6条（法的根拠及び情報開示に関する説明）
第7条（重要な留意事項）
第8条（今後の対応及び問い合わせ先）
【３】逐条解説
◆第1条（当社の概要）
運送企業の基本情報を最初に明確にしておくためのセクションです。会社名、代表者の名前、本社の所在地、電話番号、設立年月日、営業所数、従業員数、そして事業内容を記載します。警察側にしてみれば、回答書を受け取った際に、これが正当な運送企業からの回答であるかどうかを確認したいというニーズがあります。例えば、大手の全国規模の宅配企業か、地域限定の中堅運送企業か、あるいは特定の品目に特化した運送企業かといった基本情報は、警察が情報の信頼性を判断する上で参考になります。また、営業所数を明記することで、その企業がどの程度の規模で配送を扱っているかが明確に伝わり、照会対象となっている配送がどのような経路で処理されたのかについても参考になります。運送企業側としても、「我が社は正当に営業許可を得ている企業である」というメッセージを最初から発信することができる効果があります。
◆第2条（本照会書の内容の確認）
警察から受け取った照会書そのものについて、運送企業側がその内容をきちんと読み取り、理解していることを示すためのセクションです。具体的には、照会を受けた日付、どこの警察からなのか、その法律上の根拠は何か、どの伝票についての情報が求められているのか、どの期間の配送記録が求められているのか、どのような事件との関連が考えられているのか、といった各要素を表形式でまとめて記載します。このプロセスは、単なる形式的な手続ではなく、実は非常に重要な意味を持っています。例えば、同じ宛先への配送が複数あった場合、どの特定の伝票についての照会なのかを正確に理解していない場合、誤った配送の情報を提供してしまう可能性があります。また、「直近3ヶ月間の配送記録」と「指定日付の配送記録のみ」では、提供すべき情報の量が大きく異なります。このセクションによって、「我々はこの内容の照会に対して、このような回答をしました」という証拠が記録に残り、それは運送企業側の自己防衛にもなります。
◆第3条（配送案件の基本情報）
回答書の中核となる部分です。3-1から3-6のサブセクションに分かれており、各セクションが異なる種類の情報を扱います。3-1では、伝票番号、受付日時、集荷地・配達地の住所、発送人・受取人の氏名と連絡先、配送品の説明、料金、支払い方法といった伝票に記載されている基本的な情報を記載します。3-2では、集荷日時、配達営業所、配達予定日、配達実績日時、配達状況、配達担当者の氏名、受取確認方法といった配送の実績を記載します。3-3では、配送過程における各営業所での処理状況の詳細を、日時、営業所名、処理内容（集荷、中継、配達準備等）、担当者名という形式で記載します。例えば、「2024年1月15日午前10時00分、〇〇営業所で集荷、担当者：〇〇」といった具合です。3-4では、受取人の本人確認状況、実際の受取人の氏名、受取拒否の有無といった情報を記載します。詐欺事件の調査では、配送物が実際に受け取られたのか、それとも受け取り拒否されたのか、という情報が重要になる場合があります。3-5では、配送経路や営業所の所在地、GPS記録、配送車両の情報を記載します。違法物品の移動ルートを特定する場合、配送経路の情報が重要です。3-6では、配達が複数回試行された場合、各試行の日時、試行内容、試行営業所を記載します。不在による複数回の配達試行記録は、配送先での人の有無や活動パターンを推測する手がかりになる場合があります。
◆第4条（その他の情報）
第3条に記載されなかった、それでも運送企業が保有している配送に関する情報をリストアップするセクションです。配送品の詳細説明、内容物リスト、発送人の詳細情報、ドライブレコーダーの映像、破損・紛失報告、セキュリティカメラ映像、配達担当者の勤務記録といった情報が該当します。ここでの工夫は、「これらの情報についても、貴職がご必要であれば、別途ご照会いただければ幸いです」という一文を入れることです。これによって、運送企業は「求められた情報には誠実に応じつつも、求められていない情報まで無制限には提供しない」というスタンスを示すことができます。これは、発送人や受取人のプライバシー保護と警察への捜査協力のバランスを取るための工夫です。
◆第5条（情報の正確性及び記録の限界について）
運送企業が提供する情報について、その正確性を完全に保証しないという点を明確にするための重要なセクションです。理由としては、配送管理システムのダウンタイムによる記録漏れ、配達担当者による手書き記録の判読不可、スキャン漏れ、といったような現実的な限界があるためです。例えば、某運送企業では、配達担当者がスマートフォンで配達完了をスキャンする際に、スマートフォンのバッテリーが切れてしまい、その時間帯の複数の配達記録がスキャンされていなかったというケースがあります。また、配達試行が複数回あった場合、すべての試行が記録されているとは限りません。こうした限界を最初から明確にしておくことで、警察側も「この情報は運送企業が保有している時点でのデータである」という適切な理解のもとで情報を利用することができるようになります。
◆第6条（法的根拠及び情報開示に関する説明）
