【１】書式概要
この書式は、運送会社や物流事業者が配送業務を効率的かつ安全に運営するための社内ルールをまとめた実務文書です。配送ルートの作り方から、ドライバーや管理者それぞれの役割、トラブルが起きたときの対処方法、さらには品質を維持するための数値目標まで、配送業務に関わる一連の流れを体系的に整理しています。
実際の現場では、配送計画を立てる担当者がどこまで責任を持つのか曖昧だったり、事故や車両故障が起きたときに誰がどう動くべきか決まっていなかったりすることがよくあります。そうした「その場の判断」に頼っている状態を改善し、誰が見ても同じように業務を進められる仕組みを作るのがこの書式の目的です。特に、新しくドライバーを雇用したときの教育プログラムや、月ごとの配送品質をチェックする指標も盛り込まれているため、人材育成や業務改善にも活用できます。
Word形式で提供されるため、自社の実情に合わせて条文を追加したり修正したりすることが可能です。例えば、扱う荷物の種類が特殊な場合は取扱い基準を詳しく書き足したり、使用している配送システムの名称を具体的に入れたりといったカスタマイズができます。すでに何らかのルールで運用している企業でも、この書式をベースに既存の内容を整理し直すことで、抜け漏れを防ぎ、より実効性の高い管理体制を構築できるでしょう。
【２】条文タイトル
第1条（目的）
第2条（適用範囲）
第3条（定義）
第4条（配送計画担当者の職務）
第5条（配送ドライバーの職務）
第6条（運行管理者の職務）
第7条（配送ルート計画の立案）
第8条（配送実行時の管理）
第9条（緊急時の対応）
第10条（品質管理指標）
第11条（教育訓練）
第12条（記録管理）
第13条（改廃）
【３】逐条解説
第1条（目的）
この規程全体が何を目指しているのかを明確にする条文です。配送業務を効率よく、そして安全に行うための基準を定めることが狙いとされています。ただ荷物を運ぶだけでなく、計画の立て方から実際の配送、その後の改善までを含めた全体の流れを整えることで、現場の混乱を防ぎ、サービスの質を安定させる意図があります。
第2条（適用範囲）
この規程が誰に対して適用されるのかを示しています。配送計画を作る人、実際に運転するドライバー、それを管理する責任者など、配送業務に関わる全ての従業員が対象です。つまり、一部の人だけが知っていればいいというものではなく、関係者全員が共通のルールとして理解しておく必要があるということです。
第3条（定義）
規程の中で使われる専門的な用語について、意味を統一するための条文です。例えば「配送ルート」とは単なる道順だけでなく、どの順番で配送先を回るかまで含んでいます。また「運行管理者」という言葉についても、単なる管理職ではなく、道路運送法で定められた資格を持つ人を指すことが明記されています。こうした定義をしっかり決めておくことで、後の条文を読んだときに誤解が生じにくくなります。
第4条（配送計画担当者の職務）
配送計画を立てる担当者が具体的に何をすべきかを列挙しています。配送依頼の情報をもとに効率的なルートを考えたり、どの車両にどのドライバーを割り当てるかを決めたり、天候や渋滞で予定が狂いそうなときは計画を見直したりといった業務が含まれます。また、予期しないトラブルが起きたときに別のルートを用意するのもこの担当者の仕事です。計画段階でしっかり準備しておくことが、現場の負担を減らすことにつながります。
第5条（配送ドライバーの職務）
ドライバーに求められる役割を整理した条文です。指定されたルートと時間に従って安全に配送することはもちろん、運転前には車両の点検を行い、その結果を記録に残す義務があります。運転中に何か異常があればすぐに管理者へ報告し、配送が終わったら運行記録や配送記録を作成して提出します。こうした記録は後から振り返るときの重要な資料になるため、面倒でも確実に残しておくことが求められます。
第6条（運行管理者の職務）
運行管理者がどんな責任を負うのかを定めています。配送業務全体を見渡して安全を確保したり、関係する規則がきちんと守られているかをチェックしたり、従業員への教育訓練を企画・実施したりする役目です。万が一事故が起きた場合には、その対応と再発防止策を考えるのも管理者の仕事です。いわば現場のまとめ役であり、トラブルが起きたときの最終判断を下す立場でもあります。
第7条（配送ルート計画の立案）
