この自認書の雛型は、企業内での横領・不正経理行為が発覚した際に、当事者が自らの不正行為を認め、詳細を記述するための文書テンプレートです。
本テンプレートの特徴は、不正行為者が自ら記述することで、不正の手法、金額、使途、期間などを包括的に明らかにする点にあります。架空の会議や出張を偽装して経費を不正に請求するという、企業でよく見られる横領手法の具体例を含んでいるため、同様の事案に対応する際に実用的です。
文書の構成は以下の要素から成り立っています：
まず冒頭部分では、不正行為の期間と手法（架空の会議への参加費や旅費の請求）を明確に記述しています。次に、不正取得した資金の使途（借入金返済、生活費、遊興費など）を具体的に示しています。
続いて、不正行為の実行方法として、自身の業務権限を利用して巧妙に書類を偽造し、会社の費用清算制度を悪用した点を詳述しています。特に、当初から行為の違法性を認識していながら実行に移した経緯や、発覚せずに済んだことで繰り返すようになった心理的過程も含まれています。
また、上司や組織のチェック体制をどのように回避したのか（通常の承認手続きを踏み、必要な報告書も提出していた点）についても言及しており、組織としてのガバナンス上の課題を浮き彫りにする内容となっています。
最後に、不正行為者の反省と責任の所在の明確化、不正取得した金員の返還意思、そして会社からの処分を受け入れる姿勢を表明する部分で締めくくられています。
このテンプレートは、不正発覚後の初期対応として事実関係を明確にし、内部調査の端緒を得るために有効です。人事部門、法務部門、コンプライアンス部門、監査部門などが共同で活用することで、不正の全容解明と適切な対応措置の検討に役立てることができます。
また、この文書は単なる事実確認だけでなく、不正行為者の心理的プロセスや組織的な脆弱性を理解するための貴重な情報源となります。これにより、類似の不正行為の再発防止策の立案や、内部統制システムの強化にも活用できます。