運送企業が顧客の配送情報を警察に提供することが、法律上正当であることを説明するセクションです。具体的には、刑事訴訟法第197条第2項という法律に基づいて、警察が運送企業に対して情報照会を行う権限があることを述べています。また、個人情報の保護に関する法律第23条第2項第2号では、「法令に基づく場合」に個人情報の提供が認められています。さらに、運送業者としての社会的責任として、公的機関の捜査活動への協力が重要であるという点も述べています。このセクションを入れることで、運送企業が「単に警察からの圧力に屈しているのではなく、法律に従って適切に対応している」ということを明確に示すことができます。
◆第7条（重要な留意事項）
回答書提出後の重要な点を警察側に改めて念押しするセクションです。具体的には、提供した情報は照会の対象となっている事件の捜査のためにのみ使用されるべきであること、情報が利用される過程で新たに得られた二次的な情報の利用については運送企業への事前報告があるべきであること、情報提供後の情報管理はすべて警察側の責任であること、といった点を記載しています。また、発送人・受取人への対応や、従業員の守秘義務についても述べられています。これらの点を警察に対して明示することで、運送企業としての責任範囲を明確にし、トラブルの回避を図ることができます。
◆第8条（今後の対応及び問い合わせ先）
最後のセクションでは、運送企業の連絡先情報をまとめています。本社住所、電話番号、法務部等の問い合わせ窓口、担当者の直通番号、携帯電話、メールアドレスといった情報が記載されます。警察が回答書を受け取った後、「この配送についてもう少し詳しく知りたい」「配達担当者に聞いてほしい」といった追加の質問が生じる可能性があります。そうした際に、スムーズに連絡が取れるようにしておくことは、運送企業としての誠実さを示すとともに、捜査協力という観点からも重要です。
【４】FAQ
Q1：このテンプレートはどんなときに使うのでしょうか？
A1：警察などの捜査機関から、特定の配送に関する情報提供を求められたときに使用します。例えば「〇〇運送で配送された伝票番号△△△△△について、その配送記録を教えてほしい」といった類の照会を受けた場合です。このテンプレートを使うことで、運送企業として適切な回答書を作成し、提出することができます。
Q2：配送記録を警察に提供しても大丈夫でしょうか？
A2：はい、法律で認められています。刑事訴訟法第197条第2項に基づく警察の照会であれば、運送企業は応じる法的義務があります。また、個人情報保護法でも「法令に基づく場合」の個人情報提供は許可されています。このテンプレートには、その法的根拠がきちんと記載されています。
Q3：発送人や受取人本人には知らせる必要がありますか？
A3：基本的には、捜査の障害にならない限りは、運送企業として発送人・受取人に適切なタイミングで知らせることが望ましいとされています。ただし「秘匿してほしい」という警察からの指示がある場合は、その指示に従う必要があります。このテンプレートには「捜査機関からの指示がある場合には秘匿を検討し、指示がない場合には適切なタイミングで報告することを検討いたします」と記載されており、企業としての慎重な姿勢が示されています。
Q4：どのような情報を記載する必要がありますか？
A4：このテンプレートでは、伝票情報（発送人・受取人、品目等）、配送実績（配達日時、配達状況等）、配送過程での処理記録、受取確認方法などを記載することになっています。ただし「すべての情報をすべて記載しなければならない」というわけではなく、その時点で運送企業が保有している情報を記載することになります。記載できない情報がある場合は、そのことを明記すればよいようになっています。
Q5：情報を提供した後、警察が不当な目的で使用した場合、運送企業は責任を負いますか？
A5：いいえ、基本的には負いません。このテンプレートには「本情報が提供された後の管理及びセキュリティ確保については、貴機関の責任に属するものです」と明記されています。つまり、情報提供後は警察側の管理の問題となり、運送企業の管理ミスに起因しない限り、運送企業は責任を負わないということになります。
Q6：複数の配送に関する照会が来た場合、このテンプレートを複数使用できますか？
A6：はい、もちろんです。このテンプレートはWord形式で編集可能な形になっているため、1回限りの使用を想定していません。むしろ、複数の配送に関する照会に対応する際に、同じフォーマットで効率的に対応できるというのが、このテンプレートの利点の一つです。伝票ごとに異なる情報を入力欄に記入することで、カスタマイズされた回答書を複数作成できます。
Q7：このテンプレートを使用すれば、本当に大丈夫ですか？
A7：大丈夫度は高いです。ただし、運送企業の経営方針や照会の内容によっては、弁護士などに相談することをお勧めします。例えば「大規模な詐欺事件に関連している」といったような特殊な事情がある場合は、回答内容について専門家のアドバイスを受けた上で提出することが望ましいです。ただ、通常の犯罪捜査に関連した照会への対応であれば、このテンプレートを使用することで、運送企業として十分な対応ができるレベルの書式になっています。
Q8：このテンプレートに記載されていない情報も提供する必要がありますか？
A8：基本的には、警察からの照会内容に応じて提供する情報を判断することになります。テンプレートに記載されていないけれど、警察が明確に「これについて教えてほしい」と言っている情報があれば、その情報も提供する必要があります。その際は、テンプレートの「第4条（その他の情報）」を活用して、追加情報を記載することができます。