実際に配送ルートを作る手順を段階的に示しています。まず配送依頼の情報を集めて、配送先の住所や指定時間、荷物の種類や量などを確認します。次に配送管理システムを使って基本的なルートを作り、道路の混雑状況や天気予報などを見ながら必要に応じて修正します。最後に、各配送先での作業時間も考慮して、どの順番で回るのが最も効率的かを決定します。このプロセスをきちんと踏むことで、無駄な移動や時間のロスを減らせます。
第8条（配送実行時の管理）
配送が実際に始まってからの管理方法について定めています。朝の始業時には、運行管理者がドライバーの体調をチェックし、アルコール検査を実施し、その日の配送内容や注意点を説明します。運行中は30分ごとにGPSで車両の位置を確認し、配送が予定通り進んでいるかを把握します。もし遅れが出そうなら早めに指示を出したり、道路状況や天気の情報を提供したりして、現場をサポートします。
第9条（緊急時の対応）
事故や故障、悪天候といった予期しないトラブルが起きたときにどう動くべきかをまとめています。交通事故が起きたら、まず人命を最優先にして救急車を呼び、二次災害が起きないよう対策を取り、すぐに管理者へ報告します。車両が故障したら安全な場所へ移動させて管理者に連絡し、代わりの車を手配して荷物を積み替えます。悪天候のときは気象情報をチェックして運行を続けるか判断し、必要なら計画を変更したり中止したりして、お客様にも連絡します。こうした対応を事前に決めておくことで、慌てずに適切な行動が取れます。
第10条（品質管理指標）
配送業務の質をどうやって測るかを数値目標で示しています。定時配達の達成率は98%以上、燃料効率は前年より1%以上改善、お客様アンケートで満足以上の評価を90%以上、事故は100台あたり月0.5件以下といった具体的な目標が設定されています。こうした指標を毎月チェックすることで、どこに問題があるのかが見えやすくなり、改善策も立てやすくなります。
第11条（教育訓練）
従業員の育成プログラムについて定めています。全員が受ける定期研修として、安全運転の研修を年4回以上、配送品質を高めるための研修を年2回以上、システムの使い方を学ぶ研修を年1回以上実施します。新しく入ってきたドライバーには、座学で20時間以上、実際に先輩と一緒に運転する実地研修を100時間以上行い、最後に評価試験を受けてもらってから一人で運転させます。こうした段階的な教育が、事故を減らし、サービスの質を保つことにつながります。
第12条（記録管理）
配送に関する様々な記録をどれくらいの期間保管するかを決めています。配送計画書や運行記録、車両点検の記録などは、電子データなら5年間、紙の文書なら3年間保管します。事故に関する記録はさらに長く、電子データで10年間、紙で7年間保管します。こうした記録は、後から業務を見直したり、トラブルの原因を調べたりするときに重要な証拠になります。
第13条（改廃）
この規程を変更したり廃止したりするときの手続きを定めています。運行管理部長が提案して、経営会議で承認を得る必要があります。誰でも勝手に変えられるわけではなく、しっかりとした手続きを踏むことで、現場の混乱を防ぎ、規程の信頼性を保ちます。
【５】この文書を利用するメリット
この文書を導入することで、配送業務に関わる全ての人が「誰が何をすべきか」を明確に理解できるようになります。担当者ごとの役割分担が曖昧だと、トラブルが起きたときに責任の所在が不明になったり、対応が遅れたりしがちですが、この規程があればそうした混乱を防げます。
また、配送ルートの作り方や緊急時の対応手順が標準化されるため、担当者が変わっても業務の質を一定に保てます。特に人の入れ替わりが多い職場では、引き継ぎの負担が大幅に軽減されるでしょう。新人教育においても、この規程をテキストとして使えば、一から説明する手間が省けます。
品質管理指標を設定することで、配送業務の現状を数値で把握できるようになり、改善すべきポイントが明確になります。何となく「最近遅延が多い気がする」というあいまいな認識ではなく、「定時配達率が95%に落ちている」という具体的なデータに基づいて対策を立てられるため、効果的な業務改善が可能になります。
さらに、事故や車両故障といったトラブルへの対応手順が決まっていることで、現場のドライバーや管理者が慌てずに適切な行動を取れます。結果として事故の被害を最小限に抑えたり、お客様への影響を減らしたりすることができ、会社の信頼性向上にもつながります。
記録の保管期間を明確にしておくことで、後から配送内容を確認したいときや、万が一トラブルの原因を調査する必要が生じたときにも、必要な情報をすぐに取り出せます。これはリスク管理の観点からも非常に重要です。
|
