【１】書式概要
この文書は、企業が外部の人材紹介会社を活用して専門職や管理職を採用する際の社内ルールを整備するための雛形です。近年、即戦力となる優秀な人材を確保するために、人材紹介サービスを利用する企業が増えていますが、そうした際にどのような基準で紹介会社を選ぶのか、どんな情報を伝えるべきか、契約ではどんな点を決めておくべきかなど、社内で統一したルールがないと、担当者によって対応がバラバラになってしまいます。
この規程を導入することで、人材紹介会社の選び方から契約の進め方、面接の実施、採用の可否の連絡まで、一連の流れがスムーズに進むようになります。特に中途採用で管理職クラスを採用したいときや、特定の専門スキルを持った人材が社内で見つからないときに、この規程に沿って動けば、担当者が迷うことなく対応できるでしょう。Word形式で提供されているため、自社の状況に合わせて項目を追加したり文言を修正したりと、柔軟に編集して使うことができます。人事部門の方はもちろん、採用に関わる管理職の方でも、この雛形があれば必要な手続きを漏れなく進められます。
【２】条文タイトル
第1条（総則）
第2条（民間人材バンクの利用）
第3条（民間人材バンクの選定基準）
第4条（求人条件の通知）
第5条（契約の締結）
第6条（面接）
第7条（通知）
【３】逐条解説
第1条（総則）
この条文では、規程全体の目的を示しています。会社が人材紹介会社を使う際の基本的な考え方や手続きを定めたものだということを、社内の誰が見てもすぐに分かるようにしています。シンプルですが、この一文があることで、規程の適用範囲がはっきりします。
第2条（民間人材バンクの利用）
ここでは、どんな場面で人材紹介会社を使うのかを明確にしています。専門職や管理職といった、通常の求人広告ではなかなか集まらないポジションの採用に限定することで、無駄なコストをかけずに済みます。たとえば、新しい事業部門を立ち上げるときに経験豊富なマネージャーが必要になったり、IT部門で高度なセキュリティ知識を持つエンジニアを探したりする場合に、この規定に基づいて人材紹介会社を活用することになります。
第3条（民間人材バンクの選定基準）
人材紹介会社を選ぶ際の基準を列挙した条文です。まず厚生労働大臣の許可を受けているかどうかは、法律上必須の確認事項ですので最初に挙げられています。営業実績や経営基盤がしっかりしているかも重要で、突然廃業されてしまうと採用活動が止まってしまいます。また、個人情報の管理体制がきちんとしているかも見逃せません。応募者の履歴書や職務経歴書には個人情報がたくさん含まれているため、情報漏洩のリスクが低い会社を選ぶ必要があります。最後に紹介料が適切かどうかも判断材料です。相場とかけ離れた高額な料金を請求する会社は避けるべきでしょう。
第4条（求人条件の通知）
人材紹介会社に依頼する際に、どんな情報を伝えるべきかをまとめた条文です。職種やレベル、求人数、処遇、労働条件など、できるだけ具体的に伝えることで、ミスマッチを防げます。たとえば「営業部長候補」というだけでなく、マネジメント経験が何年以上必要か、どの業界の経験を重視するか、年収のレンジはどれくらいかといった情報を詳しく伝えることで、紹介会社も適切な人材を探しやすくなります。
第5条（契約の締結）
実際に人材紹介会社と契約を結ぶ際に決めておくべき項目を定めています。求人内容だけでなく、いつまでに紹介してほしいのか、紹介料はいくらなのか、成功報酬型なのか着手金が必要なのかなど、後でトラブルにならないよう文書で明確にしておくことが大切です。特に紹介料については、採用決定時の年収の何パーセントといった形で設定されることが多いですが、契約書にしっかり記載しておけば安心です。
第6条（面接）
紹介された求職者との面接について定めた条文です。人材紹介会社から候補者を紹介されたら、必ず面接を実施して採用するかどうかを判断します。書類選考だけで決めるのではなく、実際に会って話をすることで、スキルや経験だけでなく、社風に合うかどうかや人柄も見極められます。面接は人事担当者だけでなく、配属予定の部署の責任者も同席することが一般的です。
第7条（通知）
面接後の対応について定めています。採用するかしないかを決めたら、速やかに人材紹介会社に連絡することが求められます。もし今回の候補者が合わなかった場合は、別の人材を紹介してもらうよう依頼できます。この条文があることで、採用プロセスが停滞せず、スムーズに次のステップへ進めます。求職者にとっても、結果が早く分かる方が次の活動に移りやすいため、双方にメリットがあります。
【４】FAQ
Q1. この規程はどんな会社が使えますか?
A. 規模を問わず、中途採用で専門職や管理職を採用したいと考えている企業であれば、どの業種でも活用できます。特に人材紹介会社を初めて利用する企業や、採用手続きを社内で統一したい企業におすすめです。
Q2. 人材紹介会社を使うメリットは何ですか?