Q9：配達担当者の個人情報についてはどう扱うべきですか？
A9：配達担当者の氏名など、勤務に関する必要最小限の情報は提供して問題ありません。ただし、自宅住所や家族情報といった私生活に関わる情報までは提供する必要はありません。プライバシーを守りながら、捜査に必要な情報を提供するというバランスが大切です。
Q10：情報を誤って記載してしまった場合、後で修正できますか？
A10：はい、修正できます。ただし、既に警察に提出してしまった場合は、誤りに気付いた時点で速やかに警察に連絡し、修正版を提出することをお勧めします。Word形式のテンプレートであれば、修正が容易です。
【５】活用アドバイス
■ステップ1：警察からの照会内容を正確に確認する
警察からの照会を受け取ったら、まずはその内容を全体的に読み込んでください。どの伝票についての照会なのか、どの期間の配送記録が求められているのか、どのような情報が求められているのか、といった点を整理します。このテンプレートの第2条を使いながら、照会内容を表にして整理するのがお勧めです。特に伝票番号の確認は重要です。複数の同一宛先への配送がある場合、誤った伝票の情報を提供してしまうと捜査に支障をきたすだけでなく、顧客からのクレームにもつながります。この段階で正確に理解していることが、後の作業の精度に大きく影響します。
■ステップ2：配送管理システムから情報を抽出する
次に、運送企業内の配送管理システムから、当該伝票に関する情報を抽出します。伝票情報、配送実績、各営業所での処理記録、スキャン記録などを集めます。このテンプレートの第3条を見ながら「どのような情報が必要か」を確認しておくと、情報抽出がスムーズになります。なお、ドライブレコーダーの映像やセキュリティカメラの映像についてはシステムに記録されていない場合が多いため、警察から明確に要求された場合に限って提供する方法が適切です。
■ステップ3：配送情報を正確に入力する
抽出した情報をテンプレートの各欄に入力していきます。この際、特に日時については細心の注意を払って入力してください。配送物が実際に配達されたのか、それとも未配達だったのかで、警察の捜査方針が大きく変わる場合があります。例えば、「配達日時：令和○年○月○日午後2時15分」と「配達状況：未配達」では全く異なる意味になります。また、発送人・受取人の氏名についても、伝票記載のままに記載し、もし名義と異なる人が受け取ったのであれば、その旨を別途記載するのが適切です。
■ステップ4：配送過程の詳細を確認する
第3条の3-3「配送状況の詳細」では、配送過程における各営業所での処理状況を記載します。配送物がどのルートを辿って配達されたのかは、警察の捜査にとって重要な情報です。スキャン記録から各営業所での処理状況を追跡し、正確に記載することが重要です。
■ステップ5：法的根拠の部分をしっかり確認する
第6条の「法的根拠及び情報開示に関する説明」の部分をしっかり読み込んでください。運送企業が情報提供するに当たって、法律的な根拠があることが重要です。通常は、このテンプレートに記載されている内容でカバーされていますが、運送企業の経営方針によっては、さらに追加的な配慮が必要な場合もあります。不安であれば、この段階で法務部やコンプライアンス部に相談することをお勧めします。
■ステップ6：留意事項を再度確認する
第7条の「重要な留意事項」を再度確認します。特に「情報利用の限定」「利用目的の確認」「情報管理責任」といった点は、運送企業が警察に対して明確に示しておくべき点です。これらが明記されていることで、企業の責任範囲が明確になり、将来的なトラブルを避けることができます。
■ステップ7：連絡先情報を正確に入力する
第8条の問い合わせ先には、本社の代表的な連絡先だけでなく、今回の照会に対応する部門の具体的な担当者の直通番号や携帯電話も入力します。警察が急に追加質問をしたい場合、代表番号経由だと対応に時間がかかるため、直通番号の記載は極めて実用的です。
■ステップ8：発送人・受取人への対応を検討する
回答書を警察に提出する前に、発送人・受取人への対応をあらかじめ検討しておくことをお勧めします。警察から「秘匿してほしい」という指示がなければ、適切なタイミングで本人に知らせることが誠実な対応です。ただし、通知の仕方には注意が必要です。突然「あなたの配送情報が警察に提供されます」と通知すると、顧客が不安になる可能性があります。「犯罪捜査への協力」という背景を丁寧に説明することが顧客信頼の維持に重要です。
■ステップ9：情報セキュリティを再度チェック
回答書は配送情報を含む重要な文書です。ファイル送付時には、パスワード保護を使用し、メール以外の安全な方法での送付も検討します。また、企業内でもこの文書の閲覧を限定し、知る必要がある人材のみがアクセスできるようにします。
■ステップ10：警察との今後のコミュニケーション
警察から追加質問が来る可能性に備えて、第8条に記載した担当者を決めておき、その担当者が警察との連絡窓口になるようにします。警察からの問い合わせに対しては迅速に対応することで、運送企業としての協力的姿勢をさらに示すことができます。
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