【１】書式概要
この雛型は、取締役が死亡した際に弔慰金を贈呈する場合の取締役会議事録として活用できる、改正会社法に準拠した文書です。取締役の死亡という会社にとって重要な局面において、適切な弔慰金贈呈の手続きを記録するために不可欠な書類となります。
本議事録は、株主総会での弔慰金贈呈の決議を受けて、具体的な金額や贈呈方法を取締役会で決定する際に使用します。特に役員退職慰労金規定に基づく贈呈を決定し、その実務的な執行を社長に一任する形式を採用しています。また、同時に退任する監査役への退職慰労金に関する報告事項も含まれており、実務的な使いやすさを考慮した構成となっています。
文書の特徴として、開催日時、場所、出席者の記載から始まり、議案の審議過程、決議内容、そして出席取締役および監査役の捺印欄まで、法的要件を満たす必要事項を漏れなく網羅しています。実務担当者は該当箇所に必要事項を記入するだけで、適切な議事録を作成することができます。
この雛型は、中小企業から大企業まで、会社法上の株式会社であれば規模を問わず使用できます。特に、取締役会設置会社において、急な取締役の死亡に際して迅速かつ適切な対応が求められる場面で、確実な議事記録の作成に役立ちます。
【２】詳細解説
§1. 取締役会議事録の各項目について、法的根拠と実務上の重要点を含めて解説いたします。
§2. 開催日時・場所の記載について
開催日時と場所の記載は会社法施行規則第101条第3項第1号に基づく必須記載事項です。時間は開会から閉会までを明確に記載し、場所は後日の確認が可能となるよう具体的な住所や会議室名まで記載することが望ましいです。
§3. 議長の記載
代表取締役が議長を務めることは、多くの会社の定款で定められています。議長は取締役会の招集権者であり、会議の進行と決議の適正性を確保する重要な役割を担います。
§4. 議事の経過要領及び結果
この部分は会社法施行規則第101条第3項第2号に基づく記載です。議長による会議の成立宣言から始まり、これは定足数を満たしていることの確認を意味します。
§5. 第1号議案の内容
弔慰金贈呈に関する議案では、以下の重要な要素が含まれています：株主総会での取締役会への一任決議を前提としていること、役員退職慰労金規定に基づく贈呈を決定していること、具体的な贈呈の時期と方法を社長に一任する決定がなされていること。これらは会社法第361条に基づく役員報酬決定の適正手続きを満たすものです。
§6. 監査役への退職慰労金に関する報告
この報告事項の記載は、取締役と監査役の報酬決定プロセスの違いを明確にするものです。監査役の報酬については、会社法第387条に基づき、監査役の協議により決定されることを明示しています。
§7. 議事録の作成と署名捺印
会社法第369条第3項および第371条に基づき、出席した取締役および監査役全員の署名または記名押印が必要です。この署名捺印により、議事内容の正確性と決議の有効性が担保されます。
§8. 実務上の留意点として：
弔慰金の具体的金額は、役員退職慰労金規定に基づいて算定されることを明記することで、恣意性を排除しています。贈呈の時期と方法を社長に一任することで、遺族との調整に柔軟に対応できるようにしています。監査役の退職慰労金に関する報告を含めることで、役員報酬に関する決定プロセスの違いを明確にしています。
§9. なお、空欄となっている部分（●●で表示）は、各社の実情に応じて以下の内容を記入します：開催年月日、時刻、開催場所の具体的名称、故人となった取締役の氏名、株主総会の期数、現任の取締役、監査役の氏名、会社名称。
§10. この議事録は、後日の税務調査や株主からの閲覧請求への対応も考慮し、法的要件を満たしながら実務的にも利用しやすい構成となっています。