A. 通常の求人では集まりにくい高度な専門スキルを持った人材や、経営層に近いポジションの人材にアプローチできる点が最大のメリットです。また、紹介会社が事前にスクリーニングしてくれるため、採用担当者の負担が軽減されます。
Q3. 紹介料はどのくらいかかりますか?
A. 一般的には、採用が決まった際の年収の30〜35%程度が相場です。ただし、職種や業界、紹介会社によって異なるため、契約時にしっかり確認することが重要です。
Q4. この規程を使うために特別な知識は必要ですか?
A. いいえ、必要ありません。Word形式で提供されているため、自社の状況に合わせて項目を追加したり修正したりするだけで使えます。人事の経験が浅い方でも、この雛形に沿って進めれば大丈夫です。
Q5. 厚生労働大臣の許可とは何ですか?
A. 人材紹介業を営むには、職業安定法に基づいて厚生労働大臣の許可が必要です。許可を受けた会社には許可番号が発行されているので、ホームページなどで確認できます。
Q6. 採用しなかった場合、費用はかかりますか?
A. 多くの人材紹介会社は成功報酬型を採用しているため、採用に至らなければ費用は発生しません。ただし、契約内容によっては着手金が必要な場合もあるので、事前に確認しましょう。
Q7. 複数の人材紹介会社を同時に利用できますか?
A. はい、できます。むしろ複数の会社に依頼することで、より多くの候補者と出会える可能性が高まります。ただし、同じ候補者が重複して紹介されることもあるので、管理には注意が必要です。
Q8. この規程は派遣社員の採用にも使えますか?
A. この規程は主に正社員としての中途採用を想定していますが、必要に応じて派遣や契約社員の採用にも応用できます。その場合は、契約内容の項目などを実情に合わせて修正してください。
【５】活用アドバイス
この規程を効果的に活用するには、まず人事部門だけでなく、採用に関わる可能性のある管理職や経営陣にも内容を共有することが大切です。全員が同じルールを理解していれば、急な採用ニーズが発生したときでもスムーズに動けます。
次に、人材紹介会社を選定する際には、この規程の第3条に記載された基準をチェックリストとして使うと便利です。実際に複数の会社から話を聞いて、それぞれの強みや得意分野を比較検討しましょう。たとえばIT人材に強い会社、管理職の紹介実績が豊富な会社など、特色はさまざまです。
また、第4条の求人条件の通知項目を見ながら、事前に社内で採用要件を詰めておくことをおすすめします。曖昧な要件で依頼すると、期待と違う候補者が紹介されてしまい、お互いに時間の無駄になります。求めるスキルや経験年数、期待する役割などを具体的に整理してから依頼しましょう。
契約書を交わす際には、紹介料だけでなく返金規定も確認しておくと安心です。採用後すぐに辞めてしまった場合の対応など、万が一のケースについても取り決めておくことで、後々のトラブルを防げます。
面接の際には、この規程に基づいて実施することを前提に、評価シートなどを準備しておくとより効果的です。複数の候補者を比較しやすくなりますし、採用の判断基準も明確になります。
最後に、この規程は定期的に見直すことをおすすめします。人材市場の状況や自社の採用方針は変化していくものなので、年に一度は内容をチェックして、必要に応じて更新していくとよいでしょう。
【６】この文書を利用するメリット
この文書を導入することで、採用プロセスが大幅に効率化されます。人材紹介会社を利用する際の手続きが標準化されるため、担当者が変わっても同じ品質で採用活動を進められます。これは特に中小企業にとって大きなメリットです。人事部門が少人数だったり、採用担当者が他の業務と兼任だったりする場合でも、この雛形があれば迷うことなく対応できます。
また、人材紹介会社を選ぶ際の基準が明確になっているため、質の低い業者を避けられます。適切な業者と取引することで、優秀な人材と出会える確率が高まり、結果として採用の成功率が上がります。さらに個人情報保護の観点からも、きちんとした管理体制を持つ会社を選ぶことで、コンプライアンスリスクを軽減できます。
契約内容を事前に明確にすることで、後から「こんなはずじゃなかった」というトラブルを防げるのも大きな利点です。紹介料の計算方法や支払い条件、紹介期限などが文書で残っていれば、双方が安心して取引できます。
この規程があることで、社内での意思決定もスピードアップします。人材紹介会社を使うかどうか、どこに依頼するかといった判断を、そのつど経営層に上げなくても、一定の基準に沿って現場で進められるようになります。その結果、優秀な人材を競合他社に取られる前に確保できる可能性が高まります。
さらに、Word形式で提供されているため、自社の状況に合わせてカスタマイズできる柔軟性も魅力です。業種や規模、採用方針によって必要な項目は異なるため、この雛形をベースに自社オリジナルの規程を作り上げることができます。
長期的には、採用活動のノウハウが社内に蓄積されていくというメリットもあります。この規程に沿って何度も採用を経験することで、どんな条件で依頼すれば良い候補者が集まるか、どの紹介会社が自社に合っているかといった知見が溜まっていきます。
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